Begäran om omprövning och ändringssökande

Syftet med propositionen är att skapa klarhet i de bestämmelser i lagen om hemkommun (201/1994) och i lagen om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster (661/2009, befolkningsdatalagen) som gäller begäran om omprövning, ändringssökande och rättelse av uppgifter som registrerats i befolkningsdatasystemet. Ändringarna syftar till bättre rättssäkerhet för de registrerade. För den registeransvarige blir det klarare i vilka fall det ska fattas ett förvaltningsbeslut med bifogad anvisning om hur man begär omprövning, när det är fråga om en ny anteckning som ska göras på grund av ändrade förhållanden och när det gäller rättelse av en felaktig uppgift.  

Utskottet påpekar att de ändringar som föreslogs i regeringens proposition till riksdagen med förslag till granskning av bestämmelserna om sökande av ändring i vissa förvaltningsärenden (RP 230/2014 rd) trädde i kraft vid ingången av 2016. Sedan dess har begäran om omprövning använts som första överklagandefas i större utsträckning än tidigare. Omprövningsförfarandet lämpar sig enligt den ovannämnda propositionen väl för ärendegrupper där man rutinmässigt avgör en stor mängd likartade ärenden och där motiveringen till besluten kan vara knapphändig. Omprövningsförfarandet lämpar sig väl också för ärenden där det i besvärsskedet ofta framställs tillläggsutredning som påverkar saken samt för rättsligt enkla ärenden och ärenden i fråga om vilka det redan finns etablerad rättspraxis. Lagutskottet betonar i sitt betänkande (LaUB 26/2014 rd) bland annat att systemet för att söka ändring i förvaltningsärenden borde vara så klart och konsekvent som möjligt.  

Ett omprövningsförfarande enligt förvaltningslagen (434/2003) föreslås bli tillämpat vid förvaltningsbeslut enligt lagen om hemkommun och befolkningsdatalagen. Ambitionen är samtidigt att garantera effektiva metoder för att korrigera fel i befolkningsdatasystemet. Utskottet ställer sig bakom det här målet. 

Utskottet påpekar att registerförvaltningsmyndigheterna fattar mängder av förvaltningsbeslut där förvaltningsrättspraxis är etablerad. Enligt utredning fattas förvaltningsbeslut rutinmässigt och i stora mängder till exempel om utlämnande av uppgifter om befolkningsdata, spärrmarkeringar och prövning som gäller hemkommun. Omprövningsförfarandet lämpar sig enligt utskottets uppfattning väl för förvaltningsbeslut som fattas med stöd av befolkningsdatalagen och lagen om hemkommun. Utskottet tillstyrker de föreslagna ändringarna.  

Bestämmelser om den registeransvariges rätt att få uppgifter

I 23 § i befolkningsdatalagen föreskrivs det om de uppgifter den registeransvarige trots sekretessbestämmelserna har rätt att få av andra myndigheter. Bestämmelsen anger i detalj vilka myndigheter det gäller och vilken information de är skyldiga att lämna ut. Det föreslås att bestämmelsen ändras så att den registeransvarige har rätt att av de myndigheter som räknas upp i paragrafen få de uppgifter den med stöd av 13—17 § i befolkningsdatalagen har rätt att registrera i befolkningsdatasystemet. Uppgifterna ska gå att få endast när de är behövliga och gäller dessa andra myndigheters verksamhetsområde. En ytterligare förutsättning för att få uppgifterna är att uppgifterna som finns hos en annan myndighet behövs för att kontrollera att uppgifterna i befolkningsdatasystemet är riktiga, uppdatera dem eller på annat sätt behandla dem. En uppdatering av rätten att få uppgifter möjliggör en effektivare användning av registren mellan myndigheterna för kontroll av uppgifter och samordnar de olika myndigheternas register. Tack vare de nya bestämmelserna kommer det mer flexibelt att gå att bygga upp automatiska system för kontroll av information i myndigheternas olika register. 

Utskottet framhåller att med tanke på samhällets informationsförsörjning är befolkningsdatasystemet kanske det viktigaste av de basregister som den offentliga förvaltningen förvaltar. Systemet ligger till grund för kundhanteringen och avgörandena både i offentliga sektorn och även hos företagen i privata sektorn och hos organisationerna. Säkerställandet av att befolkningsdatasystemet är användbart och tillförlitligt kräver ett ännu effektivare utbyte av uppgifter mellan olika myndigheters register. Personuppgiftslagens (523/1999) bestämmelser om planering av behandling av personuppgifter (6 §), ändamålsbundenhet (7 §) och principer som gäller uppgifternas art (9 §) ska beaktas också när uppgifternas behövlighet, riktighet och tillförlitlighet säkerställs i befolkningsdatasystemet. Även de här bestämmelserna kan anses kräva effektiva garantier för att uppgifterna är enhetliga i olika myndigheters register. Utskottet ser det också av denna orsak som viktigt att rätten till information från andra myndigheters register främjas. Den föreslagna ändringen innebär inte att den aktör som lämnar ut uppgifter får utökade skyldigheter att registrera uppgifter i sina egna register. När bestämmelsen ändras enligt förslaget kan det anses leda till minskning av den administrativa bördan och mindre myndighetsarbete.  

I 13—17 § i befolkningsdatalagen anges noggrant avgränsat och detaljerat de uppgifter som får registreras i befolkningsdatasystemet. Enligt den bestämmelse som nu föreslås är det en förutsättning för att få uppgifter av en annan myndighet att uppgifterna är sådana som får registreras med stöd av befolkningsdatalagen och att de gäller verksamhetsområdet för den myndighet som lämnar ut uppgifterna. Utskottet påpekar att det inte föreslås ändringar i befolkningsdatasystemet i fråga om användningsändamål, datainnehåll eller förvaringstid för registrerade uppgifter. Rätten att få uppgifter utvidgas således inte jämfört med i nuläget, och den gäller inte uppgifter som det inte finns detaljerade lagbestämmelser om. Utskottet tillstyrker de föreslagna ändringarna också till denna del. 

Antecknande av personer som är på okänd ort i befolkningsdatasystemet

I lagen om hemkommun föreskrivs det om förutsättningarna för att få en hemkommun samt om antecknande av hemkommun, bostad och folkbokföringskommun i befolkningsdatasystemet. Lagen om hemkommun innehåller inga uttryckliga bestämmelser om att en anteckning om hemkommun ska strykas eller göras när man inte får uppgifter om huruvida en person vistas i Finland eller i den hemkommun som antecknats. Det här gäller fall där personen själv inte gjort en lagstadgad flyttningsanmälan eller anmälan om flyttning till utlandet. I de här situationerna kan det i befolkningsdatasystemet registreras information om att personen befinner sig på okänd ort, men detta påverkar inte anteckningen om hemkommun ens på längre sikt.  

I lagen om hemkommun föreslås en bestämmelse enligt vilken det först kan antecknas i befolkningsdatasystemet att en person är på okänd ort och sedan att han eller hon saknar hemkommun. Bestämmelsen förbättrar enligt utredning riktigheten i befolkningsdatasystemets uppgifter speciellt vad gäller personer som flyttat utomlands. I sådana fall förbättras den statistiska riktigheten och kommunernas skyldigheter gentemot de berörda personerna minskar när anteckningen om hemkommun får strykas.  

Befolkningsdatalagens förfarandebestämmelser

Det föreslås att befolkningsdatalagens bestämmelser om behandling av spärrmarkerade uppgifter ändras så att den tillämpningspraxis som i nuläget speciellt består av bestämmelser i befolkningsdatalagen, personuppgiftslagen, förvaltningslagen och offentlighetslagen för tydlighetens skull anges i befolkningsdatalagen. Bestämmelserna behöver enligt utredning preciseras framför allt när det gäller utredning av grunden för en spärrmarkering och hörande av den berörda. Därför föreslås befolkningsdatalagen bli kompletterad med tydliggörande bestämmelser om förfarandet för att lämna ut spärrmarkerade uppgifter. Syftet är att tillgodose rättigheterna för den som begärt spärrmarkering. Utskottet anser att de föreslagna ändringarna är motiverade och förordar att de genomförs på det föreslagna sättet.  

Telefontjänsten för flyttningsanmälan

Flyttningsanmälan kan enligt lagen om hemkommun göras skriftligen, per telefon, med hjälp av elektronisk kommunikation eller muntligen i samband med kundbesök. Antalet flyttningsanmälningar via telefontjänsten har minskat, visar en utredning som utskottet tagit del av. År 2009 gjordes 18,7 procent av alla anmälningar via telefontjänsten. År 2015 gjordes så lite som sex procent av alla anmälningar (42 146 stycken) via telefontjänsten. Den elektroniska nättjänsten är den metod som används mest vid anmälan om flyttning, och med hjälp av den gjordes 480 254 anmälningar 2015.  

Enligt förslaget ska den registeransvariges skyldighet att tillhandahålla telefontjänst för flyttningsanmälan avskaffas. Förslaget motiveras med att antalet anmälningar per telefon minskat, att de digitala tjänsterna blivit bättre och att flyttningsanmälan fortfarande kommer att kunna göras genom fysiskt besök. Utskottet tillstyrker den föreslagna ändringen och noterar att den kommer att leda till att allt fler flyttningsanmälningar görs elektroniskt. Utskottet påpekar ändå att alla som gör flyttningsanmälan inte har möjlighet eller kunskaper att använda e-tjänster. Således är det viktigt att på tillbörligt sätt tillhandahålla tjänster också för de här kunderna.  

Sammantaget anser förvaltningsutskottet att propositionen behövs och fyller sitt syfte. Utskottet tillstyrker lagförslagen, men med följande synpunkter och ändringsförslag.