​​Puhelinvaihde

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Eduskunnan kanslian puhelinvaihde välittää puhelinvaihteeseen soitettuja puheluita kansanedustajille ja heidän avustajilleen sekä eduskunnan yhteydessä toimivien virastojen palvelussuhteessa oleville.

Puheluiden käsittely puhelinvaihteessa

Vaihteeseen saapuvien puheluiden osalta tallentuu järjestelmään soittoaika, soittajan numero, numero, johon puhelu välitetään sekä puhelun kesto. Soittopyyntöjen osalta puhelinvaihde käsittelee tietoja vain sen aikaa, kun soittopyyntöä koskevan asian selvittäminen vaatii. 

Vaihteesta välitetyt puhelut käsitellään vastaanottavan henkilöstön työpuhelimissa, ja puhelutiedot tallentuvat palveluntarjoaja Elisa Oyj:n järjestelmään. Järjestelmä tallentaa teknisiä lokitietoja, kuten puhelun keston, ajankohdan ja numerotiedot (jos soittaja sallinut ja puhelinoperaattori sen välittää), jotka ovat tarpeen viestinnän toteuttamiseksi. Tietojen käsittely perustuu järjestelmän tarjoamaan palveluun ja sen teknisiin vaatimuksiin. Sähköisen viestinnän palveluista annetussa laissa (917/2014) säädetään muun muassa palveluntarjoajan velvollisuuksista.

Puhelinvaihteen puheluja ei nauhoiteta.

Käsittelyn oikeusperuste
  • yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta (eduskunnan työjärjestys (40/2000) 74 §, tietosuojalaki (1050/2018) 4 §:n 2 kohta), tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta​)

2. Käsiteltävät henkilötiedot ja mistä henkilötiedot saadaan

Vaihteeseen saapuvista puheluista tallennetaan soittoaika, soittajan numero (jos soittaja sallinut ja puhelinoperaattori sen välittää), numero, johon puhelu välitetään sekä puhelun kesto.

Eduskunnan henkilöstöstä järjestelmään tallennetaan titteli, huone, osasto, toimipiste sekä kontaktikanavat. 

Tiedot poistetaan, kun henkilö ei toimi tehtävässään eduskunnassa. Tiedot saadaan henkilöstöhallinnosta.  

3. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Eduskunnan kanslian nimetyt virkamiehet hoitava puhelinvaihdetta ja käsittelevät puhelinvaihteeseen tulevia tietoja puheluista. Joissain tilanteissa puhelinvaihdetta (esim. ruuhkatilanne) hoidetaan eduskunnan kanslian sopimuskumppani Elisa puhelinvaihdepalvelussa.

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti​. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.

 4. Tietojen siirto kolmansiin maihin

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle, paitsi jos puhelinvaihteessa oleva puhelu välitetään matkapuhelinliittymään, joka puhelua välitettäessä käyttää EU/ETA-maan ulkopuolista operaattoria puhepalvelujen välittämiseen (käsittelyperusteena tietosuoja-asetuksen 49 artikla, erityistilanteita koskevat poikkeukset).​

5. Henkilötietojen säilyttämisaika

Vaihteen puhelinjärjestelmän kontaktihistoriassa tiedot säilyvät kaksi vuotta, jonka jälkeen ne poistuvat automaattisesti.

Henkilöstön osalta tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on talossa. Henkilön lähdettyä tiedot poistetaan viipymättä.

6. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista​​

8. Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Eduskunnan kanslia

Eduskunnan IT-palvelut
Mannerheimintie 30, 00102 EDUSKUNTA
Puh. +358 9 4321  (vaihde)
Sähköposti: it-palvelut@eduskunta.fi

Tietosuojavastaava
Mannerheimintie 30, 00102 EDUSKUNTA
Puh. +358 9 4321  (vaihde)
Sähköposti: tietosuojavastaava@eduskunta.fi

Eduskunnan turvaviesti​ on turvallinen tapa toimittaa arkaluonteisia ja salassa pidettäviä tietoja eduskunnan kansliaan. Lue ennen palvelun käyttämistä ohje turvaviestin lähettämiseen​.