Yksityiskohtaiset perustelut

1. Henkilöstörahastolaki

4 luku Päätösvalta henkilöstörahastossa

19 §. Henkilöstörahaston kokous.

Valiokunta ehdottaa, että pykälään lisätään uusi etäosallistumista koskeva 6 momentti, jossa säännellään jäsenten mahdollisuudesta osallistua rahaston kokoukseen postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla ennen kokousta tai sen aikana.

Etäosallistumisella pyritään madaltamaan osallistumiskynnystä. Etäosallistuminen ei korvaa perinteisen fyysisen kokouksen järjestämistä, vaan kyseessä on osallistumismuoto, jota rahasto voi tarjota jäsenilleen tavanomaisen kokousosallistumisen lisäksi. Rahasto ei siten voi luopua perinteiseen tapaan pidettävästä rahaston kokouksesta eikä rajoittaa jäsenten mahdollisuutta osallistua sellaiseen kokoukseen.

Valiokunta pitää tärkeänä, että etäosallistumisen käyttöönotosta ja sen edellytyksistä määrätään henkilöstörahaston säännöissä, koska siten jää rahaston itsensä päätettäväksi, ottaako se etäosallistumisen käyttöön ja milloin ja millaisia etäosallistumisen muotoja se käyttää. Säännöissä etäosallistumisen edellytyksistä voidaan määrätä hyvin eri tavoin. Esimerkiksi voidaan määrätä, että kokouksiin voi osallistua vain tietyn teknisen apuvälineen avulla tai että etäosallistuminen on mahdollista vain tietyissä kokouksissa. Mahdollista on myös esimerkiksi määrätä, että harkintavalta etäosallistumisen tarjoamisessa on kokonaan tai osittain rahaston hallituksella. Toisaalta jäsenen oikeus etäosallistua kokoukseen voi olla myös yleinen ja aina jäsenten käytettävissä.

Etäosallistumisen eri muodot eivät sulje pois toisiaan, vaan niitä voidaan käyttää myös rinnakkain. Ehdotettu säännös mahdollistaa etäosallistumisen samanaikaisesti järjestetyn fyysisen kokouksen kanssa (reaaliaikainen osallistuminen) mutta myös tiettynä aikana ennen fyysistä kokousta (ennakko-osallistuminen). Esimerkiksi postitse tapahtuva etäosallistuminen tapahtuu käytännössä aina ennen kokousta. Käytännössä ennakko-osallistuminen soveltunee parhaiten vaaleihin tai päätöksentekoon sellaisissa asioissa, joissa vaihtoehdot ovat ennalta suurella varmuudella tiedossa. Rahaston säännöissä voidaan myös määrätä, että vain reaaliaikainen etäosallistuminen tulee kysymykseen.

Etäosallistumisen mahdollistaminen ei estä fyysisessä kokouksessa käytävää keskustelua ja uusien ehdotusten tekemistä. Jos etä-äänen antanut tulee kokouspaikalle, hänellä on lähtökohtaisesti oikeus osallistua kokoukseen ja käyttää siellä äänioikeutta yleisten periaatteiden mukaisesti.

Etäosallistumisen käyttämisen edellytyksenä on, että perinteisellä tavalla järjestetyssä kokouksessa noudatettuihin menettelyihin verrattavalla tavalla etäosallistumisessa voidaan selvittää jäsenten henkilöllisyys ja ääntenlaskennan oikeellisuus. Edellytyksenä ei siten ole se, että nämä asiat voidaan täydellisellä varmuudella selvittää. Edellytyksenä menettelyn käyttämiselle ei myöskään ole se, että näin rahaston kokoukseen osallistuvat jäsenet voivat käyttää esimerkiksi kysely- tai puheoikeuttaan. Olennaista on, että jäsen voi kyseistä osallistumismenettelyä käyttäen luotettavalla tavalla osallistua äänestykseen.

Valiokunta tähdentää, että rahaston säännöissä ja päätöksillä voidaan määritellä edellytykset, joilla esimerkiksi etäosallistujat tunnistetaan, etä-äänen oikeellisuus varmistetaan, etä-äänten vaalisalaisuus ennen kokousta varmistetaan ja etä-äänet otetaan huomioon kokouksen päätöstä tehtäessä. Lakia ja sääntöjä täydentävät tarvittavat määräykset voidaan antaa esimerkiksi rahaston äänestys- ja vaalijärjestyksessä. Etäosallistuminen on nykyisin mahdollista mm. yhdistyksissä, osakeyhtiöissä ja osuuskunnissa. Yhteisöjen toiminnassa on jo syntynyt käytäntöjä siitä, miten voidaan tarvittaessa esimerkiksi teknisillä ratkaisuilla varmistaa hyvin runsaslukuisenkin jäsenistön tunnistaminen ja äänten oikeellisuus.

Osallistumisen teknisissä järjestelyissä voi esiintyä erilaisia häiriöitä. Osa häiriöistä voidaan mahdollisesti selvittää esimerkiksi keskeyttämällä kokous korjausten edellyttämäksi ajaksi. On kuitenkin mahdollista, että osa jäsenistä jää häiriön takia vaille mahdollisuutta osallistua kokoukseen. Tällaisten häiriöiden merkitys kokouksen päätösten pätevyydelle jää tapauskohtaisesti ratkaistavaksi henkilöstörahastolain ja oikeuskäytännössä muotoutuneiden periaatteiden mukaisesti.

Kokouskutsussa on mainittava etäosallistumismahdollisuudesta, sen käyttämisen edellytyksistä, siihen liittyvistä jäsenen puhevallan mahdollisista rajoituksista sekä siinä noudatettavasta menettelystä.

Ehdotettavat säännökset etäosallistumisesta koskevat henkilöstörahastolain 24 § huomioon ottaen soveltuvin osin myös valtuutettujen kokousta.

10 luku Voimaantulo

66 §. Siirtymäsäännökset.

Valiokunta ehdottaa, että pykälään lisätään uusi 5 momentti, jossa on menettelytapasäännös siitä, miten nyt voimassa olevan lain aikana rekisteröidyt henkilöstörahastot siirretään tämän lain mukaan perustettavaan henkilöstörahastorekisteriin.