Ohita valintanauhan komennot
Siirry pääsisältöön

Vierailupalvelut

​Vierailupalvelut

Tietosuojaseloste eduskunnan kanslian vierailupalvelurekisteristä (5.10.2018)


1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Eduskunnan kanslian vierailupalvelurekisterin käsittelytarkoituksena on, että eduskunnassa toteutettavat vierailut sujuvat asianmukaisesti, ja että eduskunnan turvallisuusosastossa tiedetään, keitä vieraita eduskunnan tiloissa kullakin hetkellä oleskelee ja missä tarkoituksessa. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus liittyy vieraiden vastaanottopalveluun, pelastustoimintaan varautumiseen ja kulunvalvontaan.

Eduskunnan kanslian vierailupalvelurekisteri muodostuu seuraavista eri käyttötarkoituksen perusteella muodostuvista alarekistereistä:

  • Opastetut vierailut -rekisteri
  • Henkilökohtaiset vieraat -rekisteri
  • Kansainväliset vierailut -rekisteri
  • Tapahtumajärjestelyt ja kokousvieraat -rekisteri

Henkilökohtaiset vieraat, kansainväliset vieraat sekä tapahtumajärjestelyt ja kokousvieraat -rekisterit ovat osa eduskunnan kanslian turvallisuuspalvelurekisteriin kuuluvaa eduskunnan rakennusten kulunvalvontarekisteriä, ks. tietosuojaseloste eduskunnan kanslian turvallisuuspalveluista.

Opastetut vierailut -rekisteriin kerätään henkilötietoa niistä henkilöistä, jotka osallistuvat eduskunnan opastettuihin ryhmävierailuihin joko virka-aikana tai virka-ajan ulkopuolella. Opastettuihin vierailuihin osallistuvista henkilöistä on etukäteen ilmoitettu eduskunnan turvallisuusosastolle vieraan tunnistamistarkoituksessa opastetun vierailun isännän tai emännän toimesta. Opastetut vierailut -rekisteriin kerätyn henkilötietojen käsittelytarkoituksena on, että eduskunnassa toteutettavat vierailut sujuvat asianmukaisesti, ja että vieraita palvellaan hyvin. Eduskunnassa vierailevan henkilön pitää tarvittaessa voida todistaa henkilöllisyytensä. Lisäksi eduskuntaan saapuville vieraille ja vierasryhmille tehdään turvatarkastus. Kaikilla opastettuihin vierailuihin osallistuvilla henkilöillä tulee eduskunnan eri kiinteistöissä liikkuessaan olla mukana opas (saattaja). Myös tämä saattajan nimi rekisteröidään. Eduskuntaan opastetulle kierrokselle tulevalle vieraalle tai vierasryhmälle varataan eduskuntatiedotuksen opas eduskunnan verkkosivuilta löytyvän varausjärjestelmän kautta. Opastusvaraus on voimassa vasta kun sähköinen varauspyyntö on käsitelty, ja kun varauksen vahvistamisesta on lähetetty varauksen tehneelle henkilölle vahvistusviesti hänen ilmoittamaansa sähköpostiosoitteeseen.

Henkilökohtaiset vieraat -rekisteriin kerätään tietoa niistä henkilöistä, jotka vierailevat eduskunnassa joko kansanedustajan, tämän avustajan, ryhmäkanslian työntekijän tai virkamiehen kutsumana vieraana. Vastaanottajan tulee ilmoittaa vieraidensa nimet ennakkoon eduskunnan turvallisuusosastolle vieraiden tunnistamista varten ja turvallisuuden takaamista varten. Tullessaan vieraat ilmoittautuvat eduskunnan turvallisuusosaston henkilöstölle sisäänkäynnin yhteydessä. Heille annetaan vieraskortti, joka tulee olla näkyvästi esillä koko vierailun ajan. Vastaanottaja hakee vieraat eteisaulasta ja hän myös vastaa heistä koko eduskuntavierailun ajan. Tämän vuoksi myös vastaanottajan nimi rekisteröidään.

Kansainväliset vierailut -rekisteriin kerätään henkilötietoa niistä henkilöistä ja heidän puolisoistaan, jotka saapuvat virallisesti kutsuttuina esimerkiksi Pohjoismaisen neuvoston kokoukseen, EU-kokoukseen tai EU-huipputapaamiseen, Maailmanpankin toimintaan liittyvään kokoukseen yms. ja tässä yhteydessä kutsuvieraille järjestettävään kansainväliseen vierailuun eduskuntaan. Näistä kansainvälisiin vierailuihin osallistuvista henkilöistä ja heidän vastaanottajinaan toimivista henkilöistä on etukäteen ilmoitettu eduskunnan turvallisuusosastolle, jotta vieras voidaan hänen saapuessaan tunnistaa ja suunniteltu kansainvälinen vierailu eduskunnassa asianmukaisesti toteuttaa.

Tapahtumajärjestelyt ja kokousvieraat -rekisteriin kerätään tietoa niistä tapahtuma- tai kokousvieraista, jotka saapuvat eduskuntaan osallistuakseen johonkin tapahtumaan tai kokoukseen, jolle on varattu oma tapahtuma- tai kokoustila.

 

Henkilötietoja käsitellään seuraavin oikeusperustein:

a) Henkilötietojen käsittely perustuu sekä rekisteröidyn itsensä antamaan suostumukseen että rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (eduskunnan kanslian ohjesääntö (1480/2015) 9 § ja laki turvatoimista eduskunnassa (364/2008)):

  • Opastetut vierailut -rekisteri

b) Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (eduskunnan kanslian ohjesääntö (1480/2015) 9 § ja laki turvatoimista eduskunnassa (364/2008)):

  • Henkilökohtaiset vieraat -rekisteri
  • Kansainväliset vierailut -rekisteri
  • Tapahtumajärjestelyt ja kokousvieraat -rekisteri

2. Käsiteltävät henkilötiedot

Eduskunnan vierailupalvelurekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja (alarekistereittäin):

Opastetut vierailut -rekisteri (sisältäen virka-aikaiset ja ns. iltavieraat)

- opastetulle vierailulle osallistuvan henkilön etunimi(t), sukunimi, vaalipiiri, mahdollinen liikuntaesteellisyys
- opastetun vierailun ryhmänjohtajan etunimi(t), sukunimi, puhelinnumero, sähköposti
- ryhmäntyyppi (onko kyseessä esim. koululaisryhmä, ikäihmisryhmä, maahanmuuttajaryhmä, työikäisten ihmisten ryhmä jostakin organisaatiosta, erityistarpeita omaavien henkilöiden ryhmä (esim. liikuntaesteellisten ryhmä), VIP-vieraiden ryhmä), ryhmän toivoma opastuksen kieli

Henkilökohtaiset vieraat -rekisteri

- vastaanottajan nimi, vieraan etunimi(t), sukunimi, sähköpostiosoite, vierailuaika

Kansainväliset vierailut -rekisteri

- kansainväliselle vierailulle osallistuvan henkilön etunimi(t), sukunimi ja/tai tämän mukana matkustavan puolisen etunimi(t), sukunimi
- kansainvälisen vierailun ryhmänjohtajan etunimi(t), sukunimi, puhelinnumero, sähköposti
- ryhmäntyyppi ja ryhmän toivoma opastuksen kieli

Tapahtumajärjestelyt ja kokousvieraat -rekisteri

- Eduskunnassa järjestettävään tapahtumaan tai kokoukseen osallistuvan henkilön etunimi(t), sukunimi, sähköpostiosoite


3. Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

EU:n tietosuoja-asetuksen 4.9 artiklaa laajasti tulkiten seuraavaksi on lueteltu ne henkilötietojen käsittelijät/vastaanottajat, joille rekisterinpitäjä "siirtää käsiteltäviksi" (esim. teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa) henkilötietojaan.

Eduskunnan vierailupalvelurekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy

a. Opastetut vierailut -rekisterin,

b. Henkilökohtaiset vieraat -rekisterin,

c. Kansainväliset vierailut -rekisterin,

d. Tapahtumajärjestelyt ja kokousvieraat -rekisterin

ja edellä mainittuihin rekistereihin liittyvän vierastietojärjestelmän ja kalenterivarausjärjestelmä osalta järjestelmätoimittajalle (yksityiselle järjestelmätoimittajalle/-toimittajille) mahdollisia teknisiä laite- ja tai ohjelmistovian selvittämistapauksia varten. Myös vierastietojärjestelmään ja/tai kalenterivarausjärjestelmään liittyvien huoltotoimenpiteiden suorittamiseksi voidaan teknisen käyttöliittymän avulla antaa pääsy yksityiselle järjestelmätoimittajalle/-toimittajille.

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/199) mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

 

4. Tietojen siirto kolmansiin maihin

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

5. Henkilötietojen säilyttämisaika

Eduskunnan vierailupalvelurekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Henkilötiedot poistetaan vierailupalvelurekisteristä alarekisterikohtaisesti seuraavasti:

 

Opastetut vierailut -rekisteri

- Opastetut vierailut -rekisterin ja siihen liittyvän vierailutietojärjestelmän sisältämät henkilötiedot poistetaan, kun vierailukohtaiset vierailijamäärät, tiedot opastuskielestä sekä opasvarausten maantieteellisestä hajonnasta on tilastoitu tieto- ja viestintäosastolla n. kuukauden kuluessa vierailusta. Varauksen tehneen henkilön sähköpostiosoite säilytetään korkeintaan vuoden, koska se mahdollistaa asiakaskyselyn tekemisen.

 

Henkilökohtaiset vieraat -rekisteri

- Henkilökohtaiset vieraat -rekisterin ja siihen liittyvän kalenterijärjestelmän sisältämiä henkilötietoja vierailupäivän päättymiseen saakka. Mikäli ennakkoon tai saman päivän aikana on esitetty kyseistä rekisteriä koskeva tietopyyntö, rekisterin sisältämiä tietoja säilytetään tietopyynnön toteuttamisen mahdollistamiseksi, ja tämän jälkeen tiedot poistetaan.

 

Kansainväliset vierailut -rekisteri

- Kansainväliset vierailut -rekisterin sisältämiä henkilötietoja vierailupäivän päättymiseen saakka. Mikäli ennakkoon tai saman päivän aikana on esitetty kyseistä rekisteriä koskeva tietopyyntö, rekisterin sisältämiä tietoja säilytetään tietopyynnön toteuttamisen mahdollistamiseksi, ja tämän jälkeen tiedot poistetaan.

 

Tapahtumajärjestelyt ja kokousvieraat -rekisteri

- Tapahtumajärjestelyt ja kokousvieraat -rekisterin ja siihen liittyvän vierailutieto- ja kalenterijärjestelmän sisältämiä henkilötietoja vierailupäivän päättymiseen saakka. Mikäli ennakkoon tai saman päivän aikana on esitetty kyseistä rekisteriä koskeva tietopyyntö, rekisterin sisältämiä tietoja säilytetään tietopyynnön toteuttamisen mahdollistamiseksi, ja tämän jälkeen tiedot poistetaan.

 

6. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on eduskunnan vierailupalvelurekisteriin tallennettu. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä varten on laadittu eduskunnan verkkosivuille lomake (https://www.eduskunta.fi/FI/tietoaeduskunnasta/Organisaatio/tietosuojaselosteet/Sivut/default.aspx), joka tulee täyttää huolellisesti asianmukaisten kohtien osalta, tulostaa ja allekirjoittaa. Pyyntö voidaan tehdä toimittamalla huolellisesti täytetty ja henkilökohtaisesti allekirjoitettu lomake eduskunnan kanslian kirjaamoon, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä. Lomake sisältää tarkemmat ohjeet.

 

Rekisteröity voi käyttää vierailupalvelurekisterin osalta oikeuksiaan seuraavasti:

A.    Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja vierailupalvelurekisteriin on tallennettu.

B.    Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että eduskunnan kanslia vierailupalvelurekisterinsä rekisterinpitäjänä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

C.    Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua eduskunnan vierailupalvelurekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

D.    Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu vierailupalvelurekisterin osalta.

 

7. Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Eduskunnan kanslian vierailupalvelurekisteriin kerättyjen henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö eduskunnan kirjaamoon, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

 

8. Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Eduskunnan kanslian vierailupalvelurekisteriin kerättyjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö eduskunnan kirjaamoon, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

 

9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Huom. kansallinen tietosuojalakiehdotus (ks. käsittelytiedot HE 9/2018 vp), jossa ehdotetaan kansalliseksi valvontaviranomaiseksi tietosuojavaltuutettua, on eduskunnassa käsittelyssä eikä ennen lakiehdotuksen hyväksymistä ole kansallista valvontaviranomaista.

Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs
00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800
00521 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi

 

10. Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset (tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu) 

Eduskunnan kanslian vierailupalvelurekisterin sisältämien henkilötietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset.

Alarekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu:

Opastetut vierailut -rekisteri

- Henkilötietojen tallentaminen ja käsittely perustuu vieraan itse (tai hänen ryhmänjohtajansa) antamiin tietoihin (suostumus) sekä lakisääteiseen velvollisuuteen (eduskunnan kanslian ohjesääntö (1480/2015) 9 § ja laki turvatoimista eduskunnassa (364/2008))
- Opastetulle vierailulle Eduskuntaan pääseminen edellyttää sitä, että rekisteröity itse (tai hänen ryhmänjohtajansa) kirjaa vierailutietojärjestelmään tämän selosteen kohdassa 5 ("Rekisterin henkilötietoryhmät") kuvatut henkilötiedot rekisteröidystä. Liikkuminen Eduskunnan hallinnoimissa tiloissa opastetun vierailun muodossa ei ole mahdollista ilman, että tulee luovuttaneeksi henkilötietojaan Eduskunnan vierailupalvelurekisteriin
- Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään (tai hänen ryhmänjohtajaltaan) vierailutietojärjestelmän kautta

 

Henkilökohtaiset vieraat -rekisteri

- Henkilötietojen tallentaminen ja käsittely perustuu vieraan itse (tai kansanedustajan, tämän avustajan, ryhmäkanslian työntekijän tai virkamiehen) vieraasta antamiin tietoihin sekä lakisääteiseen velvollisuuteen (eduskunnan kanslian ohjesääntö (1480/2015) 9 § ja laki turvatoimista eduskunnassa (364/2008))
- Henkilökohtaiseksi vieraaksi (tai kansanedustajan, tämän avustajan, ryhmäkanslian työntekijän tai virkamiehen) eduskuntaan pääseminen on toivottavaa tapahtuvan siten, että tämän selosteen kohdassa 5 ("Rekisterin henkilötietoryhmät") kuvatut henkilötiedot vieraasta kirjataan kalenterivarausjärjestelmään ja ne myös eduskunnan turvallisuusosastolle etukäteen toimitettaisiin.
- Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu vieraalta itse (tai kansanedustajan, tämän avustajan, ryhmäkanslian työntekijän tai virkamiehen antamana vieraasta) kalenterivarausjärjestelmän kautta

 

Kansainväliset vierailut -rekisteri

- Henkilötietojen tallentaminen ja käsittely perustuu vieraan itse (tai hänen vierailuisäntänsä/-emäntänsä) antamiin tietoihin sekä lakisääteiseen velvollisuuteen (eduskunnan kanslian ohjesääntö (1480/2015) 9 § ja laki turvatoimista eduskunnassa (364/2008))
- Kansainväliselle vierailulle Eduskuntaan pääseminen edellyttää sitä, että vieraasta, tämän selosteen kohdassa 5 ("Rekisterin henkilötietoryhmät") annettuja henkilötietoja voidaan käsitellä Eduskunnassa. Liikkuminen Eduskunnan hallinnoimissa tiloissa kansainvälisen vierailun muodossa ei ole mahdollista ilman, että tulee luovuttaneeksi henkilötietojaan Eduskunnan vierailupalvelurekisteriin
- Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu vieraalta itseltään (tai hänen vierailuisäntänsä/-emäntänsä antamina)

 

Tapahtumajärjestelyt ja kokousvieraat -rekisteri

- Henkilötietojen tallentaminen ja käsittely perustuu tapahtumaan tai kokoukseen osallistujan itse (tai hänen vierailuisäntänsä/-emäntänsä) antamiin tietoihin sekä lakisääteiseen velvollisuuteen eduskunnan kanslian ohjesääntö (1480/2015) 9 § ja laki turvatoimista eduskunnassa (364/2008))
- Tapahtuma- tai kokousvieraaksi Eduskuntaan pääseminen edellyttää sitä, että vieraasta, tämän selosteen kohdassa 5 ("Rekisterin henkilötietoryhmät") annettuja henkilötietoja voidaan käsitellä Eduskunnassa. Liikkuminen Eduskunnan hallinnoimissa tiloissa tapahtuma- tai kokousvieraan roolissa ei ole mahdollista ilman, että tulee luovuttaneeksi henkilötietojaan Eduskunnan vierailupalvelurekisteriin
- Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu tapahtumaan tai kokoukseen osallistujalta itseltään (tai hänen vierailuisäntänsä/-emäntänsä antamina) kalenterivarausjärjestelmän kautta

 

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Eduskunnan vierailupalvelurekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

 

12. Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Eduskunnan kanslia

Turvallisuusvalvomo / Tieto- ja viestintöosasto / Kansainvälisten asioiden osasto
Mannerheimintie 30, 00102 EDUSKUNTA
Puh. +358 9 4321 (vaihde)

Tietosuojavastaava
Mannerheimintie 30, 00102 EDUSKUNTA
Puh. +358 9 4321 (vaihde)
Sähköposti: tietosuojavastaava@eduskunta.fi

Eduskunnan turvaposti on turvallinen tapa toimittaa arkaluonteisia ja salassa pidettäviä tietoja eduskunnan kansliaan. Lue ennen palvelun käyttämistä ohje turvapostin lähettämiseen.