Ohita valintanauhan komennot
Siirry pääsisältöön

Kirjasto- ja arkistopalvelut

​Eduskunnan kirjaston ja arkistohallinnan palvelut

Tietosuojaseloste Eduskunnan kirjaston ja arkistohallinnan rekisteristä (25.5.2018)

 

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Eduskunnan kirjaston ja arkistohallinnan rekisteri muodostuu seuraavista eri käyttötarkoituksen perusteella muodostuvista alarekistereistä:

  • Asiakastieto- ja lainausjärjestelmärekisteri
  • Tietopalvelukysymysten rekisteri
  • Asiakkaiden tulosteiden hallintarekisteri
  • Verkkosivujen lomakerekisteri
  • Koulutusilmoittautumiset ja palautteet-rekisteri
  • Keskusarkistorekisteri
  • Kirjaamon diaari-rekisteri
  • Kuva-arkisto-rekisteri
  • Veteraanikansanedustajien muistitietoarkisto-rekisteri

Asiakastieto- ja lainausjärjestelmärekisterin tarkoituksena on kirjaston asiakastietojen hallinnointi sekä asiakkaan informointi asiakassuhteeseen liittyvistä velvollisuuksista ja palveluista. Palautumatta jääneen kirjaston aineiston osalta, tietoja voidaan myös luovuttaa ulkopuolisille taholle eli perintätoimistolle. Asiakastietoja siirretään asiakaspalveluliittymä Finnaan säännönmukaisesti. Käytettävä tietojärjestelmän toimii kirjastojärjestelmänä, jolla hoidetaan kaikki kirjaston perustoiminnot. mm. hankinta, luettelointi, lainaus, kausijulkaisujen saapumisvalvonta, asiakasilmoitusten lähettäminen ja tilastotietojen kokoaminen.

Tietopalvelukysymysten rekisterin tarkoituksena on tietopalvelukysymysten ja niiden vastausten hallinnointi sekä vinkkiarkistona toimiminen.

Asiakkaiden tulosteiden hallintarekisterin tarkoituksena on hallita asiakkaiden ilmaisten tulosteiden ja kopioiden lukumäärää.

Verkkosivujen lomakerekisterin tarkoituksena on elektronisten palvelujen ja palautekanavan tarjoaminen kirjaston asiakkaille.

Koulutusilmoittautumiset ja palautteet-rekisterin tarkoituksena on koota lista koulutustilaisuuksiin ilmoittautuneista sekä koota koulutuspalautetta.

Keskusarkistorekisterin tarkoituksena on pysyvästi säilytettävien eli historiallisesti ja tutkimuksellisesti arvokkaiden asiakirjojen ja muiden arkistoaineistojen säilyttäminen ja hoitaminen, näitä koskeva tieto- ja tutkijapalvelu sekä keskeisten asiakirjojen ja aineistojen mikrokuvaus. Tarkoituksena on myös mahdollistaa tieteellinen tutkimus tai muu hyväksyttävä tarkoitus.

Kirjaamon diaari-rekisterin tarkoituksena on hallintodiaarin avulla seurata Eduskunnan kanslian asioiden käsittelyä koko käsittelyprosessin ajan. Rekisteröinnin avulla voidaan osoittaa asiakirjan saapumisajankohta, mikä varmistaa asiakkaan oikeusturvan. Rekisteröinti perustuu julkisuuslain (621/1999) 18§:ään ja asetuksen (1030/1999) 5 ja 6 §: iin sekä arkistolakiin (831/1994) ja sen nojalla annettuihin säännöksiin ja määräyksiin.

Kuva-arkisto-rekisterin tarkoituksena on asiakassuhteen hoito sekä kuvien käytön tilastointi ja seuranta sekä kuvakokoelmien hoito ja säilyttäminen.

Veteraanikansanedustajien muistitietoarkisto-rekisterin tarkoituksena on muistitiedon keinoin demokratiahistorian tallentaminen. Aineisto on käytettävissä tieteelliseen tutkimukseen.

Edellä lueteltujen alarekistereiden henkilötietoja käsitellään seuraavin oikeusperustein: 

  1. rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten ja/tai
  2. käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

 

2. Käsiteltävät henkilötiedot

Eduskunnan kirjaston ja arkistohallinnan rekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja (alarekistereittäin):

 

Asiakastieto- ja lainausjärjestelmärekisteri
-Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, asiakasryhmä, tilastointiryhmä, kirjastokortin tunnus, PIN-koodi, syntymäaika, henkilötunnus, tiedot lainatusta ja varatusta aineistosta sekä lisätietoja asiakassuhteesta.

Tietopalvelukysymysten rekisteri
-Nimi, organisaatio ja yhteystiedot

Tulosteiden hallinnan rekisteri
-Nimi ja kirjastokortin numero sekä tieto tulosteiden määrästä

Verkkosivujen lomakerekisteri
-Nimi, sähköposti, osoite ja puhelin. Asiakkaan valitseman yhteydenottotavan perusteella voi valita antamansa yksilöintitiedot. Hankintaehdotuksen, lakihankkeen tietopaketin ehdotuksen ja palautteen voi myös antaa anonyymisti.

 Koulutusilmoittautumiset ja palautteet-rekisteri
-Etunimi, sukunimi, sähköposti, puhelinnumero, yritys/organisaatio. Koulutuspalautteen voi myös antaa anonyymisti.

Keskusarkistorekisteri
- Arkistolla tarkoitetaan asiakirjaryhmien kokonaisuutta, joka syntyy eduskunnan tehtävien hoitamisessa. Arkistossa olevissa asiakirjoissa on yleensä myös runsaasti henkilötietoja. Asiakirjoja ja tietoja säilytetään joko tieteellisen tutkimuksen mahdollistamiseksi tai yleisen oikeusturvan varmistamiseksi.
- Arkistosta on mahdollista lainata asiakirjoja. Tässä yhteydessä täytetään lainakuitti, johon tulevat seuraavat henkilötiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja ammatti.

 Kirjaamon diaari-rekisteri
- Asian/asiakirjan perustiedot: diaarinumero, saapumispäivämäärä, kirjeen päivämäärä, määräpäivä, lähettäjä/vastaanottaja, saapunut/lähtenyt, lähettäjän diaarinumero, asian kuvaus, hakusanat, asiakirjan kieli, asian käsittelijä, viitediaarinumero, välitoimenpiteet (asiakirjatyyppi, lähettäjä/vastaanottaja, välitoimenpiteen päivämäärä, saapumispäivämäärä, määräpäivä, toimenpide), asian päätöstiedot (ratkaisija, pöytäkirjan numero ja pykälä, päätöspäivämäärä), lopputoimenpide, lopputoimenpiteen päivämäärä ja asiakirjojen säilytysaika.

Kuva-arkisto-rekisteri
- Nimi, sähköpostiosoite, mahdollinen nimike, organisaation nimi, mahdollinen puhelinnumero, käyttäjätunnus, salasana, tunnusten pyyntö- ja luontipäivät. Kuvat itsessään voivat olla henkilötietoja. Kuvien metatiedot sisältävät henkilötietoja kuten, nimi, nimeke, kuvaajan nimi, tekijän nimi (esim. taideteos), eduskuntaryhmä.

Veteraanikansanedustajien muistitietoarkisto-rekisteri
- Veteraanikansanedustajien haastattelut (audio/teksti) sekä haastatteluihin liittyvä tausta-aineisto ja haastatteluiden metatiedot. Lisäksi aineisto käsittää lupaa hakeneiden tutkijoiden hakemukset, joissa on seuraavat henkilötiedot: nimi, sähköposti-osoite, oppiarvo ja osoite.

 

3. Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Kokoelmatiedot ovat julkisia, ja asiakas- ja lainatiedot ovat salassa pidettäviä. Eduskunnan kirjaston ja arkistohallinnan rekistereihin tallennettuihin, ei julkisiin tietoihin on käyttöoikeus vain niitä työtehtäviinsä tarvitsevilla työntekijöillä. Veteraanikansanedustajien muistitietoarkisto-rekisterin haastattelut eivät ole julkisia, tiedot voi saada vain tutkimuskäyttöä varten kirjaston johtajan myöntämällä käyttöluvalla.

EU:n tietosuoja-asetuksen 4.9 artiklaa laajasti tulkiten rekisterinpitäjä voi "siirtää" tai "luovuttaa käsiteltäväksi" (esim. teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa) Eduskunnan kirjaston ja arkistohallinnan rekistereihin talletettuja henkilötietoja.

Eduskunnan kirjaston ja arkistohallinnan rekistereiden sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy järjestelmätoimittajalle (yksityiselle järjestelmätoimittajalle/-toimittajille).

Palauttamatta jääneen kirjaston aineiston perintätoimintaan liittyvien toimeksiantojen osalta kirjasto luovuttaa tiedot asiakkaista ja heidän palauttamatta jääneistä lainoistaan perintätoimistolle.

 

4. Tietojen siirto kolmansiin maihin

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

5. Henkilötietojen säilyttämisaika

Eduskunnan kirjaston ja arkistohallinnan rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Henkilötiedot poistetaan Eduskunnan kirjaston ja arkistohallinnan rekisteristä alarekisterikohtaisesti seuraavasti:

Asiakastieto- ja lainausjärjestelmärekisteri
- Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Poistetaan asiakkaan nimenomaisesta pyynnöstä. Asiakassuhteen päätyttyä asiakastiedot poistuvat säännöllisen poistamisen seurauksena. 

Tietopalvelukysymysten rekisteri
- Henkilötiedot poistetaan kahden viikon kuluttua vastauksen antamisesta.

Tulosteiden hallinnan rekisteri
- Tiedot säilytetään asiakassuhteen ajan.

Verkkosivujen lomakerekisteri
- Henkilötiedot hävitetään kerran vuodessa. Muut tiedot säilytetään pysyvästi.

Koulutusilmoittautumiset ja palautteet-rekisteri
- Henkilötiedot hävitetään kerran vuodessa. Muut tiedot säilytetään pysyvästi.

Keskusarkistorekisteri
- Keskusarkistoon siirretään vain pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Asiakirjojen lainaukseen liittyvät lainakuitit ja niihin sisältyvät henkilötiedot hävitetään 5 vuoden kuluttua.

Kirjaamon diaari-rekisteri
- Diaaritulosteet säilytetään pysyvästi, mutta asiakirjoissa on myös määräajan säilytettävää aineistoa.

Kuva-arkisto-rekisteri
Valokuvat ja niihin sisältyvät metatiedot säilytetään pysyvästi. Kuvapalvelun käyttämiseen liittyvät henkilötiedot (nimi, salasana, sähköpostiosoite, puhelinnumero) hävitetään asiakkaan ilmoittaessa käytön päättymisestä. Lainaukseen liittyvät henkilötiedot hävitetään 5 vuoden kuluttua.

Veteraanikansanedustajien muistitietoarkisto-rekisteri
- Haastattelut säilytetään pysyvästi. Lainaukseen liittyvät asiakirjat henkilötietoineen häviteen 5 vuoden kuluttua.

 

6. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on Eduskunnan kirjaston ja arkistohallinnon rekisteriin tallennettu. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä varten on laadittu eduskunnan verkkosivuille lomake (https://www.eduskunta.fi/FI/tietoaeduskunnasta/Organisaatio/tietosuojaselosteet/Sivut/default.aspx), joka tulee täyttää huolellisesti asianmukaisten kohtien osalta, tulostaa ja allekirjoittaa. Pyyntö voidaan tehdä toimittamalla huolellisesti täytetty ja henkilökohtaisesti allekirjoitettu lomake eduskunnan kanslian kirjaamoon, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä. Lomake sisältää tarkemmat ohjeet.

 

Rekisteröity voi käyttää Eduskunnan kirjaston ja arkistohallinnon osalta oikeuksiaan seuraavasti:

A.    Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Eduskunnan kirjaston ja arkistohallinnon rekisteriin on tallennettu.

B.    Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Eduskunnan kirjaston ja arkistohallinnon rekisterin rekisterinpitäjänä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

C.    Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Eduskunnan kirjaston ja arkistohallinnon rekisterin ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

D.    Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu Eduskunnan kirjaston ja arkistohallinnon rekisterin osalta.

 

7. Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Eduskunnan kirjaston ja arkistohallinnan rekisterin kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö Eduskunnan kirjaamoon, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

 

8. Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Kyseinen Eduskunnan kirjaston ja arkistohallinnan rekisteriin kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö Eduskunnan kirjaamoon, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

 

9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Huom. kansallinen tietosuojalakiehdotus (ks. käsittelytiedot HE 9/2018 vp), jossa ehdotetaan kansalliseksi valvontaviranomaiseksi tietosuojavaltuutettua, on eduskunnassa käsittelyssä eikä ennen lakiehdotuksen hyväksymistä ole kansallista valvontaviranomaista.

Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs
00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800
00521 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi

 

10. Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset (tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu) 

Eduskunnan kirjaston ja arkistohallinnan rekisterin sisältämien henkilötietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset.

Alarekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu:

Asiakastieto- ja lainausjärjestelmärekisteri
- Tiedot on saatu suoraan rekisteröidyltä. Kokoelmatietojen lähteenä on kirjaston kokoelmiin liitettävä aineisto.

Verkkosivujen lomakerekisteri
- Tiedot on saatu suoraan rekisteröidyltä.

Tulosteiden hallinnan rekisteri
- Tiedot on saatu suoraan rekisteröidyltä.

Koulutusilmoittautumiset ja palautteet-rekisteri
- Tiedot on saatu suoraan rekisteröidyltä.

Keskusarkistorekisteri
- Lainaustietojen osalta tiedot on saatu suoraan rekisteröidyltä, muuten tiedot saatu asiakirjoista.

Kirjaamon diaari-rekisteri
- Tiedot on saatu asiakirjoista.

Kuva-arkisto-rekisteri
- Henkilötiedot on saatu suoraan rekisteröidyltä, matrikkeleista, valokuvaajalta tai kuvista.

Veteraanikansanedustajien muistitietoarkisto-rekisteri
- Tiedot on saatu eri lähteistä, kuten valtiopäiväasiakirjoista, matrikkelista, rekisteröidyltä suoraan sekä veteraanikansanedustajien haastatteluista.

 

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Eduskunnan kirjaston ja arkistohallinnan rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

 

12. Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Eduskunnan kanslia

Eduskunnan kirjasto
Mannerheimintie 30, 00102 EDUSKUNTA
Puh. +358 9 4321 (vaihde)
Sähköposti: kirjasto@eduskunta.fi

Tietosuojavastaava
Mannerheimintie 30, 00102 EDUSKUNTA
Puh. +358 9 4321 (vaihde)
Sähköposti: tietosuojavastaava@eduskunta.fi