2.1
Tillämplig lagstiftning
I 2 § i lagen om Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (304/2019) föreskrivs det att verksamhetsområdet för Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata är hela landet, om inte något annat föreskrivs särskilt, och att bestämmelser om myndighetens verksamhetsställen utfärdas genom förordning av statsrådet.
I 7 § i statsrådets förordning om Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (53/2020) föreskrivs det att Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har verksamhetsställen på 36 olika orter (Björneborg, Borgå, Brahestad, Esbo, Helsingfors, Hyvinge, Idensalmi, Jakobstad, Joensuu, Jyväskylä, Kajana, Karleby, Kemi, Kemijärvi, Kittilä, Kotka, Kouvola, Kuopio, Lahtis, Mänttä-Vilppula, Nyslott, Pargas, Raseborg, Raumo, Rovaniemi, Salo, Seinäjoki, S:t Michel, Tammerfors, Tavastehus, Uleåborg, Varkaus, Vasa, Villmanstrand, Ylivieska och Åbo).
I Finansministeriets rekommendation om principer för ordnandet av statsförvaltningens funktioner (s. 20), som gavs den 1.12.2021, konstateras det att ”Flexibilitet i nätverket av verksamhetsställen och besvarande av serviceprincipen talar för att den geografiska placeringen av statens enheter och funktioner inte uttryckligen ska föreskrivas i lag som berör myndigheten eller i förordning av statsrådet”. I synnerhet försvårar regleringen av servicepunkter som erbjuder fysisk kundservice samarbetsarrangemangen i den offentliga förvaltningen och kan försämra såväl produktiviteten som servicenivån.
Avsikten med 119 § 2 mom i grundlagen har inte varit att besluten om statsförvaltningens enheter enbart ska fattas genom lag eller förordning. Ett placeringsbeslut är ett ärende som man kan fatta beslut om genom förvaltningsbeslut, om ett sådant beslut lämpar sig med tanke på ärendets art. (GrUU 42/2006 rd, s.3 och GrUU 6/2002 rd, s.2).
Enligt lagen om behörighet vid placering av statliga enheter och funktioner (362/2002) och den sedan 1 januari 2022 ersättande lagen om grunderna för tillgången till statliga tjänster och placeringen av funktioner (728/2021) fattar det berörda ministeriet beslut om placering av en statlig myndighet, om inte något annat föreskrivs någon annanstans i lag. Beslut som gäller placeringen av en myndighet kan enligt den ovannämnda lagstiftningen överlåtas till ministerierna. Vid bedömningen bör man överväga om det är ändamålsenligt att överlåta fastställandet av placeringen av alla eller någon av myndighetens enheter till myndighetens arbetsordning. Detta förutsätter dock reglering av bemyndigandet i lagen som gäller myndigheten.
Enligt 2 § i lagen om grunderna för tillgången till statliga tjänster och placeringen av funktioner ska tillgången till statliga tjänster ordnas samt enheter och funktioner placeras så att i hela landet statens uppgifter sköts på ett resultatrikt sätt och att tillgången till tjänster genom användning av olika former av ärendehantering svarar mot olika kundgruppers servicebehov på ett sätt som tillgodoser de grundläggande fri- och rättigheterna. Beslut och planer som gäller tillgången till statliga tjänster och placeringen av enheter och funktioner ska dessutom främja livskraften, säkerheten och statens konkurrenskraft som arbetsgivare i olika delar av landet. Detta förutsätter att tjänsterna ordnas som digitala tjänster, tjänster för besöksärenden och telefontjänster så att de är tillgängliga för olika kundgrupper på ett ändamålsenligt och resultatrikt sätt.
Innan ett beslut om placering av statliga enheter och funktioner och om tillgången till kundtjänster fattas, ska man bedöma hur de främjar uppnåendet av målen i lagen om grunderna för tillgången till statliga tjänster och placeringen av funktioner eller den i lagen föreskrivna riksomfattande planen. De beslut som gäller tillgången till tjänster och placeringen av enheter och funktioner ska fattas så att likabehandling, språkliga rättigheter och andra grundläggande fri- och rättigheter tillgodoses. Författningen kompletterar förvaltningslagen, enligt vilken det hör till god förvaltning och den serviceprincip som hör samman med god förvaltning att den som uträttar ärenden inom förvaltningen får tjänster inom förvaltningen på behörigt sätt och att myndigheten kan utföra sina uppgifter på ett resultatrikt sätt.
Enligt 3 § i lagen om grunderna för tillgången till statliga tjänster och placeringen av funktioner ska statsrådet för sin mandatperiod utarbeta en plan för tryggandet av tillgången till tjänster och placering av enheter och funktioner. Till stöd för samordningen av planering och uppföljning tillsätter finansministeriet enligt 4 § i lagen ett organ där ministerierna, Folkpensionsanstalten och Finlands Kommunförbund är företrädda samt vissa statliga myndigheter och statliga affärsverk som har ett brett nätverk av verksamhetsställen eller som i stor utsträckning sköter kundtjänstuppgifter.
Enligt 5 § i lagen om grunderna för tillgången till statliga tjänster och placeringen av funktioner beslutar det ministerium om placeringen av statliga enheter och funktioner till vars ansvarsområde myndigheten huvudsakligen hör, om inte något annat föreskrivs någon annanstans i lag. Det behöriga ministeriet kan dock trots vad som föreskrivs någon annanstans i lag förbehålla sig den beslutanderätt som en myndighet inom ministeriets ansvarsområde har i ärenden som gäller placeringen av enheter och funktioner samt omfattningen på servicen, öppettiderna och tillgången till andra tjänster vid enheterna, om ministeriet anser att beslutet väsentligt påverkar uppnåendet av målen enligt 2 §.
I lagens förarbeten (RP 62/2021 rd) har det förtydligats att ”tjänster som tillhandahålls vid en enhet” i paragrafen avser tjänster för besöksärenden som tillhandahålls för förvaltningens kunder på en fysisk placeringsort samt t.ex. hjälp med att använda digitala tjänster vid en enhet på ort och ställe. Behörigheten att förbehålla sig beslutanderätten gäller emellertid enligt ordalydelsen inte underlydande ämbetsverks beslut i fråga om ordnande av digitala tjänster. Behörigheten att förbehålla sig beslutanderätten kan i praktiken användas t.ex. i fråga om beslut som gäller placeringsorter för nya enheter och funktioner eller om indragning av enheter och funktioner, men också t.ex. beslut som gäller en betydande nedskärning eller utvidgning av verksamheten, placering av serviceutbudet, serviceutbudets omfattning eller öppettiderna för tjänsterna. Behörigheten att förbehålla sig beslutanderätten gäller situationer där beslutanderätten genom lag eller förordning har delegerats för att avgöras av myndigheten. Den gäller däremot inte sådana situationer där placeringen bestäms genom lag eller förordning.
Enligt motiveringen till paragrafen har målet varit att precisera ministeriets behörighet så att den utöver placeringsorterna för enheterna inom den underlydande förvaltningen också omfattar tillgången till tjänsterna som ordnas vid enheterna. Detta stöder riktlinjen för strategin för reformeringen av regionaliseringen enligt vilken statens närvaro i regionerna ska grunda sig på servicebehovet och ordnandet av myndighetsuppgifter på ett resultatrikt sätt. Paragrafen förtydligar ministeriernas möjligheter att för den underlydande förvaltningens del säkerställa att de lagstadgade målen, som eventuellt preciseras i den riksomfattande planen, fullföljs. Detta behövs för att stärka samordningen och verkningsfullheten och är rentav nödvändigt för att styra mer omfattande beslut som gäller lösningar för servicenätverk.
Enligt motiveringen till paragrafen förutsätter förbehållande av beslutanderätten dock en objektiv bedömning av ärendets betydelse. Placeringen av enheter och funktioner samt beslutsfattande i fråga om tillgången till tjänster är i regel ärenden som hänför sig till ledningen av myndigheten. Rätten till förbehållande av beslutanderätten är ett undantag som ska användas närmast i situationer där det finns en uppenbar risk för att myndigheten i sin verksamhet inte genomför den plan som statsrådet beslutat om eller de förvaltningsområdesspecifika riktlinjer som preciserar planen eller t.ex. beslut av laglighetsövervakarna.
Den gällande lagstiftningen försvårar möjligheterna för Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata att ordna sin verksamhet så att den motsvarar målen som anges i 2 § i lagen om grunderna för tillgången till statliga tjänster och placeringen av funktioner.
Lagen om grunderna för tillgången till statliga tjänster och placeringen av funktioner innehåller också allmänna regler om öppettider. Bestämmelserna ger statliga myndigheter en omfattande möjlighet att själva fastställa sina öppettider beroende på servicebehovet. I statsrådets förordning om statliga myndigheters minimiöppethållning (1203/2022), som trädde i kraft den 1 januari 2023, föreskrivs det preciserande om öppettider.
Enligt 2 § i förordningen ska ett kundtjänstställe som utgör föreskrivet, i arbetsordningen fastställt eller på annat sätt bestämt huvudsakligt verksamhetsställe för en myndighet vara öppet i minst 6 timmar under myndighetens öppethållningsdagar. Om det inte finns några bestämmelser, föreskrifter eller beslut om myndighetens huvudsakliga verksamhetsställe, ska minst ett av kundtjänstställena på motsvarande sätt vara öppet i minst 6 timmar under öppethållningsdagarna. Enligt 3 § i förordningen ska andra än i 2 § avsedda kundtjänstställen vara öppna i minst 3 timmar under öppethållningsdagarna, om det på kundtjänststället i betydande utsträckning görs kundbesök i förvaltningsärenden och antalet kundbesök vid kundtjänststället är minst hälften av antalet kundbesök vid det kundtjänstställe som avses i 2 § eller, i det fall det finns flera huvudsakliga verksamhetsställen, hälften av antalet kundbesök vid det kundtjänstställe som har det största antalet kundbesök. Myndigheten kan besluta om öppettiderna för andra än de nämnda kundtjänstställena i enlighet med lagen om grunderna för tillgången till statliga tjänster och placeringen av funktioner.
2.2
2.2. Utvecklingen av kundbesök vid kundtjänststället
Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas huvudsakliga servicekanaler är numera digitala e-tjänster, telefontjänst och e-post. Under 2023 sköttes cirka 1 150 000 ärenden som självbetjäning via nätet, 395 000 per telefon och 178 000 per e-post. Samtidigt var antalet kundbesök med tidsbeställning 88 000 och antalet utan tidsbeställning 73 000, det vill säga sammanlagt 161 000 kundbesök. Dessutom var antalet ärenden i andra kanaler, bland annat i chatten, 11 000. År 2023 var således sammanlagt endast 8 % av alla ärenden som uträttades kundbesök. År 2023 var antalet kundbesök dessutom exceptionellt högt på grund av att pandemin och begränsningarna i samband med den har mattats av. Kundbesöken växte också exceptionellt från året innan på grund av den stora mängden inflyttade utlänningar, särskilt ukrainare som flyr undan kriget. Det har dock skett en betydande minskning i kundbesök och enligt prognoserna minskar de ytterligare bland annat då Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata bygger nya webbtjänster och deras användning ökar.
Tjänster som kräver att man uträttar ärendet på plats vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata är numera endast vigsel, registrering av utlänningar och vissa notarietjänster. Nu finns det för många verksamhetsställen i förhållande till behovet av att uträtta ärenden och många verksamhetsställen har en svag nyttjandegrad. En del verksamhetsställen har mycket begränsade öppettider. I nuläget är det svårt att dimensionera resurserna till kundtjänsten på ett ändamålsenligt och resultatrikt sätt. Mindre verksamhetsställen kan inte nödvändigtvis heller betjäna kunder till exempel om personalen insjuknar.
Idag är det även möjligt att ordna fysisk kundservice på andra sätt än med hjälp av fasta servicepunkter. Tjänster tillhandahålls redan nu med hjälp av temporära så kallade pop up-servicepunkter, beställningstjänster så som vigsel på kundens festplats eller med hjälp av flera olika myndigheters gemensamma servicepunkter. Enligt planen om tillgången till statliga tjänster och placeringen av funktioner (2024–2027) och lokalstrategin är avsikten att i allt större utsträckning övergå till gemensamma servicepunkter. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata deltar i projektet Reformering av statens service- och lokalnät på 2020–talet, som förverkligar ovannämnda mål. Bestämmelserna gällande Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas verksamhetsställen, som utgår från fasta verksamhetsställen, motsvarar dåligt denna utveckling.
Sammanfattningsvis kan det konstateras att nuläget för placeringen av servicepunkter som fastställs i förordningen om Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata inte motsvarar den nuvarande lagstiftningens huvudprinciper som betonar flexibilitet i nätverket av verksamhetsställen och förverkligande av serviceprincipen. Vidare är det med tanke på den ändamålsenliga utvecklingen av verksamheten och med beaktande av framtida behov ändamålsenligt att man kan besluta om verksamhetsställen i arbetsordningen inom de ramar som den ovan beskrivna lagstiftningen anger, och vid behov genom beslut av det behöriga ministeriet vid uppfyllande av förutsättningarna för förbehållande av behörighet.