Hoppa till huvudnavigeringen

Direkt till innehållet

RP 127/2020 rd

Senast publicerat 17-09-2020 13:43

Regeringens proposition RP 127/2020 rd Regeringens proposition till riksdagen med förslag till lag ändring av 2 § i lagen om statsrådet

PROPOSITIONENS HUVUDSAKLIGA INNEHÅLL

I denna proposition föreslås att lagen om statsrådet ändras så att de av statsrådets och ministeriernas gemensamma förvaltnings- och sakkunnigtjänster som statsrådets kansli svarar för även omfattar statsrådets och ministeriernas gemensamma informationshantering. Genom ändringen klarläggs skyldigheterna och ansvarsförhållandena mellan statsrådet och ministerierna när det gäller informationshanteringen.  

Den föreslagna lagen avses träda i kraft den 1 november 2020. 

MOTIVERING

Bakgrund och beredning

Statsrådets kanslis uppgifter har sedan 2015 omfattat statsrådets och ministeriernas gemensamma förvaltnings- och sakkunnigtjänster. Syftet med ändringen var att stödja ministerierna vid utförandet av de uppgifter som hör till deras ansvarsområden samt att samla och förenhetliga statsrådets och ministeriernas gemensamma interna förvaltningstjänster. Från och med samma tidpunkt har statsrådet och ministerierna utgjort en arkivbildare.  

Ändringen har inneburit betydande operativa fördelar eftersom överlappningar i fråga om likadana uppgifter som utförts decentraliserat i de 12 ministerierna har kunnat undanröjas och man samtidigt har sluppit vara beroende av enskilda faktorer och splittrade resurser. Numera utförs uppgifterna med hjälp av enhetligare processer och informationssystem. Också ministeriernas sätt att sköta bland annat informationsadministrationen, personalpolitiken, ekonomiförvaltningen och upphandlingsfunktionen har förenhetligats och utvecklats på ett mer övergripande sätt än tidigare.  

Statsrådets kansli har som ett led i tillhandahållandet av gemensamma förvaltnings- och sakkunnigtjänsterna i samarbete med ministerierna infört verksamhetsmodeller för ministeriernas dokumenthantering, registratorstjänster och ärendebehandling, för ledning, utveckling och samordning av informationsstyrningen och arkiveringen samt för operativa uppgifter i anslutning till de föregående inklusive behandling av sekretessbelagt material, för utarbetande av statsrådets gemensamma plan för informationsstyrning i samarbete med ministerierna samt för utarbetande av anvisningar och ordnande av utbildning för ministeriernas anställda.  

Vid ingången av 2020 trädde lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019, nedan informationshanteringslagen) i kraft. Den tillämpas på informationshantering och på användning av informationssystem då myndigheter behandlar informationsmaterial, om inte något annat föreskrivs någon annanstans i lag. I och med att informationshanteringslagen trätt i kraft förutsätts det att även statsrådets kanslis roll och uppgifter för att organisera statsrådets och ministeriernas informationshantering förtydligas.  

I regeringens proposition till riksdagen proposition till riksdagen med förslag till lag om informationshantering inom den offentliga förvaltningen och till vissa lagar som har samband med den (RP 284/2018 rd) föreslogs det att det genom förordning av statsrådet skulle föreskrivas närmare om skötsel av sådana uppgifter mellan informationshanteringsenheterna som avses i informationshanteringslagen. Detta bemyndigande att utfärda förordning ströks dock under riksdagsbehandlingen, eftersom det, med hänsyn till att den i regeringens proposition föreslagna lagens definitioner av myndighet och informationshanteringsenhet var oklara samt till de avsevärda befogenheter informationshanteringsenheterna skulle få i fråga om information som har kopplingar till de grundläggande fri- och rättigheterna, ansågs vara problematiskt öppet (GrUU 73/2108 rd).  

Regeringens proposition har beretts som tjänsteuppdrag vid statsrådets kansli. I samband med beredningen har yttranden begärts av ministerierna, Justitiekanslersämbetet samt Riksarkivet.  

Beredningshandlingarna för regeringens proposition finns allmänt tillgängliga på adressen https://vnk.fi/sv/projektet?tunnus=VNK002:00/2020 kod

Nuläge och bedömning av nuläget

Enligt 2 § 3 mom. i lagen om statsrådet (175/2003) svarar statsrådets kansli för statsrådets och ministeriernas gemensamma förvaltnings- och sakkunnigtjänster. Statsrådets kansli styr och samordnar tillvägagångssätten med avseende på de gemensamma förvaltnings- och sakkunnigtjänsterna. Enligt 12 § 1 mom. 9 punkten i reglementet för statsrådet (262/2003) hör till statsrådets kanslis ansvarsområde statsrådets och ministeriernas gemensamma dataadministration, inklusive grundläggande tjänster inom informations- och kommunikationsteknik vid utrikesförvaltningens beskickningar i utlandet, och dokumenthantering samt styrning, utvecklande och samordning av god informationshantering och interoperabilitet i anknytning till dessa och uppgifter som arkivbildare.  

I statsrådets förordning om statsrådets kansli (393/2007) föreskrivs det mer detaljerat om statsrådets kanslis uppgifter. I 1 § 1 mom. 26-32 punkten föreskrivs det att kansliets uppgifter omfattar bland annat planering, styrning och samordning av för statsrådet och ministerierna gemensam god informationshantering och övergripande arkitektur, registrering, arkivering och gallring av handlingar samt övriga uppgifter för arkivbildaren i anknytning till statsrådets och ministeriernas arkivbildning, att för ministeriernas räkning utföra uppgifter i fråga om dokumenthantering och vidta åtgärder som krävs med tanke på god informationshantering, inklusive informationshantering i fråga om EU-ärenden och internationella ärenden samt hanteringen av statsrådets och ministeriernas projektinformation, styrning och samordning av statsrådets och ministeriernas gemensamma datasäkerhet samt hantering av datasäkerhet i fråga om gemensam informations- och kommunikationsteknik och gemensamma informationssystem samt registratorstjänster som ingår i statsrådets och ministeriernas gemensamma tjänster.  

Enligt 1 § 4 mom. i arkivlagen (831/1994) utgör dessutom statsrådet och ministerierna en arkivbildare. Bestämmelsen är en specialbestämmelse i förhållande till den allmänna bestämmelsen om tillämpningsområde i 1 § 1 mom. 1 punkten i arkivlagen, där olika myndigheter nämns. Regleringen har gjort det möjligt att organisera och leda statsrådets och ministeriernas dokumenthantering och arkivfunktion gemensamt och enhetligt.  

Statsrådet utgör en arkivbildare. Arkivbildningen omfattar en handlings hela livscykel från dess uppkomst till arkiveringen av den och förutsätter att organisationens verksamhet och de handlingar och material som uppkommer som resultat av verksamheten är beskrivna, och att en förvaringstid och ett förvaringssätt samt en förvaringsplats har definierats för materialet. I nuläget finns dessa saker beskrivna i statsrådets plan för informationsstyrning, som upprätthålls av statsrådets kansli. Arkivbildningsuppgifterna har dessutom omfattat registreringen av officiellt material som inkommit till ministerierna och fogande av materialet till rätt sakhelhet, vid behov omvandling av materialet i elektronisk form, eller registrering och behandling på papper. I fråga om material som uppkommer i ministerierna sköter statsrådets kansli åtgärder i anslutning till avslutande och arkivering av ärenden i ärendehanteringssystemet, samt registrering och arkivering av eventuellt pappersmaterial. 

Enligt 4 § 1 mom. i informationshanteringslagen är informationshanteringsenheter enligt informationshanteringslagen bland annat statliga ämbetsverk och inrättningar. I 2 mom. föreskrivs om skyldighet för en informationshanteringsenhets ledning att ombesörja att det vid enheten har definierats ansvaren för de uppgifter i anslutning till informationshanteringen som föreskrivs i informationshanteringslagen och i någon annan lag, och att det vid enheten finns uppdaterade anvisningar om bland annat hantering av informationsmaterial, om användning av informationssystem, om databehandlingsrättigheter och om informationssäkerhetsåtgärder. Dessutom ska en informationshanteringsenhets ledning ombesörja att det vid enheten kan erbjudas utbildning varmed det säkerställs att de anställda och personer som arbetar för informationshanteringsenhetens räkning är tillräckligt förtrogna med författningar, föreskrifter och anvisningar om informationshantering och databehandling samt om offentlighet och sekretess i fråga om handlingar. En informationshanteringsenhet ska också ombesörja att det vid enheten finns ändamålsenliga instrument för att genomföra informationshanteringsskyldigheter och att det har ordnats tillräcklig övervakning när det gäller iakttagandet av författningarna, föreskrifterna och anvisningarna om informationshantering.  

I 5 § i informationshanteringslagen föreskrivs det om informationshanteringsmodell och konsekvensbedömning. Enligt 1 mom. ska en informationshanteringsenhet upprätthålla en informationshanteringsmodell som definierar och beskriver informationshanteringen i dess verksamhetsmiljö. I 2 mom. nämns de uppgifter som åtminstone ska framgå av informationshanteringsmodellen.  

Enligt 6 § 1 mom. i informationshanteringslagen svarar finansministeriet för den allmänna styrningen av interoperabiliteten mellan den offentliga förvaltningens gemensamma informationslager. I detta syfte ska finansministeriet ombesörja uppdateringen av den offentliga förvaltningens informationshanteringskarta och upprätthålla de allmänna riktlinjerna för utveckling av informationshanteringen inom den offentliga förvaltningen i syfte att främja interoperabiliteten mellan de gemensamma informationslagren och informationssystemen.  

Eftersom informationshanteringslagen trädde i kraft vid ingången av 2020 finns det ännu ingen myndighets- eller domstolspraxis. Enligt 30 § i informationshanteringslagen ska informationshanteringsenheterna inom 12 månader efter det att informationshanteringslagen trätt i kraft utarbeta en sådan informationshanteringsmodell som avses i 5 §. Informationshanteringslagen innehåller också vissa andra övergångsbestämmelser som gäller informationshanteringsenheter och myndigheter, och som ger statsrådet och ministerierna tillräckligt med tid att förbereda sig på att efterleva den nya regleringen.  

Statsrådets kansli har på ovan konstaterat sätt etablerat verksamhetsmodeller för statsrådets och ministeriernas gemensamma informationshantering. Enligt förarbetena till informationshanteringslagen (RP 284/2018 rd) var målet att inte ändra nuläget, utan statsrådets kansli skulle fortsättningsvis svara för statsrådets och ministeriernas gemensamma informationshantering som inte var bunden till ansvarsområde. Utgångspunkten var att informationshanteringslagen inte skulle ändra bestämmelserna om organiseringen av statsrådets och ministeriernas funktioner.  

Efter informationshanteringslagen ändå innehåller bestämmelser om skyldighet att organisera informationshanteringen vilka gäller både informationshanteringsenheten och myndigheten, leder samordningen av skyldigheterna enligt informationshanteringslagen och statsrådets och ministeriernas gemensamma förvaltnings- och sakkunnigtjänster, som i lagen om statsrådet ålagts statsrådets kansli, till problematiska tolkningssituationer. Det skulle ha varit möjligt att klarlägga dessa mångtydigheter som hänför sig till nuläget genom det bemyndigande att utfärda förordning som ingick i regeringens proposition med förslag till lag om informationshantering inom den offentliga förvaltningen, och med stöd av vilket det skulle ha gått att föreskriva om skötsel av sådana uppgifter mellan informationshanteringsenheterna som avses i informationshanteringslagen genom förordning av statsrådet.  

För att klart fastställa befogenheterna samt de uppgifter som å ena sidan föreskrivs för statsrådets kansli och å andra sidan för ministerierna som informationshanteringsenheter är det motiverat att på lagnivå föreskriva att statsrådets kansli svarar för statsrådets och ministeriernas gemensamma informationsförvaltning. Om den föreslagna ändring inte görs, åläggs varje ministerium i egenskap av informationshanteringsenhet de uppgifter som föreskrivs för informationshanteringsenheterna i informationshanteringslagen, till exempel i fråga om dokumenthanteringen, trots att det i reglementet för statsrådet och statsrådets förordning om statsrådets kansli föreskrivs att statsrådets kanslis uppgifter omfattar statsrådets och ministeriernas gemensamma informationshantering.  

Målsättning

Ett viktigt syfte med regeringens proposition är att klarlägga ansvarsförhållandena när det gäller statsrådets kanslis befogenheter och uppgifter i anslutning till statsrådets och ministeriernas informationshantering. Det är således fråga om ett operativt behov av att organisera de gemensamma sakkunnig- och förvaltningstjänster som stödjer ministeriernas egentliga ansvarsområdesspecifika arbete så effektivt som möjligt i statsrådet. 

Strävan med den föreslagna regleringen är att statsrådet och ministerierna även i fortsättningen ska kunna organisera funktioner i anslutning till informationshanteringen så att man inte mera ska behöva återgå till en situation där varje ministerium sköter till exempel sin egen dokumenthantering. I samband med den ändring (1137/2014) av 2 § i lagen om statsrådet som trädde i kraft den 1 mars 2015 företogs och också personal- och anslagsöverföringar mellan statsrådets kansli och ministerierna som möjliggjorde statsrådets förvaltningsenhets verksamhet vid statsrådets kansli.  

Exempelvis för att det genom statsrådets förordning har föreskrivits att det är statsrådets kanslis uppgift att för ministeriernas räkning utföra uppgifter i fråga om dokumenthantering, har ministerierna således inte längre någon egentlig egen informationshanteringsfunktion. Fortsatt skötsel av dessa tjänster och uppgifter, på det sätt de är organiserade i nuläget, hjälper ministerierna att sköta sina grundläggande uppgifter så att man vid ministerierna kan koncentrera sig på att sköta sina huvudsakliga uppgifter.  

Informationshanteringslagen tillämpas som allmän lag på informationshantering och användning av informationssystem när myndigheterna behandlar informationsmaterial. Syftet med den lagändring som föreslås i propositionen är att säkerställa att statsrådets kanslis uppgifter som hänför sig till informationshantering är tillräckligt tydligt definierade i speciallagen 

Förslagen och deras konsekvenser

I propositionen föreslås det att lagen om statsrådet utökas med en bestämmelse om att i fråga om statsrådets och ministeriernas gemensamma informationshantering är statsrådets kansli i informationshanteringslagen avsedd informationshanteringsenhet och svarar i fråga om detta för informationshanteringen och för i 13 § 2–5 mom., 14–18 § och 5 kap. i den lagen föreskrivna myndighetsuppgifter 

Genom den föreslagna ändringen säkerställs att statsrådets kansli är behörigt att utföra uppgifter med anknytning till statsrådets och ministeriernas gemensamma informationshantering. Genom ändringen säkerställs att de mål om att stärka statsrådets verksamhet och göra verksamheten effektivare som sattes när statsrådets och ministeriernas gemensamma sakkunnig- och förvaltningstjänster överfördes till statsrådets kansli förverkligas även i fortsättningen.  

Sådana uppgifter och funktioner i anslutning till informationshanteringen som stödjer utförandet av samtliga ministeriers uppgifter ska skötas centralt inom statsrådet och ministerierna och med gemensamma verksamhetsmodeller och processer. 

Genom den föreslagna ändringen ändras inte det som i informationshanteringslagen föreskrivs om informationshanteringsenheternas och myndigheternas ansvar och uppgifter. I fråga om statsrådets och ministeriernas gemensamma informationshantering åligger ovannämnda ansvar och uppgifter statsrådets kansli, men när det gäller ansvarsområdesrelaterade ärenden åligger ansvaret och uppgifterna behörigt ministerium. I samband med att den ändring som föreslås i propositionen verkställs kommer man att i detalj gå igenom respektive aktörs ansvar och roller. 

Den föreslagna ändringen inverkar till exempel inte på ministeriernas åligganden enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999, nedan offentlighetslagen) och inte på den personuppgiftsansvarigas ansvar enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679) om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning), nedan dataskyddsförordningen. Förslaget i propositionen inverkar inte på ministeriernas uppgifter, behörighetsförhållanden eller tillvägagångssätt i fråga om annat än den informationshantering som avses här.  

Förslaget i propositionen förändrar inte myndigheternas inbördes förhållanden. I enlighet med propositionens målsättning har den ingen inverkan på ministeriernas nuvarande uppgifter, behörighetsförhållanden eller tillvägagångssätt. Den föreslagna regleringen ändrar således exempelvis inte arbetsfördelningen mellan statsrådets kansli och finansministeriet, eftersom finansministeriets ansvarsområde omfattar de allmänna principerna för informationspolitiken och informationshanteringen inom den offentliga förvaltningen medan statsrådets kansli ombesörjer att statsrådets interna funktioner är enhetliga och interoperabla. 

I propositionens specialmotivering anges för tydlighetens skull uppgifts- och behörighetsförhållandena, trots att största delen av dem baserar sig direkt på informationshanteringslagen. I specialmotiveringen har det till exempel genom hänvisningar till informationshanteringslagen åskådliggjorts hur avsikten är att verkställa den föreslagna ändringen. Eftersom informationshanteringslagen trädde i kraft vid ingången av 2020, etableras de nya tillvägagångssätten enligt informationshanteringslagen först i samband med verkställigheten, och de exempel som nämns nu kan sålunda inte betraktas som en uttömmande förteckning.  

Propositionen bedöms inte ha några konsekvenser för statsfinanserna. 

Alternativa handlingsvägar

Regleringen behöver förtydligas så att man inte blir tvungen att återgå till en situation där informationshanteringsuppgifterna på nytt börjar skötas decentraliserat i ministerierna och man inte kan undvika överlappande verksamhet. Ministerierna skulle bli tvungna att rikta sina knappa resurser till funktioner som inte tillhör deras kärnuppgifter.  

Statsrådets kansli och finansministeriet utredde tillsammans olika sätt att bringa klarhet i situationen genom tolkning av den nuvarande regleringen. Avsikten var att meddela ministerierna anvisningar om de åtgärder som verkställigheten av informationshanteringslagen förutsätter med beaktande av de uppgifter som ålagts statsrådets kansli i lagen om statsrådet. Det ansågs emellertid inte vara möjligt att utarbeta anvisningar utan en uttrycklig bestämmelse och hänvisning till den nya informationshanteringslagen i den nuvarande lagstiftningen. 

Remissvar

Yttranden inkom från 13 aktörer. 

Miljöministeriet hade inget att anmärka på utkastet till proposition.  

Informationshanteringsnämnden anser att det inte framgår av utkastet till proposition hur propositionen inverkar på informationshanteringsenheternas och myndigheternas uppgifter och ansvar enligt informationshanteringslagen. Propositionen innehåller ingen bedömning av i vilken mån dessa arrangemang avviker från det som föreskrivs i informationshanteringslagen och kan man med stöd av en bestämmelse på såhär allmän nivå avvika från det som entydigt föreskrivs i informationshanteringslagen om informationshanteringsenheternas och myndigheternas uppgifter och ansvar.  

Enligt informationshanteringsnämnden är bestämmelsen i föreslagen form ägnad att orsaka oklar uppgifts- och behörighetsförhållanden mellan ministerierna (informationshanteringsenheter) och de myndigheter som verkar där samt statsrådets kansli. Informationshanteringsenheten anser att i synnerhet kansliets avsikt att meddela bestämmelser i anslutning till informationshanteringen utgör ett problem och ser hänvisningen till 68 § 1 mom. som problematisk. Nämnden anser att det som framförts i specialmotiveringen är lagstiftning genom motivering, och alltså inte ett korrekt sätt att bestämma myndigheternas behörighetsförhållanden. Statsrådets kansli kan inte verka som informationshanteringsenhet för ministerierna, eftersom varje ministerium är en informationshanteringsenhet, och produktionsuppgifter i anslutning till informationssystem eller tjänsteuppgifter i anslutning till dokumenthantering eller arkivbildaruppgifter kan inte ligga till grund för att ändra behörighetsförhållandena mellan informationshanteringsenheter och myndigheter som avses i informationshanteringslagen. 

Informationshanteringsnämnden har dessutom i sitt yttrande tagit upp omständigheter i anslutning till tillsynsansvaret över informationshanteringen, informationshanteringsmodellen, bedömningen av ändringens konsekvenser, ledningens ansvar och kundregister samt hanteringen av användarrättigheter som kräver preciseringar. 

Kommunikationsministeriet anser att lagändringens syfte och behovet av den förblir oklara. Ministerierna har fortfarande informationshanteringsfunktioner och -verksamhet och statsrådets kansli ansvarar bara för den gemensamma informationshanteringen. Kommunikationsministeriet anser att det är oklart huruvida den gemensamma informationshanteringen har definierats uttömmande i specialmotiveringen.  

Nationalarkivet anser att propositionen klarlägger arbetsfördelningen mellan ministerierna och statsrådet och anser att det är bra om informationshanteringsuppgifterna sköts som en helhet. Det är något oklart hur arkivbildningen ska tillämpas tidsmässigt i fråga om material, dvs. är statsrådets arkivbildare även retroaktivt i fråga om material som uppkommit före lagändringen.  

Utrikesministeriet anser att syftet med lagändringen är korrekt på principiell nivå. Lagändringen bidrar till att bringa klarhet i ministeriets ansvar och uppgifter. Utrikesministeriet betonar vikten av samarbete mellan statsrådets kansli och ministerierna när ansvaret ska bestämmas konkret. Det bör klart skrivas in i propositionen att i och med att informationstjänsterna och datatekniken delvis centraliseras har ministeriernas ansvar i anslutning därtill ändå inte helt försvunnit och även de behöver resurser för informationshanteringen. 

Undervisnings- och kulturministeriet anser att den lagändring som regeringen föreslår i sig är motiverad, men fäster uppmärksamhet vid de svårigheter som förestår när den ska verkställas och påpekar att det krävs nära samarbete mellan kansliet och ministerierna för att reda ut dem. Propositionens motiveringsdel innehåller långtgående och problematiska beskrivningar av hur lagen ska tillämpas i statsrådet i olika informationshanteringsuppgifter.  

Jord- och skogsbruksministeriet anser att definitionen av och innehållet i gemensam informationshantering samt verksamhetsmöjligheterna borde förklaras och beskrivas tydligare och entydigt i motiveringen. I momentet borde man ha hänvisat åtminstone till statsrådets och ministeriernas gemensamma informationssystem. De föreslagna bestämmelserna har också kopplingar till offentlighets- och dataskyddslagstiftningen. Regeringens proposition behöver också preciseras i fråga om användarrättigheterna till informationssystemen, ansvaret för att förvalta användarrättigheterna och den tekniska driften och det behöver klarläggas vad som avses med gemensamma ärenderegister samt separata register.  

Försvarsministeriet föreslår att informationshanterinslagen utökas med behövliga bestämmelser om att det kan föreskrivas närmare eller något annat om det ansvar som hänför sig till informationshanteringen genom lag eller genom att hänvisa till den föreslagna bestämmelsen. Enligt försvarsministeriets åsikt borde det i enlighet med grundlagsutskottets yttrande föreskrivas exakt om ansvaret för informationshanteringen. Det förslag som nu föreligger för behandlingen kan däremot betraktas som mycket allmänt och innehållet som snävt. Definitionen av ansvariga aktörer är problematisk när det gäller informationssäkerheten och säkerhetsklassificeringen samt styrningen av informationshanteringen. Försvarsministeriet förutsätter att en sådan mera detaljerad förteckning som nämns i avsnitt 9 i utkastet till regeringens proposition, eventuellt med enskilda informationssystem och informationslager, utarbetas över statsrådets kanslis uppgifter och ansvar i anslutning till informationshanteringen. 

Justitieministeriet har inget att anmärka på den föreslagna nya bestämmelsen. Den preciserar statsrådets kanslis roll i förhållande till informationshanteringslagen, och den ändrar inte det rådande sakläget. Uttrycket gemensam informationshanteringsmodell kan tolkas på olika sätt, och förtäljer inte i hur utsträckning ministerierna är knutna till statsrådets kanslis informationshanteringsmodell. Regeringens proposition behöver preciseras vad gäller säkerhetsklassificeringen av handlingar. Justitieministeriet föreslår att statsrådets kanslis uppgifter utökas med riskbedömning i denna punkt och att statsrådets kansli ska ansvara för bedömningen av sådana risker hos de gemensamma funktionerna som har kopplingar till gemensamma processer, gemensamma data- och kommunikationsteknik samt gemensamma informationssystem.  

Arbets- och näringsministeriet konstaterar att propositionen inte tar ställning till hur de uppgifter som föreskrivs i informationshanteringslagen ska ordnas inom statsrådet annat än på allmän nivå. Trots att själva textändringen i lagen är liten, ges den i lagens motivering ett mycket konkret innehåll, vars inverkan på tillämpningen av den lag som nu är på remiss inte är tillräckligt klar. Arbets- och näringsministeriet föreslår att statsrådets kansli utarbetar en informationshanteringsmodell för statsrådets och ministeriernas gemensamma informationshantering, och att ministerierna utarbetar modeller för sina övriga uppgifter. Det är inte en fungerande utgångspunkt att knyta ansvaret för informationshanteringsmodellen till aspekter på den tekniska användningen av systemet.  

Inrikesministeriet anser att det är bra att statsrådets kansli ges i uppgift att samordna och styra tillvägagångssätten i anslutning till informationshanteringen, men det borde föreskrivas klart om befogenheterna i anslutning till systemet. Som stöd och hållbar grund för utarbetandet och upprätthållandet av statsrådets tudelade informationshanteringsmodell och informationshanteringsrollerna och informationshanteringsansvaret i allmänhet bör det i samarbete utarbetas en klar, uppgiftsbaserad tabell över ministeriernas och statsrådets kanslis ansvar. Enligt inrikesministeriets åsikt kan befogenheten inte härledas ur 68 § 1 mom. i grundlagen.  

Social-och hälsovårdsministeriet konstaterar att informationshanteringslagen gäller mer omfattande uppgifter i anslutning till informationshantering och behandling av informationsmaterial än de dokumenthanteringsuppgifter och gemensamma informationssystem som överfördes till statsrådets kansli 2015. Det förblir oklart vilken roll statsrådets kansli har i fortsättningen när det gäller styrning och samordning av tillvägagångssätten i fråga om de informationshanteringshelheter som kansliet inte styr för närvarande. Det är svårt att av motiveringen få någon uppfattning om vad som avses med statsrådets och ministeriernas gemensamma informationshantering i detta sammanhang och vilka uppgifter som statsrådets kansli ska ansvara för och vilka som respektive ministerium ska ansvara för.  

Finansministeriet anser att avvikelse från bestämmelserna i informationshanteringslagen, som fungerar som allmän lag, kan göras bara genom att det föreskrivs om det i en speciallag. Den föreslagna bestämmelsen är inte exakt och noga avgränsad med avseende på hur man avviker från det som föreskrivs i informationshanteringslagen när det gäller ordnandet av informationsförvaltningen. Den föreslagna ändringens allmänna karaktär kan motiveras med att den motsvarar det regleringssätt som allmänt använts i lagen och i fråga om de gemensamma förvaltnings- och serviceuppgifter som föreskrivits för statsrådets kansli. Utöver den bestämmelse som avses i utkastet till proposition skulle man också behöva se över bestämmelser i statsrådslagstiftningen på lägre nivå, till exempel reglementet för statsrådet och förordningen om statsrådets kansli, så att det i dem föreskrivs tillräckligt exakt och klart om statsrådets kanslis ansvarsområde och uppgifter i förhållande till informationshanteringslagen, och även till offentlighetslagen, dataskyddsförordningen och arkivlagen.  

På grund av yttrandena ändrades förslaget till ändring av 2 § 3 mom. i lagen om statsrådet så att i fråga om statsrådets och ministeriernas gemensamma informationshantering är statsrådets kansli i informationshanteringslagen avsedd informationshanteringsenhet och svarar i fråga om detta för informationshanteringen och för i 13 § 2–5 mom., 14–18 § och 5 kap. i den lagen föreskrivna myndighetsuppgifter.  

Även propositionens motivering kompletterades och preciserades på grund av yttrandena. 

Specialmotivering

2 §.Ministeriernas ansvarsområden och gemensamma uppgifter samt samarbete mellan ministerierna. I 3 mom. föreskrivs om statsrådets kanslis uppgifter. Momentet motsvarar i övrigt det gällande 2 § 3 mom., men för att klarlägga de informationshanteringsuppgifter som ingår i statsrådets och ministeriernas gemensamma förvaltnings- och sakkunnigtjänster som statsrådets kansli svarar för föreslås att en ny uppgift som avser detta fogas till momentet. I fråga om statsrådets och ministeriernas gemensamma informationshantering är statsrådets kansli i informationshanteringslagen avsedd informationshanteringsenhet och svarar i fråga om detta för informationshanteringen och för i 13 § 2–5 mom., 14–18 § och 5 kap. i den lagen föreskrivna myndighetsuppgifter. 

Statsrådets och ministeriernas gemensamma informationshantering omfattar informationshantering enligt informationshanteringslagen som hänför sig till statsrådets och ministeriernas gemensamma verksamhet och enhetliga tillvägagångssätt samt gemensamma informationslager och informationssystem, och statsrådets kansli sköter de uppgifter som hänför sig till den gemensamma informationshanteringen på det sätt som beskrivs i detta kapitel.  

Enligt 2 § 9 punkten i informationshanteringslagen avses med informationshantering sådana åtgärder och informationssäkerhetsåtgärder baserade på behov som uppkommer i samband med en myndighets uppgifter eller övriga verksamhet, i syfte att hantera en myndighets informationsmaterial, informationen i olika behandlingsskeden och informationen i informationsmaterial, oberoende av på vilket sätt informationsmaterialen lagras och behandlas i övrigt.  

Statsrådets och ministeriernas gemensamma informationshantering ska omfatta de informationshanteringsuppgifter beträffande vilka statsrådets kansli med stöd av de befogenheter som tilldelats det styr och samordnar de gemensamma tillvägagångssätten på andra informationshanteringsenheters vägnar eller för deras räkning bland annat inom dokumenthanteringen, samt tillhandahåller dem olika tekniska lösningar.  

Statsrådets kanslis roll som ägare till informationshanteringsprocessen och de gemensamma informationssystemen påverkar ändå inte ministeriernas ansvar att i egenskap av informationshanteringsenheter organisera sin övriga informationshantering, som inte hör till statsrådets och ministeriernas gemensamma informationshantering, på det sätt som föreskrivs i informationshanteringslagen. Den föreslagna ändringen påverkar inte heller till exempel ministeriernas skyldigheter enligt offentlighetslagen.  

Enligt 4 § 2 mom. 1 punkten i informationshanteringslagen ska en informationshanteringsenhets ledning ombesörja att det vid enheten har definierats ansvaren för de uppgifter i anslutning till informationshanteringen som föreskrivs i informationshanteringslagen och i någon annan lag. Enligt det föreslagna momentet ska statsrådets kansli svara för statsrådets och ministeriernas gemensamma informationshantering, och på kansliet ankommer till exempel att föra ett ärenderegister över ärenden som behandlas och har behandlats av myndigheten, att registrera inkomna eller uppgjorda handlingar, att genomföra preliminär säkerhetsklassificering av handlingar som ska registreras samt att upprätthålla en informationshanteringsmodell. Till statsrådets kanslis uppgifter hör således statsrådets och ministeriernas ärende- och dokumenthantering samt arkivbildning så att statsrådets och ministeriernas gemensamma ärendehanteringssystem VAHVA fungerar som till exempel respektive ministeriums ärenderegister.  

Statsrådets kansli ska i fråga om statsrådets och ministeriernas gemensamma informationshantering utarbeta en informationshanteringsmodell enligt informationshanteringslagen, så att den utgör en enhetlig helhet över bland annat gemensamma processer och informationslager samt de uppgifter som behandlas i dem. Med hjälp av den gemensamma informationshanteringsmodellen styr statsrådets kansli lagringen, registreringen och hanteringen av det material som uppkommer i dessa gemensamma processer samt i sista hand förvaringen av det. Statsrådets kansli utarbetar informationshanteringsmodellen för den gemensamma informationshanteringens del och ministerierna utarbetar sina egna informationshanteringsmodeller. 

Enligt 4 § 2 mom. 2 punkten i informationshanteringslagen ska en informationshanteringsenhets ledning ombesörja att det vid enheten finns uppdaterade anvisningar om hantering av informationsmaterial, om användning av informationssystem, om databehandlingsrättigheter, om informationshanteringsansvar, om informationsrättigheter, om informationssäkerhetsåtgärder samt om beredskap för undantagsförhållanden. Enligt förslaget ska statsrådets kansli i egenskap av den informationshanteringsenhet som svarar för statsrådets och ministeriernas gemensamma informationshantering svara för anvisningarna om behandling av uppgifter som upprättats och lagras i statsrådets och ministeriernas gemensamma informationssystem (till exempel statsrådets gemensamma ärendehanteringssystem VAHVA, dokumentregistrerings- och dokumentarkiveringssystem ARKKI som används gemensamt av utrikesministeriet och beskickningarna, ASKI-systemet för utarbetande och distribution av utrikesförvaltningens officiella handlingar, ärende- och dokumenthanteringssystemet EUTORI för EU-ärenden samt Statsrådets projektfönster) och om tillvägagångssätt i anslutning till dessa uppgifter samt om funktionaliteter hos de gemensamma systemen. 

Eftersom den föreslagna lagändringen innebär att för statsrådets kansli föreskrivs på lagnivå, förutom statsrådets och ministeriernas gemensamma förvaltnings- och serviceuppgifter som redan ankommer på kansliet, också ansvar för statsrådets och ministeriernas gemensamma informationshantering, kan statsrådets kansli också efter informationshanteringslagens ikraftträdande utfärda anvisningar och föreskrifter som styr tillvägagångssätten för att säkerställa en enhetlig och högklassig hantering av statsrådets och ministeriernas informationsmaterial. Detta kan inte betraktas som överlappande med de uppgifter som föreskrivs för informationshanteringsnämnden i informationshanteringslagen, eftersom informationshanteringsnämndens uppgifter gäller utvecklande och bedömning av informationshanteringen inom hela den offentliga förvaltningen. Statsrådets kanslis verksamhet som styr statsrådets gemensamma tillvägagångssätt i en mera enhetlig riktning är betydligt mera detaljerad.  

Som exempel på sådana anvisningar kan nämnas statsrådets kanslis föreskrift om informationshantering i ministerierna (VNK/538/31/2015) samt statsrådets kanslis anvisning om behandling i statsrådet av begäranden om information enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (VN/9478/2019-VNK-4) och föreskriften om hantering av sekretessbelagt nationellt informationsmaterial i statsrådet (VNK/488/31/2016).  

Enligt 4 § 2 mom. 3 punkten i informationshanteringslagen ska en informationshanteringsenhets ledning ombesörja att det vid enheten kan erbjudas utbildning varmed det säkerställs att de anställda och personer som arbetar för informationshanteringsenhetens räkning är tillräckligt förtrogna med gällande författningar, föreskrifter och med informationshanteringsenhetens anvisningar om informationshantering och databehandling samt om offentlighet och sekretess i fråga om handlingar. Enligt förslaget ska statsrådets kansli ombesörja utbildningsutbudet till de delar som vilar på statsrådets kanslis ansvar, till exempel i anslutning till hanteringen av handlingar, inklusive sekretessbelagt material, och i anslutning till användningen av både statsrådets kanslis och statsrådets gemensamma informationssystem. Ministerierna svarar för det övriga ministeriespecifika utbildningsutbudet. Liksom för närvarande ansvarar respektive ministerium för att dess personal deltar i såväl utbildning som ordnas av statsrådets kansli som i ministeriets egen utbildning.  

Enligt 4 § 2 mom. 4 punkten i informationshanteringslagen ska en informationshanteringsenhets ledning ombesörja att det vid enheten finns ändamålsenliga instrument för att genomföra informationshanteringsskyldigheter. Enligt förslaget ska statsrådets kansli svara för gemensamma instrument för statsrådets och ministeriernas gemensamma informationshantering. Ministerierna svarar för sina eventuella ansvarsområdesspecifika instrument och för att informationshanteringen i anslutning till dem är ändamålsenlig.  

Enligt 4 § 2 mom. 5 punkten i informationshanteringslagen ska en informationshanteringsenhets ledning ombesörja att det vid enheten har ordnats tillräcklig övervakning när det gäller iakttagandet av författningarna, föreskrifterna och anvisningarna om informationshantering. Statsrådets kansli ska övervaka statsrådets gemensamma informationssystems loggar, användarrättigheter, hanteringen av material i systemen samt kvaliteten på systemens informationsinnehåll. På ministeriernas ansvar vilar åter att ombesörja att statsrådets kansli har aktuell information om ministeriernas anställdas rätt till information. Exempelvis i situationer där statsrådets kansli som ett led i behandlingen av klassificerade och sekretessbelagda handlingar distribuerar till exempel en i enlighet med statsrådets förordning om säkerhetsklassificering av handlingar inom statsförvaltningen (1101/2019) säkerhetsklassificerad handling till ett ministerium ska statsrådets kansli ha information om att mottagaren har beviljats tillstånd att behandla säkerhetsklassificerad information på nivån i fråga. Ministerierna svarar också att ombesörja att deras anställda har möjlighet att delta i gemensamt ordnad utbildning. Ministerierna ska också underrätta statsrådets kansli om eventuella brister som de iakttagit i fråga om efterlevnaden av författningar, föreskrifter och anvisningar och övervaka att personalen efterlever dem.  

På det sätt som konstaterats ovan kan statsrådets kansli inte svara för informationsinnehållet, utan statsrådets kansli producerar en gemensam informationshanteringsmiljö för alla ministerier, där tillvägagångssätten är gemensamma.  

Statsrådets kansli utarbetar till exempel i samarbete med ministerierna och upprätthåller statsrådets ovannämnda gemensamma informationshanteringsmodell, i vilken ingår beskrivningar av statsrådets och ministeriernas gemensamma uppgifter samt ministeriernas ansvarsområdesvisa uppgifter och de informationsmaterial som uppkommer i samband med dem när statsrådets och ministeriets gemensamma informationssystem används i verksamheten. Ärendehanteringen hos fristående arkivbildare enligt arkivlagen som använder statsrådets gemensamma ärendehanteringssystem (till exempel vissa nämnder och andra självständiga organ som verkar i samband med ministerierna) styrs likaså av beskrivningar i den nämnda informationshanteringsmodellen.  

Enligt 5 § 1 mom. i informationshanteringslagen ska en informationshanteringsenhet upprätthålla en informationshanteringsmodell som definierar och beskriver informationshanteringen i dess verksamhetsmiljö. Statsrådets kansli ska upprätthålla en informationshanteringsmodell för statsrådets gemensamma informations- och kommunikationsteknik samt gemensamma informationssystem. Respektive ministerium ska upprätthålla en ansvarsområdesspecifik informationshanteringsmodell för den egna verksamheten när statsrådets och ministeriernas gemensamma informationssystem inte används i verksamheten.  

I 5 § 2 mom. i informationshanteringslagen föreskrivs om de uppgifter som åtminstone ska framgå av informationshanteringsmodellen. I fråga om verksamhetsprocesserna enligt 1 punkten ska statsrådets kansli beskriva de gemensamma verksamhetsprocesserna som hänför sig till statsrådets och ministeriernas gemensamma informationshantering. Statsrådets kansli ska också svara för ministeriernas ansvarsområdesspecifika beskrivningar av ärendehanteringen när man i samarbete med ministerierna utarbetar en gemensam informationshanteringsmodell i situationer där gemensamma informationssystem används i verksamheten. I övrigt beskriver respektive ministerium sina egna verksamhetsprocesser. I fråga om uppgifter som hänför sig till de informationslager som nämns i 2 punkten beskriver statsrådets kansli de uppgifter som krävs i fråga om statsrådets och ministeriernas gemensamma informationslager. I anslutning till 3 punkten har statsrådets kansli från och med den 1 mars 2015 ombesörjt statsrådets och ministeriernas arkivbildning, dvs. statsrådets kansli svarar för överföringen av informationsmaterial till arkivet, arkiveringssättet och arkiveringsstället eller förstörningen av material. I anslutning till 4 punkten ska statsrådets kansli beskriva de uppgifter som krävs om statsrådets och ministeriernas gemensamma informationssystem medan respektive ministerium beskriver motsvarande uppgifter i fråga om sina egna informationssystem. På motsvarande sätt ska statsrådets kansli beskriva de uppgifter som krävs om informationssäkerhetsåtgärder i fråga om statsrådets och ministeriernas gemensamma informations- och kommunikationsteknik samt de gemensamma informationssystemen medan respektive ministerium beskriver motsvarande uppgifter i fråga om sina egna informationssystem.  

I 5 § 3 mom. i informationshanteringslagen föreskrivs om skyldighet att bedöma förändringar som hänför sig till informationshanteringen. Statsrådets kansli ska svara för bedömningen i fråga om statsrådets och ministeriernas arkivbildning samt den gemensamma informations- och kommunikationstekniken och de gemensamma informationssystemen medan respektive ministerium svarar för bedömningen för egen del.  

Enligt 6 § 2 mom. i informationshanteringslagen ska varje ministerium inom sitt eget ansvarsområde sköta uppdateringen av innehållet i den offentliga förvaltningens informationshanteringskarta och upprätthålla de allmänna riktlinjerna i syfte att främja interoperabiliteten mellan ansvarsområdets gemensamma informationslager och informationssystem. Statsrådets kansli ska ombesörja dessa skyldigheter i fråga om statsrådets och ministrarnas gemensamma informations- och kommunikationsteknik och gemensamma informationssystem medan respektive ministerium ombesörjer dem för egen del.  

Statsrådets kansli svarar också för bedömningen av förändringar i informationshanteringen enligt vad som föreskrivs i 8 § i informationshanteringslagen och för att bedömningen tillställs finansministeriet enligt vad som föreskrivs i 9 § i den lagen när det gäller statsrådets och ministeriernas gemensamma verksamhet, arkivbildning samt informationsteknik och gemensamma informationssystem medan respektive ministeriet svarar för dessa saker för egen del. 

Förslaget i propositionen ändrar inte nuvarande praxis, så propositionen bedöms inte ha sådana konsekvenser i form av ändringar som avses i 5 § 3 mom. och 8 § 2 mom. i informationshanteringslagen.  

I 11 § 2 mom. i informationshanteringslagen föreskrivs om informationshanteringsnämndens rätt att få information i anslutning till bedömningsuppgiften. Statsrådets kansli ska svara för att informationen lämnas när det är fråga om statsrådets och ministeriernas gemensamma verksamhet, arkivbildning eller informations- och kommunikationsteknik och gemensamma informationssystem medan respektive ministerium lämnar informationen för egen del.  

I 12 § i informationshanteringslagen föreskrivs om identifiering av uppgifter som förutsätter tillförlitlighet och säkerställande av tillförlitligheten. Respektive ministerium identifierar för egen del uppgifter som förutsätter särskild tillförlitlighet hos anställda eller personer som handlar för ministeriets räkning. Statsrådets kansli ombesörjer säkerställande av den egna personalens, till exempel personer som arbetar i dokumenthanteringsuppgifter, tillförlitlighet. Statsrådets kansli svarar också för säkerställande av tillförlitligheten hos personer som handhar gemensamma utvecklings- och sakkunniguppgifter eller till exempel systemleverantörer som levererar gemensamma system. Exempelvis enligt statsrådets kanslis föreskrift om förfarandet vid säkerhetsutredningar i statsrådet (VN/5177/2019-VNK-33) ansöker statsrådets kansli om säkerhetsutredning av ministeriernas statssekreterare och specialmedarbetare på det sätt som föreskrivs i säkerhetsutredningslagen (726/2014). Dessutom ansöker statsrådets kansli om säkerhetsutredning av anställda hos producenterna av statsrådets gemensamma förvaltnings- och sakkunnigtjänster och svarar för kostnaderna för utredningarna.  

I 13 § i informationshanteringslagen föreskrivs om informationshanteringsenheternas uppgifter i anslutning till informationssäkerhet i fråga om informationsmaterial och informationssystem. Statsrådets kansli ska följa sin verksamhetsmiljö och säkerställa informationsmaterialens och informationssystemens informationssäkerhet när det gäller statsrådets och ministeriernas gemensamma verksamhet samt informations- och kommunikationsteknik och de gemensamma informationssystemen. Ministerierna ska på motsvarande sätt säkerställa informationssäkerhet i fråga om informationsmaterial och informationssystem när det gäller de egna informationsmaterialen och informationssystemen. Statsrådets kansli ska dessutom regelbundet genom tillräcklig testning säkerställa de med tanke på skötseln av en myndighets uppgifter relevanta informationssystemens feltolerans och funktionella användbarhet när det gäller statsrådets och ministeriernas gemensamma informations- och kommunikationsteknik och gemensamma informationssystem medan ministerierna säkerställa detta för egen del. Ministerierna svarar för bedömningen av de risker i anslutning till ett gemensamt system som riktar sig mot den egna verksamheten. 

Statsrådets kansli ska också i fråga om statsrådets och ministeriernas gemensamma informations- och kommunikationsteknik och gemensamma informationssystem planera informationssystemen, informationslagrens strukturer och informationsbehandlingen i samband med dem på ett sådant sätt att handlingsoffentligheten utan svårighet kan genomföras. Ministerierna ska utföra motsvarande planering för egen del.  

Statsrådets kansli ska dessutom vid sina upphandlingar som gäller statsrådets och ministeriernas gemensamma informations- och kommunikationsteknik och gemensamma informationssystem säkerställa att de aktuella informationssystemen har lämpliga säkerhetsåtgärder. Ministerierna ska säkerställa motsvarande vid sin egen upphandling. 

I 14 § i informationshanteringslagen föreskrivs om grunderna för att en myndighet ska få överföra sekretessbelagd information i det allmänna datanätet. Statsrådets kansli ska i fråga om statsrådets och ministeriernas gemensamma informations- och kommunikationsteknik och gemensamma informationssystem ombesörja att överföring av sekretessbelagd information i det allmänna datanätet har skett i ett krypterat eller på annat sätt skyddat format. Statsrådets kansli ska också ordna överföringen av information så att att mottagaren verifieras eller identifieras på ett tillräckligt informationssäkert sätt, innan mottagaren kommer åt att behandla den överförda sekretessbelagda informationen. Ministerierna ska ombesörja de nämnda skyldigheterna för egen del på motsvarande sätt.  

I 15 § i informationshanteringslagen föreskrivs om tryggande av säkerheten i fråga om informationsmaterial. Statsrådets kansli ska säkerställa de informationssäkerhetsåtgärder som föreskrivs i paragrafen i fråga om statsrådets kanslis och ministeriernas arkivbildning, gemensamma informationsteknik och gemensamma informationssystem och ministerierna för egen del. Till statsrådets kanslis upphör hör enligt 12 § 7 punkten i reglementet för statsrådet bland annat statsrådets gemensamma säkerhet samt enligt 12 § 11 punkten i reglementet statsrådets och ministeriernas ärenden i fråga om lokaler. Statsrådets kansli bör således ombesörja att lokalerna är tillräckligt säkra enligt vad som föreskrivs i 15 § 2 mom. Ministerierna ska åter ombesörja att information behandlas i ändamålsenliga lokaler.  

Enligt 16 § i informationshanteringslagen ska den systemansvariga myndigheten definiera användarrättigheterna för informationssystem. Statsrådets kansli ska definiera principerna för användarrättigheterna för statsrådets och ministeriernas gemensamma informationssystem och i vissa situationer tekniskt aktivera användarrättigheterna. Respektive ministerium ombesörjer definitionen av de egna personalens användarrättigheter i enlighet med principerna för hantering av användarrättigheter samt uppdateringen av dessa uppgifter.  

I 17 § i informationshanteringslagen föreskrivs om myndigheternas skyldighet att ombesörja att logginformation insamlas om användning av dess informationssystem och om utlämnande av information från dem. Statsrådets kansli ska ombesörja principerna för hantering av logginformation i fråga om statsrådets och ministeriernas gemensamma informations- och kommunikationsteknik och gemensamma informationssystem och för tillvägagångssätten i anslutning till dem. Ministerierna ska för egen del ombesörja att logginformation insamlas i enlighet med de ovannämnda principerna.  

I 18 § i informationshanteringslagen föreskrivs om handlingar som ska säkerhetsklassificeras inom statsförvaltningen. Enligt 1 mom. ska myndigheter vid bland annat statliga ämbetsverk och inrättningar säkerhetsklassificera handlingar och förse dem med anteckning om säkerhetsklass som visar vilket slag av informationssäkerhetsåtgärder som ska vidtas vid behandlingen av dem. Som ett led i statsrådets kanslis uppgift att svara för statsrådets och ministeriernas gemensamma informationshantering, ska det höra till statsrådets kanslis uppgifter att meddela anvisningar om tillvägagångssätten vid säkerhetsklassificering av handlingar i statsrådet i enlighet med vad som föreskrivs i den statsrådsförordning som avses i 4 mom. Statsrådets kansli ska ha befogenheter att utfärda inte bara anvisningar utan också bindande administrativa föreskrifter i anslutning till uppgifter som gäller enhetligheten och interoperabiliteten i fråga om statsrådets interna funktioner. Respektive ministerium ska svara för anteckningarna om säkerhetsklass på de egna handlingarna. I fråga om informationsmaterial som inkommer till ministerierna och som ska registreras i statsrådets kansli ska statsrådets kansli göra en bedömning av behovet av att klassificera informationsmaterialet och ministeriet ska kontrollera att handlingen har klassificerats korrekt.  

I 19 § i informationshanteringslagen föreskrivs om omvandling av informationsmaterial till elektroniskt format och materialens tillgänglighet. Som ett led i sin registratorsverksamhet svarar statsrådets kansli för omvandling av material i analogt format som kommer från ställen utanför statsrådet och ministerierna till elektroniskt format och för elektronisk förvaring av materialet. Statsrådets kansli ska också ombesörja att informationsmaterialet inklusive beskrivningsuppgifter i statsrådets och ministeriernas gemensamma informationssystem är tillgängligt och kan utnyttjas i ett allmänt maskinläsbart format. Ministerierna ska ombesörja informationsmaterialens tillgänglighet och gränssnitt som hänför sig till dem när det är fråga om informationssystem som är bundna till deras ansvarsområden.  

I 21 § i informationshanteringslagen föreskrivs om definition av behovet att förvara informationsmaterial. Som ett led i statsrådets och ministeriernas gemensamma informationshantering ska statsrådets kansli definiera, om inte något annat följer av till exempel dataskyddsförordningen, förvaringstiderna för statsrådets och ministeriernas informationsmaterial och handlingar, om det inte föreskrivs om förvaringstiden i lag. Förvaringstiderna definieras i statsrådets ovannämnda gemensamma informationshanteringsmodell. På det sätt som nämns i 3 mom. föreskrivs det särskilt om ansvaren för bestämmande av förvaringstiderna, om arkivering och om arkivverkets uppgifter. Med stöd av arkivlagen är det arkivbildaren som definierar förvaringstiderna för handlingar.  

Enligt 22 § i informationshanteringslagen ska myndigheterna genomföra regelbundet återkommande och standardiserad elektronisk överföring av information mellan informationssystem via tekniska gränssnitt, om den mottagande myndigheten enligt lag har rätt till informationen. I 23 § föreskrivs om öppnande av elektronisk förbindelse till en myndighet och i 24 § om överföring av informationsmaterial via tekniska gränssnitt till andra än myndigheter. När det gäller dessa myndighetsskyldigheter ombesörjer statsrådets kansli statsrådets och ministeriernas gemensamma system och de gränssnitt som hänför sig till dem. Ministerierna ombesörjer sina informationssystem som är bundna till ansvarsområdet och deras informationsinnehåll. När det gäller statsrådets och ministeriernas gemensamma system måste man beakta att till exempel i situationer där utlämnandet av information från ministeriet gäller information som finns i gemensamma informationssystem har ministerierna i offentlighetslagen föreskrivet ansvar för vilken information som utlämnas.  

I 25 § i informationshanteringslagen föreskrivs om skyldighet för en informationshanteringsenhet att upprätthålla ett ärenderegister och i 26 § i den lagen om uppgifter som ska registreras i ärenderegister. Statsrådets kansli ombesörjer statsrådets och ministeriernas ärende- och dokumenthantering, inklusive registratorsverksamhet, gemensamma ärenderegister samt arkivbildning. Statsrådets kansli upprätthåller i egenskap av informationsförvaltningsenhet för statsrådet och ministerierna det i paragrafen avsedda ärenderegistret i anslutning till ärende- och dokumenthanteringen. Ministerierna svarar dock för upprätthållandet av eventuella egna separata register.  

I 27 § i informationshanteringslagen finns bestämmelser om hantering av informationsmaterial i samband med tjänsteproduktion. Ministerierna ska i egenskap av informationshanteringsenheter ordna hanteringen av informationsmaterial som uppkommer i andra sammanhang än ärendebehandling så att handlingar som har samband med informationsmaterialet kan sökas med hjälp av en kod som anger informationsmängden. Statsrådets kansli ska svara för att ärende- och dokumenthanteringen för statsrådets och ministeriernas del är genomförd på det sätt som föreskrivs i paragrafen när gemensamma informationssystem används för den verksamhet som avses i paragrafen.  

I 28 § i informationshanteringslagen föreskrivs om skyldighet för en informationshanteringsenhet att för genomförande av offentlighetsprincipen upprätthålla en beskrivning av de informationslager och ärenderegister som den förvaltar samt om de uppgifter som ska framgå av beskrivningen. Informationshanteringsenheten ska offentliggöra en sådan beskrivning till den del uppgifterna i beskrivningen inte är sekretessbelagda. Statsrådets kansli ska svara för upprätthållandet av beskrivningen i fråga om statsrådets och ministeriernas gemensamma verksamhet, arkivbildning samt informations- och kommunikationsteknik och gemensamma informationssystem, såsom VAHVA, ASKI, ARKKI, ACTA, EUTORI, statsrådets gemensamma beslutssystem PTJ och Statsrådets projektfönster, och ministerierna för motsvarande upprätthållande för egen del.  

Ikraftträdande

Lagen föreslås träda i kraft den 1 november 2020.  

Verkställighet och uppföljning

Genomförandet av den ändring som föreslås i propositionen torde förutsätta en mera detaljerad förteckning, eventuellt med enskilda informationssystem och informationslager, än vad som nämns i regeringens proposition, över vilka uppgifter och ansvar i anslutning till informationshanteringen som å ana sidan ankommer på statsrådets kansli och å andra sidan vilka uppgifter och ansvar som ankommer på ministerierna. På så vis kan man säkerställa att tolkningarna och rutinerna är enhetliga. 

I samband med verkställigheten kommer statsrådets kansli att granska huruvida den ändring som föreslås i propositionen föranleder behov av att ändra reglementet för statsrådet och statsrådets förordning om statsrådets kansli.  

10  Förhållande till grundlagen samt lagstiftningsordning

Enligt 80 § 1 mom. i grundlagen kan republikens president, statsrådet och ministerierna utfärda förordningar med stöd av ett bemyndigande i grundlagen eller i någon annan lag. Genom lag ska dock utfärdas bestämmelser om grunderna för individens rättigheter och skyldigheter samt om frågor som enligt grundlagen i övrigt hör till området för lag. 

Grundlagsutskottet har i sitt utlåtande GrUU 73/2018 rd bedömt det bemyndigande att utfärda förordning som ingår i förslaget till informationshanteringslag (RP 284/2018 rd). Enligt 4 § 2 mom. i förslaget till informationshanteringslag kan det genom förordning av statsrådet föreskrivas närmare om skötsel av uppgifter enligt informationshanteringslagen mellan statliga informationshanteringsenheter.  

Grundlagsutskottet har konstaterat att med hänsyn också till de avsevärda befogenheter informationshanteringsenheterna får i fråga om information som har kopplingar till de grundläggande fri- och rättigheterna och de konsekvenser befogenheterna medför för myndighetsorganisationen är bemyndigandet att utfärda förordning i 4 § 2 mom. problematiskt öppet och utskottet har konstaterat att bemyndigandet och den reglering det grundar sig på måste preciseras.  

I förvaltningsutskottets betänkande som gäller förslaget till informationshanteringslag (FvUB 38/2018 rd) har förvaltningsutskottet föreslagit med anledning av grundlagsutskottets utlåtande att bemyndigandet att utfärda förordning stryks. Förvaltningsutskottet har konstaterat att ändringen innebär att varje informationshanteringsenhet i princip är skyldig att fullgöra sina informationshanteringsuppgifter i enlighet med lagens bestämmelser, såvida det inte föreskrivs om uppgifterna genom annan lagstiftning. 

Enligt 68 § 3 mom. i grundlagen utfärdas bestämmelser om ministeriernas ansvarsområden och om fördelningen av ärenden mellan dem samt om andra former för organisering av statsrådet genom lag eller statsrådsförordning.  

Enligt 2 § 3 mom. i lagen om statsrådet svarar statsrådets kansli för statsrådets och ministeriernas gemensamma förvaltnings- och sakkunnigtjänster. Statsrådets kansli styr och samordnar tillvägagångssätten med avseende på de gemensamma förvaltnings- och sakkunnigtjänsterna.  

Enligt 12 § 1 mom. 9 punkten i reglementet för statsrådet hör till statsrådets kanslis ansvarsområde statsrådets och ministeriernas gemensamma dataadministration, inklusive grundläggande tjänster inom informations- och kommunikationsteknik vid utrikesförvaltningens beskickningar i utlandet, och dokumenthantering samt styrning, utvecklande och samordning av god informationshantering och interoperabilitet i anknytning till dessa och uppgifter som arkivbildare. 

På det sätt som förvaltningsutskottet har konstaterat i ovannämnda betänkande är varje informationshanteringsenhet i princip skyldig att fullgöra sina informationshanteringsuppgifter i enlighet med informationshanteringslagens bestämmelser, såvida det inte föreskrivs om uppgifterna genom annan lagstiftning. Syftet med den föreslagna ändringen av 2 § i lagen om statsrådet är att organisera informationsförvaltningsenhetens uppgifter så att statsrådets kansli svarar för statsrådets och ministeriernas gemensamma informationsförvaltning inom ramen för sitt ansvarsområde.  

Den föreslagna regleringen bedöms vara exakt och noga avgränsad samt godtagbar med avseende på systemet för de grundläggande fri- och rättigheter som helhet. På de grunder som anförts ovan kan lagförslaget behandlas i vanlig lagstiftningsordning. 

Kläm 

Kläm 

Med stöd av vad som anförts ovan föreläggs riksdagen följande lagförslag: 

Lagförslag

Lag om ändring av 2 § i lagen om statsrådet 

I enlighet med riksdagens beslut 
ändras i lagen om statsrådets (175/2003) 2 § 3 mom., sådant det lyder i lag 1137/2014, som följer: 
2 § 
Ministeriernas ansvarsområden och gemensamma uppgifter samt samarbete mellan ministerierna 
 En icke ändrad del av lagtexten har utelämnats 
Statsrådets kansli svarar för statsrådets och ministeriernas gemensamma förvaltnings- och sakkunnigtjänster. I fråga om statsrådets och ministeriernas gemensamma informationshantering är statsrådets kansli i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) avsedd informationshanteringsenhet och svarar i fråga om detta för informationshanteringen och för i 13 § 2–5 mom., 14–18 § och 5 kap. i den lagen föreskrivna myndighetsuppgifter.Statsrådets kansli styr och samordnar tillvägagångssätten med avseende på de gemensamma förvaltnings- och sakkunnigtjänsterna samt informationshanteringen. 
 Paragraf eller bestämmelse om ikraftträdande börjar 
Denna lag träder i kraft den 20 . 
 Slut på lagförslaget 
Helsingfors den 17 september 2020 
StatsministerSannaMarin
RegeringssekreterareHeidiAlajoki