1.2.1  1.2.1 Befolkningsregistercentralens uppgifter och verksamhet

Befolkningsregistercentralen upprätthåller och utvecklar befolkningsdatasystemet samt tillhandahåller på befolkningsdatasystemet baserade informationstjänster för myndigheter och företag. Befolkningsregistercentralen är personuppgiftsansvarig för befolkningsdatasystemet tillsammans med magistraterna. Befolkningsregistercentralen svarar också för produktionen av certifierad elektronisk kommunikation i Finland. Dessutom sköter Befolkningsregistercentralen uppgifter i samband med val; den upprättar bl.a. ett rösträttsregister och ett kandidatregister, skickar ut meddelanden om rösträtt och producerar söktjänsten för röstningsställen. 

Befolkningsregistercentralen främjar genom sin verksamhet skyddet för privatlivet och personuppgifterna, informationssäkerheten samt utvecklingen och iakttagandet av god databehandlings- och informationshanteringssed. Vidare ska Befolkningsregistercentralen främja elektronisk kommunikation i samband med offentliga tjänster. För att nämna ett exempel producerar och utvecklar Befolkningsregistercentralen Suomi.fi-tjänster för medborgare, den offentliga förvaltningen och företag. Den nationella servicearkitektur som tjänsterna bildar förbättrar de offentliga tjänsternas tillgänglighet, kvalitet, informationssäkerhet, interoperabilitet och styrning. Utöver Suomi.fi-tjänsterna överfördes på Befolkningsregistercentralen den 1 januari 2018 ansvaret för nya uppgifter med anknytning till att stödja och främja digitaliseringen i samhället. Till de funktioner som överfördes hör t.ex. VAHTI-verksamheten (ledningsgruppen för digital säkerhet inom den offentliga förvaltningen och anknytande verksamhet), som hade sorterat under finansministeriet, samt stödet för utvecklandet av informationssäkerheten inom förvaltningen. Vidare övergick ansvaret för Medborgarrådgivningen till Befolkningsregistercentralen.  

Utöver det huvudsakliga verksamhetsstället i Helsingfors har Befolkningsregistercentralen verksamhetsställen i Karleby och Kouvola.  

Befolkningsregistercentralen utövar offentlig makt i uppgifterna som registermyndighet och i uppgifter som gäller digitalisering och elektronisk kommunikation. Dessa uppgifter står för ca 85 procent av alla uppgifter. Övriga uppgifter anknyter i huvudsak till produktionen av interna stödtjänster. 

Med stöd av lagen om grunderna för avgifter till staten (150/1992) beslutar finansministeriet genom förordning om när Befolkningsregistercentralens offentligrättsliga prestationer ska vara avgiftsbelagda, om grunderna för avgifterna samt om de avgifter som tas ut. Befolkningsregistercentralen beslutar om priserna för prestationer som prissätts enligt företagsekonomiska grunder. Befolkningsregistercentralens intäkter av den avgiftsbelagda verksamheten och övriga intäkter var 19,5 miljoner euro år 2017. Räkenskapsåret 2017 var kostnaderna för verksamheten 44,1 miljoner euro, vilket var ca 18,7 miljoner euro mer än det föregående året. Största delen av kostnaderna för Befolkningsregistercentralens verksamhet består av köp av tjänster (ca 30 miljoner euro) och personalkostnader. En stor del av kostnaderna utgörs av köp av tjänster avseende drift av datasystem och sakkunnigtjänster som hänför sig till datasystem. När det gäller material och förnödenheter är den största kostnadsposten köp av tomma kort och chipp för identitets- och organisationskort samt köp av tjänster för specificering av dem. Av intäkterna härrörde 0,9 miljoner euro (5 procent) från prestationer som gällde offentligrättsliga informationstjänster, 10,8 miljoner euro (55 procent) från sådana informationstjänstprestationer som prissätts enligt företagsekonomiska grunder, 6,3 miljoner euro (33 procent) från offentligrättsliga certifikatprestationer och 1,4 miljoner euro (7 procent) från sådana certifikatprestationer som prissätts enligt företagsekonomiska grunder. 

År 2017 var Befolkningsregistercentralens balansomslutning ca 35,9 miljoner euro, av vilket anläggningstillgångarnas värde var ca 32,8 miljoner euro.  

Till skillnad från magistraterna och regionförvaltningsverken är Befolkningsregistercentralen en centralförvaltningsmyndighet som har nationell behörighet och vars uppgifter till övervägande del hör till finansministeriets ansvarsområde. Befolkningsregistercentralen har emellertid också vissa uppgifter inom justitieministeriets ansvarsområde (t.ex. uppgifterna i samband med val), inrikesministeriets ansvarsområde (uppgifter som hänför sig till identitetskort och pass) och social- och hälsovårdsministeriets ansvarsområde (uppgifter som hänför sig till certifikat för social- och hälsovårdsområdet).  

Utgående från uppgifterna i befolkningsdatasystemet producerar Befolkningsregistercentralen tjänster för medborgare, den offentliga förvaltningen, företag och sammanslutningar. Befolkningsregistercentralens uppgifter kan skötas centraliserat, de förutsätter inte närvaro i regionerna. Till Befolkningsregistercentralens uppgifter hänför sig inte heller sådan ändamålsenlighetsprövning som förutsätter att regionala intressen beaktas eller främjas. 

Befolkningsregistercentralen är ett resultatstyrt ämbetsverk där resultatstyrning tillämpas. En överdirektör leder Befolkningsregistercentralens verksamhet, biträdd av enhetsdirektörer och en ledningsgrupp. Enheter sköter de uppgifter som hör till Befolkningsregistercentralen. Verksamheten är organiserad i fem enheter. 

Befolkningsregistercentralens årsverkesram var 152,5 årsverken år 2017. Personalen är anställd i tjänsteförhållande. Enligt 2017 års uppgifter var omkring 55 procent av de anställda vid Befolkningsregistercentralen kvinnor. Av personalen har 9 procent utbildning på lägsta högskolenivå, 30 procent har lägre högskoleexamen och 43 procent har högre högskoleexamen. Omkring 13 procent har operativa uppgifter, 83 procent har sakkunniguppgifter och 4 procent har ledningsuppgifter. Den potentiella pensionsavgången (personer som fyller 64 år) uppgår till sammanlagt 32 personer åren 2018–2022.  

1.2.2  1.2.2 Magistraternas uppgifter och verksamhet

Magistraterna är allmänna lokalförvaltningsmyndigheter som lyder under regionförvaltningsverken. De svarar för befolkningsdata inom sina verksamhetsområden och sköter andra folkbokföringsuppgifter som hör till dem. De fungerar som förmyndarmyndighet och sköter andra allmänna förvaltningsuppgifter och serviceuppgifter samt har hand om den riksomfattande konsumentrådgivningen. Vid magistraterna finns notarius publicus, och magistraterna sköter också civila vigslar, bestyrker köp och har hand om uppgifter som anknyter till val och folkomröstningar. Andra uppgifter som åligger magistraten är bl.a. namnändringsärenden, prövning av hinder mot äktenskap och fastställelse av delägarförteckningen i bouppteckningar. I överensstämmelse med vad som beskrivs ovan föreskrivs det inte samlat om magistratens uppgifter, utan respektive uppgift som magistraten sköter framgår i regel av substanslagstiftningen. Magistraterna producerar tjänster för enskilda, företag, föreningar och andra sammanslutningar, religionssamfund och andra myndigheter. 

Magistraterna är förmyndarmyndigheter som avses i lagen om förmyndarverksamhet (442/1999). Förmyndarmyndigheten ska utifrån anmälningar som den tar emot utreda behovet av intressebevakning och vid behov ge in ansökan till tingsrätten om att förordna en intressebevakare. Förmyndarmyndigheten övervakar intressebevakarens verksamhet. Förmyndarmyndigheten fastställer dessutom på ansökan av en fullmäktig en intressebevakningsfullmakt som fullmaktsgivaren har gett. Förmyndarmyndigheternas övervakningsuppgifter är mindre omfattande i samband med intressebevakningsfullmakter än i samband med intressebevakning. I någon mån har uppgifterna inom förmyndarverksamheten koncentrerats internt vid magistraterna på så sätt att de inte behandlas av alla enheter. Finansministeriet svarar för den administrativa ledningen och utvecklandet av förmyndarmyndigheterna, enligt en lagändring som gjordes 2007 (1013/2007). Justitieministeriet svarar emellertid för innehållet i och utvecklandet av förmyndarverksamheten samt för beredningen av förmynderskapslagstiftningen. Magistraterna för också det riksomfattande registret över förmynderskapsärenden och ger utdrag ur det.  

Konsumentrådgivningen har en annan ställning än magistraternas övriga uppgifter. Konsumentrådgivningen är en rättsskyddstjänst som genomförs som en riksomfattande tjänst. Den tillhandahålls vid alla de nio magistraterna, i huvudsak via telefon och till en del via elektroniska servicekanaler. Magistraterna i Nyland och Inre Finland sköter dessutom som specialiseringsuppgift sådana konsumentrådgivningsfall som kommer via det europeiska konsumentcentrumet (ECC). Konsumentrådgivningen hör till arbets- och näringsministeriets förvaltningsområde och den allmänna ledningen, styrningen och tillsynen av den faller under Konkurrens- och konsumentverket. År 2017 användes 9 procent (58 årsverken) av magistraternas personalresurser till konsumentrådgivning. Här ingår också personal som avlönas med ECC-projektfinansiering. 

Konsumentrådgivningsuppgifterna har föreslagits bli överförda till Konkurrens- och konsumentverket den 1 januari 2019 (RP 130/2018 rd). Med stöd av statstjänstemannalagen (750/1994) avses konsumentrådgivningspersonalen övergå från magistraterna till Konkurrens- och konsumentverket i samband med omorganiseringen.  

Magistraterna utövar offentlig makt när de sköter rättsskydds-, tillstånds- och tillsynsuppgifter. Dessa står för 80 procent av magistraternas samtliga uppgifter. Konsumentrådgivningstjänsterna utgör 9 procent av alla magistratsuppgifter. De övriga uppgifterna hänför sig till informationstjänstprestationer som prissätts enligt företagsekonomiska grunder samt till ämbetsverkens interna förvaltning och stödtjänster. 

I Finland finns det nio magistrater vars behörighet i huvudsak är regional. Undantagen är bl.a. konsumentrådgivningen, äktenskapsärendena och notarius publicus-tjänsterna samt vissa centraliserade uppgifter där behörigheten är nationell. Finansministeriet svarar för resultatstyrningen av magistraterna. Enheten för styrning och utveckling av magistraterna vid Regionförvaltningsverket i Östra Finland godkänner magistraternas resultatmål utifrån magistraternas strategidokument. Styrningen och uppföljningen av omfattande utvecklingsprojekt som anknyter till magistraternas verksamhet samt ärenden som gäller samordning av verksamheten inom de olika förvaltningsområdena behandlas i styrgruppen för magistraterna, som finansministeriet tillsätter för två år i sänder. Bestämmelser om styrgruppen finns i 5 § i förordningen om registerförvaltningen. I styrgruppen finns representanter för finansministeriet, justitieministeriet, arbets- och näringsministeriet, Befolkningsregistercentralen, Konkurrens- och konsumentverket, enheten för styrning och utveckling av magistraterna vid Regionförvaltningsverket i Östra Finland, magistraterna samt de organisationer som representerar magistraternas personal.  

Verksamhetsområdet för magistraten i Nyland är Helsingfors, Esbo, Lojo, Vichtis, Raseborgs, Vanda, Borgå, Lovisa, Hyvinge och Mellersta Nylands härad. Placeringsorterna är Helsingfors, Esbo, Raseborg, Hyvinge och Borgå. Personalresurserna motsvarar 174 årsverken. 

Verksamhetsområdet för magistraten i Tavastland är Tavastehus, Forssa, Riihimäki, Lahtis och Heinola härad. Placeringsorterna är Tavastehus och Lahtis. Personalresurserna motsvarar 40 årsverken. 

Verksamhetsområdet för magistraten i Sydöstra Finland är Kouvola, Kotka, Fredrikshamns, Villmanstrands och Imatra härad. Placeringsorterna är Kouvola, Kotka och Villmanstrand. Personalresurserna motsvarar 37 årsverken. 

Verksamhetsområdet för magistraten i Sydvästra Finland är Åbo, Salo, Nystadsregionens, S:t Karins, Loimaa, Reso, Åbolands, Björneborgs, Raumo, Kankaanpää och Kumo härad. Placeringsorterna är Åbo, Salo, Pargas, Björneborg och Raumo. Personalresurserna motsvarar 75 årsverken. 

Verksamhetsområdet för magistraten i Inre Finland är Jyväskylä, Jämsä, Saarijärvi, Keuruu, Äänekoski, Tammerfors, Ikalis, Kangasala, Mänttä, Nokia, Valkeakoski och Vammala härad. Placeringsorterna är Jyväskylä, Mänttä-Vilppula och Tammerfors. Personalresurserna motsvarar 76 årsverken. 

Verksamhetsområdet för magistraten i Västra Finland är Vasa, Kyrölands, Korsholms, Närpes, Pedersöre, Seinäjoki, Alavo, Kauhajoki, Lappo, Karleby och Kaustby härad. Placeringsorterna är Vasa, Karleby, Jakobstad och Seinäjoki. Personalresurserna motsvarar 45 årsverken. 

Verksamhetsområdet för magistraten i Östra Finland är S:t Michels, Nyslotts, Pieksämäki, Juva, Joensuu, Ilomants, Kides, Lieksa, Nurmes, Kuopioregionens, Övre Savolax, Nordöstra Savolax, Inre Savolax och Varkausregionens härad. Placeringsorterna är Nyslott, S:t Michel, Kuopio, Idensalmi, Varkaus och Joensuu. Personalresurserna motsvarar 70 årsverken. 

Verksamhetsområdet för magistraten i Norra Finland är Uleåborgs, Brahestads, Haukipudas, Kuusamo, Limingo, Pudasjärvi, Haapajärvi, Ylivieska, Kajana, Kuhmo och Suomussalmi härad. Placeringsorterna är Uleåborg, Brahestad, Kajana och Ylivieska. Personalresurserna motsvarar 56 årsverken. 

Verksamhetsområdet för magistraten i Lappland är Rovaniemi, Kittilä, Kemi, Nordöstra Lapplands, Ranua-Posio, Torneå, Tornedalens, Enare-Utsjoki, Lapska armens och Sodankylä härad. Placeringsorterna är Rovaniemi, Kemijärvi, Kemi och Kittilä. Personalresurserna motsvarar 39 årsverken. 

Utfallet av magistraternas årsverkesram år 2017 var 641 årsverken. Här ingår utöver magistraternas omkostnadsmoment personer som avlönas med sysselsättningsmedel, praktikanter och personal som avlönas med ECC-projektmedel. Av magistraternas personalresurser användes år 2017 sammanlagt 38 procent (246 årsverken) till intressebevakningstjänster i förmyndarverksamhet, 37 procent (237 årsverken) till person-, familje- och arvsrättsliga tjänster, 9 procent (58 årsverken) till konsumentrådgivning, 8 procent (53 årsverken) till vittnestjänster och vigsel samt 7 procent (47 årsverken) till informationsförsörjningstjänster för samhället. 

Magistraternas intäkter av den avgiftsbelagda verksamheten och övriga intäkter var 15,4 miljoner euro år 2017. Räkenskapsåret 2017 var verksamhetskostnaderna 43,2 miljoner euro, vilket var ca 2 miljoner euro mindre än året förut. Största delen av magistraternas verksamhetskostnader, 29,6 miljoner euro, utgörs av personalkostnader. Till köp av tjänster användes 7,8 miljoner euro och till hyror åtgick 4,8 miljoner euro. Investeringar till ett värde av 0,1 miljoner euro gjordes. Nettoanvändningen under magistraternas omkostnadsmoment var 27,8 miljoner euro. 

I huvudsak beslutar finansministeriet med stöd av lagen om grunderna för avgifter till staten genom förordning om när magistraternas prestationer ska vara avgiftsbelagda, om grunderna för avgifterna samt om de avgifter som tas ut för magistraternas offentligrättsliga prestationer. Genom förordning av jord- och skogsbruksministeriet (1386/2016) föreskrivs det om avgifter som tas ut för fastighetsdatasystemets prestationer och för bestyrkande av köp. Bestämmelser om avgifter för prestationer som hänför sig till vigsel finns i äktenskapsförordningen (820/1987). Över hälften av intäkterna, 54 procent (8,3 miljoner euro), härrörde från intressebevakningstjänster i förmyndarverksamhet. I övrigt fördelade sig intäkterna mellan ansvarsområdena som följer: informationsförsörjningstjänster för samhället 19 procent (2,9 miljoner euro), vittnestjänster och vigsel 16 procent (2,4 miljoner euro), person-, familje- och arvsrättsliga tjänster 11 procent (1,7 miljoner euro). Intäkterna av konsumentrådgivning, 0,1 miljoner euro, är intäkter av samfinansierad verksamhet.  

Varje magistrat leds av en chef. Magistraternas organisationsstruktur är inte alldeles enhetlig. Enheten för styrning och utveckling av magistraterna har instruerat magistraterna att använda en viss organisationsmodell, men den faktiska organisationsstrukturen varierar beroende på bl.a. magistratens storlek och specialiseringsuppgifter. Den främsta skiljelinjen löper emellertid mellan intressebevakningstjänster i förmyndarverksamhet och s.k. kombinerade tjänster (person-, familje- och arvsrättsliga tjänster, vittnestjänster, vigsel); de har i regel separerats från varandra i organisationsstrukturen. Konsumentrådgivningstjänsterna har kopplats samman med endera av de ovannämnda helheterna.  

De anställda vid magistraten står i tjänsteförhållande. Enligt 2017 års uppgifter var 86 procent av de anställda vid magistraterna kvinnor. Av personalen har 2 procent examen på grundstadiet, 17 procent examen på mellannivå, 32 procent examen på lägsta högre nivå, 18 procent examen på lägre högskolenivå och 31 procent examen på högre högskolenivå. Omkring 58 procent av personalen har operativa uppgifter, 34 procent har sakkunniguppgifter, 6 procent har chefsuppgifter och 2 procent har ledningsuppgifter. Den potentiella pensionsavgången (personer som fyller 64 år) uppgår till sammanlagt 121 personer åren 2018–2022.  

1.2.3  1.2.3 Uppgifter och verksamhet vid enheten för styrning och utveckling av magistraterna

Enheten för styrning och utveckling av magistraterna är en självständig enhet som hör till Regionförvaltningsverket i Östra Finland och har riksomfattande behörighet. Enheten är placerad i Kuopio men har också anställda som arbetar i Jyväskylä och Lahtis. Enhetens uppgifter grundar sig på lagen om regionförvaltningsverken och statsrådets förordning om regionförvaltningsverken. Enligt 4 § 2 mom. 2 punkten i lagen om regionförvaltningsverken ska regionförvaltningsverket styra, övervaka och utveckla magistraterna.  

I 7 § i statsrådets förordning om regionförvaltningsverken föreskrivs det mer ingående om enheten för styrning och utveckling av magistraterna. Enligt förordningen ska enheten sköta magistraternas styrnings-, övervaknings- och utvecklingsuppgifter som hör till regionförvaltningsverkens ansvarsområde och som avses i lagen om regionförvaltningsverken. I landskapet Åland omfattar enhetens behörighet dock endast styrning, övervakning och utveckling av de uppgifter som föreskrivits för registerförvaltningens lokala myndigheter. Enheten för styrning och utveckling av magistraterna ska dessutom sköta de uppgifter som i 64 § i lagen om förmyndarverksamhet föreskrivs för regionförvaltningsverket. Med dem avses ansvar för registret över förmynderskapsärendens allmänna funktioner och samordningen av dem. Den myndighet som ansvarar för att magistraternas övriga personregister fungerar tekniskt är länsstyrelsen i Östra Finlands län, enligt 1 § i statsrådets förordning om vissa personregister vid magistraterna (225/2005). Med stöd av lagen om införande av lagstiftningen om statens regionförvaltningsreform (903/2009) övergick uppgiften till denna del till enheten för styrning och utveckling av magistraterna vid Regionförvaltningsverket i Östra Finland år 2010 i samband med att länsstyrelserna upphörde att existera. I lagen om vigselrätt (571/2008) föreskrivs det om ett vigselrättsregister. Med stöd av finansministeriets förordning om behöriga myndigheter i vissa uppgifter som hör till magistraten och regionförvaltningsverket (1430/2015) svarar enheten för styrning och utveckling av magistraterna för att registret fungerar tekniskt. 

Också i statstjänstemannaförordningen (971/1994) finns en bestämmelse som anknyter till enhetens uppgifter. Enligt 3 § 2 mom. 7 punkten i förordningen fattar enheten för styrning och utveckling av magistraterna vid Regionförvaltningsverket i Östra Finland beslut som avses i 1 mom. och som gäller tjänster vid magistraterna, med undantag av ändring av tjänstebenämning. Sådana beslut är inrättande och indragning av tjänster, ändring av tjänster samt överföring av tjänster inom samma ämbetsverk till en annan enhet än den där de inrättats. 

Styrningen av magistraterna består av att utveckla resultatstyrningen, styrsystemet, informationsstyrningen och verksamhetskulturen samt rikta resurserna balanserat och rättvist i hela landet. Enheten för styrning och utveckling av magistraterna för resultatförhandlingar och ingår resultatavtal med magistraterna samt utarbetar varje år magistraternas verksamhetsberättelse som ett inslag i bokslutet för bokföringsenheten Regionförvaltningsverket i Södra Finland. Med utvecklingsuppgifter avses att magistraternas verksamhet och tjänster utvecklas i överensstämmelse med magistraternas strategi och att verksamhetens kundperspektiv samt sådana verksamhetsmodeller och mångsidiga digitala serviceformer som stödjer strategin utvecklas. Med övervakning av magistraterna avses att den interna revisionen och kontrollen samt riskhanteringsförfarandet utvecklas, att klagomål över magistraternas verksamhet behandlas och att utlåtanden ges om sådana klagomål över magistraternas verksamhet som har anförts hos finansministeriet, riksdagens justitieombudsman eller justitiekanslern i statsrådet. 

Enheten för styrning och utveckling av magistraterna har ingen avgiftsbelagd verksamhet. Verksamheten finansieras av de i statsbudgeten reserverade anslagen för magistraternas och regionförvaltningsverkens omkostnader. Enhetens samarbetspartner är utöver magistraterna de övriga myndigheter som styr magistraterna, exempelvis finansministeriet, justitieministeriet, arbets- och näringsministeriet, Befolkningsregistercentralen och Konkurrens- och konsumentverket. Enheten betjänar enskilda personer endast i klagomålsärenden. 

Vid utgången av år 2017 hade enheten 13 anställda, årsverkena var 12,5. Enheten leds av en direktör. 

De anställda vid enheten för styrning och utveckling av magistraterna står i tjänsteförhållande. Enligt 2017 års uppgifter var 77 procent av de anställda vid enheten kvinnor. Av enhetens personal har cirka 15 procent examen på lägsta högre nivå, 8 procent examen på lägre högskolenivå och 77 procent examen på högre högskolenivå. Sammanlagt 12 anställda sköter sakkunniguppgifter och en person har ledningsuppgifter.  

Den potentiella pensionsavgången (personer som fyller 64 år) uppgår till sammanlagt 2 personer åren 2018–2022.  

3.1.1  3.1.1 Konsekvenser för hushållen

Den sammanslagning och omorganisering av ämbetsverk som föreslås i propositionen har inga stora ekonomiska konsekvenser för hushållen. 

3.1.2  3.1.2 Konsekvenser för företag

Inga direkta konsekvenser av propositionen för företag har identifierats. Myndigheten har rikstäckande behörighet, varför den kan organisera sina processer med hänsyn till hela landet, tillämpa enhetliga tillvägagångssätt i sin verksamhet samt rikta sina resurser och använda sin expertis flexibelt. Som en indirekt konsekvens möjliggör denna utveckling att bättre tjänster utvecklas för företagskunder. Konsekvenserna för kunderna har beskrivits närmare i avsnitt 3.4.1 i delkapitlet om samhälleliga konsekvenser.  

3.1.3  3.1.3 Konsekvenser för den offentliga ekonomin

När ämbetsverk och funktioner ska slås ihop uppstår i huvudsak kostnader av engångsnatur såväl i beredningsskedet som efter det att lagen trätt i kraft. Kostnaderna för sammanslagningen av Befolkningsregistercentralen, magistraterna och magistraternas styrnings- och utvecklingsenhet beräknas åren 2018–2019 uppgå till sammanlagt ca 2,9 miljoner euro. Merparten av dessa kostnader (ca 1,8 miljoner euro) orsakas av sammanslagning eller revidering av datasystem och program.  

Kostnaderna för projektet kommer i huvudsak att hänföra sig till år 2019 (ca 2,4 miljoner euro). Största delen (ca 1,6 miljoner euro) av dessa kostnader utgörs av kostnader för informationshantering och system samt tjänster som köps hos Valtor. Dessutom orsakas en del kostnader bland annat av utvecklande av gemensamma serviceprocesser, av kommunikationsåtgärder och av förändringsledarskap.  

De åtgärder under omvandlingsprocessen som medför kostnader har till syfte att säkerställa att den ekonomiska nytta som eftersträvas genom reformen uppnås senare, som planerat. Eftersom ämbetsverket kommer att utnyttja ett nytt och modernt verksamhetssätt som möjliggörs av digitaliseringen, kräver utvecklandet av verksamheten i inledningsfasen till exempel ändringar på olika nivåer i de nuvarande ämbetsverkens informationssystem. Ändringar i systemen behövs emellertid redan på grund av att verksamheterna slås ihop och blir rikstäckande. 

För övergången från magistraternas lokala verksamhet till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas rikstäckande verksamhet och för att de väntade fördelarna ska uppnås krävs dessutom att de dokument som är anhängiga vid tidpunkten för sammanslagningen digitaliseras. För närvarande arkiveras alla dokument vid magistraterna i pappersform, och magistraterna saknar elektroniska arkiv. I budgetpropositionen för 2019 anvisas 1 000 000 euro av produktivitetsanslaget för finansministeriets förvaltningsområde till digitalisering av material som hänför sig till förmynderskapsväsendet. 

Lönenivåerna vid de ämbetsverk som ska slås ihop är i någon mån olika på grund av skillnaderna i ämbetsverkens lönesystem. De sammanlagda lönekostnaderna väntas stiga jämfört med nuläget eftersom det avtal som Befolkningsregistercentralens lönesystem grundar sig på kommer att tillämpas också på den personal som övergår från magistraterna och magistraternas styrnings- och utvecklingsenhet. Förändringen är likväl inte betydande jämfört med de nuvarande sammanräknade kostnaderna vid ämbetsverken. Under beredningens gång har det preliminärt beräknats att kostnaderna ökar med 0,5 miljoner euro, det vill säga med 1,3 procent jämfört med nuläget. Kostnaderna ska täckas med ämbetsverkets anslag för omkostnader för verksamheten. 

Projektkostnaderna under 2018 täcks helt och hållet med de nuvarande ämbetsverkens befintliga anslag för omkostnader. I budgetpropositionen för 2019 ingår ett ca 1,9 miljoner euro stort tillägg som är avsett för sammanslagningskostnaderna. Motsvarande minskning görs i den nya myndighetens omkostnader åren 2020–2023. Syftet med detta är att säkerställa att sammanslagningens kostnadsnytta uppnås. Den största ekonomiska nyttan av sammanslagningen uppstår på lång sikt genom synergier som digitaliseringen men delvis också olika funktioner möjliggör.  

Sammanslagningen av ämbetsverken och sammanläggningen av magistraternas funktioner så att de blir rikstäckande skapar förutsättningar för att uppgifterna ska kunna skötas mer kundorienterat, kostnadseffektivt och enhetligt än nu. Vid sammanslagningen av ämbetsverken och funktionerna är ett av målen en mera heltäckande digitalisering av uppgifterna, vilket höjer effektiviteten och frigör resurser. Ur kundernas synvinkel blir det lättare och överskådligare att sköta ärenden hos myndigheten. Den föreslagna myndigheten har som helhet möjlighet att effektivisera sin verksamhet genom att slå ihop förvaltnings- och stödfunktioner, samanvända resurser och införa rikstäckande serviceprocesser. 

I anslutning till planen för de offentliga finanserna genomförs de anslagsöverföringar som sammanslagningen förutsätter så, att anslagen koncentreras till Befolkningsregistercentralens omkostnadsmoment (28.30.03). Utöver omkostnaderna för magistraterna och enheten för styrning och utveckling av magistraterna överförs till Befolkningsregistercentralens omkostnadsmoment ett anslag motsvarande 2 årsverken, 120 000 euro, från NTM-centralernas och arbets- och näringsbyråernas utvecklings- och förvaltningscentrals (KEHA-centralens) omkostnader. KEHA-centralen sköter på magistraternas vägnar vissa informationstekniska uppgifter och uppgifter som hänför sig till e-tjänster, ärendehantering och registerförvaltning. 

Lagen om Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata innehåller ett förslag som innebär att myndigheten ska sköta användarstödet för digitala tjänster. Det är fråga om en ny uppgift som inte ingår i gällande reglering. Det är meningen att uppgiften ska vara permanent. I budgetpropositionen för 2019 anvisas ett anslag för inledande av verksamheten vid Befolkningsregistercentralen 2019. Det är dock meningen att beslut om uppgiftens finansiering efter 2019 ska fattas separat under kommande år i samband med planen för de offentliga finanserna. 

3.2.1  3.2.1 Konsekvenser för relationerna mellan myndigheterna och för behandlingen av ärenden

Sammanföringen av uppgifter och funktioner i Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har bara små konsekvenser för andra myndigheter, eftersom myndigheterna i allmänhet inte tillhandahåller service över disk utan ärendena redan nu i huvudsak sköts elektroniskt. Ur de myndigheters synvinkel som använder uppgifter ur befolkningsdatasystemet är fördelen emellertid att det vad gäller kvaliteten på uppgifterna i systemet och utredningen av fel blir klarare och snabbare när utredningen sköts av en myndighet. 

När magistraternas uppgifter överförs till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata ändras styrningen och övervakningen av dessa aktörer. Enligt propositionen ska Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas verksamhet styras och övervakas av finansministeriet. Till den del myndighetens uppgifter grundar sig på lagstiftning inom justitieministeriets ansvarsområde ska ministerierna samarbeta om styrningen av myndigheten. Justitieministeriets styrning av magistraterna har hittills i hög grad genomförts via magistraternas styrnings- och utvecklingsenhet, utöver genom att ministeriet deltagit i styrgruppen för magistraterna. Justitieministeriet har varit med och utarbetat verksamhetsplanerna för arbetsgruppen för utveckling av förmyndarverksamhetens processer, planeringen av utbildning för förmyndarverksamheten och planeringen av ändringar i tillvägagångssätt som följer av ändringar i lagstiftningen. Ministeriet har också i behövlig utsträckning deltagit i arbetsgrupperna för utveckling av processerna för såväl förmyndarverksamheten som person-, familje- och arvsrättsliga tjänster, vigslar och vittnestjänster. Arbetet med att utveckla processerna fortsätter vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, och samarbete med justitieministeriet bedrivs i specifika frågor. 

Magistraternas styrnings- och utvecklingsenhet som uppgår i Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har bland annat haft till uppgift att styra, utveckla och övervaka magistraternas verksamhet i hela landet. Styrningsuppgifterna har inbegripit resultatstyrning av magistraterna, såsom att föra resultatförhandlingar och ingå resultatavtal med magistraterna. I resultatstyrningen har även ingått resursstyrning, styrning och samordning gällande personalfrågor och styrning av ekonomin och informationshanteringen. Tillsynen över magistraterna har inbegripit samordning av den interna kontrollen, behandling av klagomål gällande magistraternas verksamhet samt givande av utlåtanden till finansministeriet, riksdagens justitieombudsman eller statsrådets justitiekansler om klagomål gällande magistraternas verksamhet. Finansministeriet har svarat för den strategiska styrningen av magistraterna. Genom reformen överförs ansvaret för resultatstyrningen och tillsynen gällande de uppgifter som magistraterna sköter i sin helhet till finansministeriet, som styr Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, på det sätt som avses i reglementet för statsrådet.  

Övriga nuvarande uppgifter för magistraternas styrnings- och utvecklingsenhet omorganiseras som interna uppgifter inom Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata behandlar i fortsättningen i huvudsak själv förvaltningsklagan som rör dess verksamhet.  

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, som är en chefsmyndighet, och ledningen för den har en skyldighet att aktivt övervaka sin egen verksamhet. Det i princip snabbaste, effektivaste och för kunderna enklaste sättet är att egenkontroll av verksamheten bedrivs via ledningen. Förvaltningslagens (434/2003) bestämmelser om förvaltningsklagan sträcker sig till uppgifter som hör till ledningen av denna myndighet. Det är därmed ändamålsenligt att varje klagan som riktas mot myndighetens verksamhet i första hand styrs till myndigheten själv för bedömning och att eventuella korrigeringsåtgärder vidtas. Att en högre myndighet som styr denna myndighets verksamhet ingriper i saken kan anses vara behövligt när myndighetens egen övervakning inte kan anses vara tillräcklig med avseende på sakens natur eller när klagan riktas mot myndighetens högsta ledning. En central roll för styrningen består i att övervaka att de skyldigheter som myndighetens ledning har fullgörs och att egenkontrollen genomförs. 

Därmed ska den myndighet som styr Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata överväga att i första hand dirigera varje klagan som inkommit till den till myndigheten för behandling och be myndigheten lämna in en utredning om de åtgärder som klagan föranleder. Om åtgärderna inte är att betrakta som tillräckliga har den högre myndigheten alltid en möjlighet att fortsatt överväga vilka åtgärder som eventuellt förutsätts på grund av klagan. Om klagan gäller följder av generaldirektörens agerande eller om frågan är principiell är detta av betydelse också för styrningen av myndigheten, och behandling vid myndigheten tillför inget mervärde. I så fall ska den högre myndigheten behandla klagan. När klagan behandlas är det alltid fråga om prövning från fall till fall, och på den inverkar ofta också huruvida en och samma aktör har anfört klagan hos fler instanser än en och huruvida ändring i ärendet får sökas genom ordinära rättsmedel, t.ex. omprövningsbegäran eller besvär. 

Med anledning av vad som sägs ovan är det ändamålsenligt att de övervakningsresurser som hör till enheten för styrning och utveckling av magistraterna överförs tillsammans med uppgifterna till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Hur uppgifter i anslutning till klagan och de övriga uppgifter som hör till enheten för styrning och utveckling av magistraterna ska organiseras utreds närmare medan genomförandeprojektet pågår, i synnerhet för att bedöma om det vid finansministeriet finns behov av en tidsbestämd personresurs under övergångstiden. 

I kombination med den regionala närvaron möjliggör den rikstäckande behörighet som Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata får för personalen vid den nya myndigheten att specialisera sig på olika uppgiftsområden bättre än för närvarande. Å ena sidan kan skötseln av uppgifter till exempel koncentreras till olika verksamhetsställen, eller så kan uppgifterna flexibelt dirigeras till verksamhetsställen där lämpliga personresurser finns att tillgå. Många gånger är detta möjligt oavsett var kunden har inlett ärendet fysiskt. Å andra sidan kan personresurser styras också till sådana uppgifter och regioner där de behövs. Vikten av detta accentueras genom att en betydande del av personalen på grund av dess åldersstruktur kommer att gå i pension redan under de närmast följande åren. Vid kompletterande rekryteringar kan man då flexibelt beakta kvalitativa behov och behov av tjänster i regionerna. Personal som har särskild sakkunskap eller språkkunskap kan emellertid också genom användning av fjärranslutningar utnyttjas i kundservicesituationer på olika verksamhetsställen.  

En del av myndighetens uppgifter är sådana där regional närvaro är nödvändig. Exempel på dessa är vigslar och notarius publicus tjänster samt en del av tjänsterna inom förmyndarverksamheten. Även införandet av personuppgifter för personer som flyttat till Finland från utlandet i befolkningsdatasystemet är förenat med ett behov av personlig betjäning. I uppgifterna inom förmyndarverksamheten ingår att höra kunden personligen och att utreda frågor även på annat sätt än skriftligen. Dessutom besöker personalen inom förmyndarverksamheten i ärenden som gäller förordnande av intressebevakare tingsrättens sammanträden som förutom vid sammanträdesplatserna vid behov ordnas hos klienter på deras vårdenhet för att de ska kunna höras. När det gäller förmyndarverksamhetens tjänster är det också viktigt att magistraterna har kännedom om de regionala tjänsterna och att det regionala arbetet med olika intressentgrupper till exempel inom social- och hälsovården och den allmänna intressebevakningen är fast och smidigt. 

Likväl är många av magistraternas uppgifter sådana att de i en elektronisk verksamhetsmiljö kan skötas var som helst. En del uppgifter som är tämligen lätta att överföra, såsom behandlingen av flyttningsanmälningar och fastställelse av delägarförteckningar i bouppteckningar, har redan i dag i någon mån koncentrerats eller överförts mellan magistraterna. Vid den riksomfattande myndigheten kommer sådana förfaranden att kunna genomföras i betydligt större omfattning och betydligt flexiblare än för närvarande. Till exempel i tillståndsärenden inom förmyndarverksamheten och vid revision av intressebevakares redovisning väntas betydande produktivitetsfördelar uppnås genom digitalisering av tjänsterna och flexibel användning av resurserna. Effektiviseringen av processtyrningen väntas även säkerställa att förfaranden och avgörandepraxis blir enhetliga, vilket är viktigt med hänsyn till jämlikheten mellan medborgarna. 

Med avseende på den riksomfattande behörigheten är det centralt att verksamheten de facto inte binds till regionala enheter som med stöd av annan lagstiftning kan komma att börja styra verksamheten eller begränsa verksamhetens organisering. Till exempel kan en regional enhet vid en myndighet med stöd av 6 § 2 mom. i språklagen (423/2003) bli enspråkig. I propositionen föreslås att bestämmelser om myndighetens verksamhetsställen ska utfärdas genom förordning av statsrådet. Dessutom kan i arbetsordningen bestämmas om organiseringen av myndighetens arbete, t.ex. om orter där det finns personal i arbete även annanstans än på verksamhetsställena. Lösningen hindrar inte att t.ex. språkliga särbehov beaktas, utan främjar de facto även till denna del en ändamålsenlig organisering av verksamheten. Verksamhetsställena eller de orter som anvisas för arbete utgör inte en regional organisation med ett tjänste- eller verksamhetsområde som bestäms på regionala grunder. 

Vid varje regional magistrat utförs för närvarande uppgifter som hör till den interna förvaltningen antingen på heltid eller vid sidan av magistratens övriga uppgifter. Dessa uppgifter kan vid ett rikstäckande ämbetsverk koncentreras till specialiserad personal, vilket väntas ge direkt nytta i form av högre effektivitet och produktivitet.  

Propositionen inverkar på sökandet av ändring i myndighetens beslut. I huvudsak finns bestämmelser om ändringssökande i den materiella lagstiftningen. En betydande del av magistraternas beslut omfattas av det omprövningsförfarande som avses i 7 a kap. i förvaltningslagen. Omprövningsförfarandet kommer i och för sig att förbli oförändrat, men när den rikstäckande Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata bildas blir det till exempel möjligt att behandla omprövningsärenden centraliserat. Ur kundens synvinkel kan det vara positivt att behandlingen av en begäran om omprövning sker längre från den tjänsteman som fattat det beslut som avses i begäran och det verksamhetsställe där denne arbetar. Besvär mot beslut av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata ska anföras hos en förvaltningsdomstol, vilket även är fallet med motsvarande beslut i dag. Sättet att fördela besvärsärendena på de olika förvaltningsdomstolarna ska likväl ändras. I dag bestäms förvaltningsdomstolens behörighet på basis av verksamhetsområdet för den magistrat som fattat beslutet som överklagats, magistratens huvudsakliga verksamhetsställe eller det ställe där beslutet fattats enligt vad som föreskrivs i 12 § 1 mom. i förvaltningsprocesslagen (586/1996). När det gäller beslut av den riksomfattande Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata ska den behöriga förvaltningsdomstolen däremot bestämmas utifrån ärendets art och den domkrets parterna huvudsakligen ska hänföras till. Antalet överklaganden mot magistraternas beslut har varit tämligen litet. När domstolen bestäms enligt ärendets art och den domkrets parterna huvudsakligen ska hänföras till kommer det sannolikt i många fall att leda till att besvärsärendena styrs till samma förvaltningsdomstolar som de skulle ha kunnat styras till om beslutet fattats av regionala magistrater. Av dessa orsaker väntas propositionen inte ha nämnvärda effekter för förvaltningsdomstolarnas arbetsbörda. 

I 9 § i den föreslagna lagen om Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata föreskrivs det dessutom allmänt om sökande av ändring i beslut som myndigheten har fattat. Paragrafen innehåller inte bestämmelser om omprövningsbegäran. Eftersom största delen av myndighetens beslut grundar sig på speciallagstiftning blir den allmänna bestämmelsen om sökande av ändring tillämplig bara i mycket exceptionella situationer och har inga effekter för förvaltningsdomstolarnas arbetsbörda. 

3.2.2  3.2.2 Personella konsekvenser

Enligt propositionen ska personalen vid magistraterna och magistraternas styrnings- och utvecklingsenhet övergå till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata i samband med att uppgifterna överförs. Till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata övergår enligt förslaget också två tjänstemän från KEHA-centralen som skött underhållsuppgifter som gäller informationsteknik, elektronisk kundservice, ärendehantering och register. Den personal vid magistraterna som arbetar med konsumentrådgivning övergår enligt en separat proposition om detta (RP 130/2018 rd) till Konkurrens- och konsumentverket redan den 1 januari 2019. Personalen vid Befolkningsregistercentralen blir enligt denna proposition kvar i ämbetsverket som ombildas till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, och myndigheten kommer även i fortsättningen att ledas av Befolkningsregistercentralens chef. När det gäller Befolkningsregistercentralen är det inte en fråga om överföring av uppgifter eller personal till ett annat ämbetsverk, utan det som sker är att ämbetsverkets namn ändras och dess funktioner omorganiseras. Enligt 4 § i lagen om Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata är tjänstebenämningen för myndighetens chef generaldirektör. Tjänstebenämningen för Befolkningsregistercentralens chef ändras till generaldirektör när lagen om Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata träder i kraft. Vid omstrukturering av funktioner inom statsförvaltningen iakttas 2 kap. i statstjänstemannalagen. Enligt 5 a–5 c § i statstjänstemannalagen överförs tjänsterna och förflyttas de tjänstemän som utnämnts till tjänsterna till samma ämbetsverk som uppgifterna överförs till. En tjänst kan överföras utan samtycke från tjänstemannen, om tjänsten överförs inom eller till tjänstemannens pendlingsregion. Med pendlingsregion avses ett område som definieras i 1 kap. 9 § i lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice (916/2012). Tjänstemän som är anställda i tjänsteförhållande för viss tid övergår till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata för den tid som återstår av tjänsteförhållandet. 

Personalstyrkan vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata beräknas uppgå till sammanlagt 777. Av dessa utgörs uppskattningsvis 200 av tjänstemän vid den nuvarande Befolkningsregistercentralen, 562 av tjänstemän som förflyttas från magistraterna, 13 av tjänstemän som förflyttas från magistraternas styrnings- och utvecklingsenhet och 2 av tjänstemän från KEHA-centralen. Enligt propositionen eftersträvas inga omedelbara personalminskningar genom reformen. Den personal som omfattas av omstruktureringen av funktioner är i sin helhet anställd i tjänsteförhållande, och propositionen innehåller inga förslag om att ändra arten av personalens anställningsförhållanden. 

När ändringar som rör personalen genomförs är grundprincipen att iaktta god och högkvalitativ personalpolitik. Vid ändringsprocesser tillämpas lagen om samarbete inom statens ämbetsverk och inrättningar (1233/2013), och företrädare för personalen deltar i förberedelserna för ändringen och genomförandet av den. Lyckad förändringsledning förutsätter också att hela personalen deltar i genomförandet av ändringen och att man sörjer för att personalen informeras och ges möjligheter till inflytande när ändringen förbereds och genomförs. 

När funktionerna organiseras vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata strävar man efter att hitta sådana arbetsuppgifter för de anställda som motsvarar deras tidigare uppgifter. I regel fortsätter personalen i sina tidigare uppgifter. När funktionerna omstruktureras kan det emellertid också ske ändringar i uppgiftsbeskrivningarna och arbetsrollerna för de anställda. I och med att magistraterna avskaffas försvinner till exempel magistraternas chefers uppgifter. Uppgifterna för magistraternas chefer, som övergår till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata samtidigt som magistraternas uppgifter överförs till myndigheten, omstruktureras i samband med reformen. En del av chefsuppgifterna vid magistraterna har skötts med stöd av förordnanden som upphör att gälla vid utgången av 2019. Sådana chefsuppgifter som till en del har utförts i form av uppgifter som ingår i tjänsten eller med stöd av förordnanden som gäller tills vidare är föremål för ändring. Principen är att de som skött chefsuppgifter vilka ingått i en tjänst erbjuds uppgifter på samma nivå, om möjligt. Om de uppgifter som hör till en tjänst ändras väsentligt i samband med en omstrukturering kan en ny tjänst enligt 5 c § i statstjänstemannalagen inrättas i stället för den tidigare tjänsten, och den nya tjänsten kan tillsättas utan att den förklaras ledig, om man till tjänsten utnämner en tjänsteman som utnämnts till en tjänst vid det ämbetsverk som omstruktureras. Tjänsterna vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata är gemensamma för ämbetsverket. 

Myndighetens uppgifter ska skötas på flera ställen i olika delar av Finland. Enligt propositionen ska bestämmelser om myndighetens verksamhetsställen utfärdas genom förordning av statsrådet. Dessutom kan i arbetsordningen bestämmas om organiseringen av myndighetens arbete, t.ex. om orter där det finns personal i arbete även annanstans än på verksamhetsställen. Detta möjliggör fortsatt utförande av arbete på flera ställen och en smidig förändring också ur arbetstagarsynvinkel. Ändringen har inte omedelbara effekter på antalet verksamhetsställen och deras placering när det gäller de funktioner som slås ihop. Avsikten är att de nuvarande verksamhetsställena i samband med reformen kvarstår i statsrådets förordning som verksamhetsställen för den nya myndigheten. I den rikstäckande myndigheten kan uppgifter likväl när de digitala verksamhetssätten utvecklas förläggas till verksamhetsställen där det finns resurser, och myndighetens hela kompetensnätverk kan utnyttjas. I myndighetens verksamhet och när myndigheten organiseras, kundservicen ordnas och vakanta tjänster tillsätts utreds möjligheterna att placera uppgifter vid verksamhetsställen utanför tillväxtcentra. För personalen kan det dessutom genom reformen uppstå möjligheter att permanent få arbete vid något annat verksamhetsställe än det där personen för närvarande arbetar. Ett syfte med reformen är också att möjliggöra att kundtjänsten åtskiljs från beslutsfattandet, dvs. att exempelvis beslutsfattandet i vissa ärendekategorier kan centraliseras nationellt, även om sådana kundtjänstuppgifter som gäller uppgiften fortfarande sköts vid alla verksamhetsställen. 

På personalens anställningsvillkor tillämpas vid förflyttningar som stöder sig på 5 a § i statstjänstemannalagen vad som avtalas i tjänstekollektivavtal eller föreskrivs i lag. De allmänna anställningsvillkor som tillämpas på statstjänstemän ingår i huvudsak i tjänstekollektivavtalen på centralnivå. När en tjänsteman flyttas vid interna omstruktureringar inom staten ändras således inte de allmänna grunderna för en tjänstemans anställningsförhållande. Vad gäller bestämningen av förmåner fortsätter anställningsförhållandet hos staten utan avbrott. Vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata tillämpas Befolkningsregistercentralens lönesystem, och på den personal som flyttas till myndigheten från magistraterna, magistraternas styrnings- och utvecklingsenhet och KEHA-centralen kommer myndighetens lönesystemsavtal att börja tillämpas. Lönenivåerna för de tjänstemän som flyttas tryggas på det sätt som avtalats i punkt 2 i bilagan till underteckningsprotokollet till statens tjänste- och kollektivavtal (Lönen när personal förflyttas direkt med stöd av lag vid en organisationsförändring). 

För tjänster vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata får behörighetsvillkor utfärdas genom förordning av statsrådet med stöd av ett bemyndigande i 8 § 4 mom. i statstjänstemannalagen. Behörighetsvillkor som gäller språkkunskaper får utfärdas genom förordning av statsrådet med stöd av bemyndiganden i 6 § 3 och 4 mom. i lagen om de språkkunskaper som krävs av offentligt anställda (424/2003). Bestämmelser om behörighetsvillkor som gäller personalen vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata finns också annanstans i lagstiftningen. I statstjänstemannalagen föreskrivs det om att utnämna generaldirektören, som är chef för ett ämbetsverk, för viss tid, om finskt medborgarskap som behörighetsvillkor och om andra särskilda behörighetsvillkor. I statstjänstemannalagen anges också finskt medborgarskap som behörighetsvillkor för sådana tjänster vid Befolkningsregistercentralen där det ingår arbetsuppgifter som har en väsentlig betydelse för informations- och cybersäkerheten samt för direktörstjänster som är direkt underställda generaldirektören. I samband med organisationsreformen har det också beretts ett förslag till ändring av 7 § i statstjänstemannalagen, och det är meningen att ett krav på medborgarskap ska ställas i samband med ovannämnda tjänster också vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Det förslaget beträffande statstjänstemannalagen ingår emellertid inte i denna proposition, utan är avsett att ingå i en separat regeringsproposition med andra författningsändringar som följer av organisationsreformen. I lagen om notarius publicus (420/2014) föreskrivs det att notarius publicus ska ha avlagt en annan högre högskoleexamen i juridik än magisterexamen i internationell och komparativ rätt.  

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata är en rikstäckande centralförvaltningsmyndighet. Den är därför en tvåspråkig myndighet på de sätt som avses i 6 § 1 mom. 2 punkten i språklagen. Den ska följaktligen sköta sina uppgifter på båda nationalspråken i överensstämmelse med grundlagen och språklagen. Enligt 2 § i lagen om de språkkunskaper som krävs av offentligt anställda ska Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata när den tillsätter tjänster och anställer personer i tjänsteförhållande och genom andra personalpolitiska åtgärder se till att de anställda har tillräckliga språkkunskaper för att kunna sköta myndighetens uppgifter på det sätt som språklagen och andra lagar förutsätter. Vid en myndighet som har riksomfattande behörighet är det alltid möjligt att smidigt genomföra specialarrangemang för att trygga den språkliga servicen, så att det säkerställs att service tillhandahålls på rätt språk där behov av detta finns. 

De typer av uppgifter som Befolkningsregistercentralen, magistraterna och magistraternas styrnings- och utvecklingsenhet för närvarande sköter avviker i många avseenden från varandra. Även personal- och tjänstestrukturerna samt personalens kunnande är olika. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata får tillgång till den administrativa personalen från de ämbetsverk som slås ihop. Uppgifter som gäller förvaltning, personalfrågor, ekonomi och andra stödfunktioner för de funktioner vid magistraterna som överförs till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har likväl i viss mån skötts genom centraliserade funktioner, vilket i betydande grad minskar förvaltningsuppgifternas överlapp när funktionerna slås ihop. De sakkunniga inom förvaltningen har emellertid också jämförbart kunnande, och när ämbetsverken och deras funktioner slås ihop blir det möjligt att uppnå även omedelbara synergifördelar utan kompetensrelaterade utmaningar. Styrkorna hos de organisationer som sammanförs kan utnyttjas bättre i en större enhet än de vi har i dag. Möjligheten att i framtiden organisera och genomföra förvaltningstjänster effektivare så att myndighetens sakkunniga kan använda mindre tid och resurser på att sköta allmänna förvaltningsuppgifter och mera på myndighetens andra lagstadgade uppgifter är viktig. 

När Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata organiserar funktioner och uppgifter satsar den på att stärka personalens digitala kompetens. Kartläggningar av kompetensen som utförts vid de nuvarande ämbetsverken utnyttjas, och personalens kunnande granskas med hänsyn till det kunnande som behövs vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Med hjälp av en kompetenskartläggning är det möjligt att utreda om personalens kunskaper, färdigheter och yrkeskunnande motsvarar myndighetens strategiska kompetensbehov. Målet är att samtliga tjänstemän vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata ska kunna använda digitala tjänster och verktyg i sitt eget arbete och att de ska ha en grundläggande förståelse för hur digitaliseringen påverkar kunderna och de egna arbetsuppgifterna. Arbetsuppgifterna ska utvecklas enligt kundernas och myndighetens behov med användning av digitalisering och med beaktande av informationssäkerheten. Myndigheten ska i sin kompetensutveckling särskilt fokusera på att utveckla sina processer och kundrelationer, sin kommunikation och sina tillvägagångssätt. 

Digitaliseringen effektiviserar produktionen av tjänster vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata och frigör resurser för krävande sakkunnigarbete och för att möta kunder personligen. Servicekulturen förändras när verksamheten utvecklas och digitaliseras utifrån ett kundperspektiv och kundservicen vid ett traditionellt ämbetsverk övergår i en elektronisk verksamhetskultur och kundservice i flera kanaler. Förändringarna i omvärlden och de nya verksamhetsmodeller som växer fram genom digitaliseringen ställer krav på utvecklingen av personalens kunnande. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata ska i framtiden fästa särskild vikt vid att skapa ny kompetens inom kundservicen till exempel utgående från kundenkäter och kompetenskartläggningar. 

3.4.1  3.4.1 Konsekvenser för kunderna

Sammanslagningen av ämbetsverkens funktioner har inga direkta konsekvenser för kunderna. Den rikstäckande behörigheten möjliggör en fullskalig digitalisering och skapar bättre förutsättningar för enhetliga tillvägagångssätt, lösningar och servicemodeller och en enhetlig servicenivå i hela landet. När användningen av elektroniska tjänster blir effektivare förbättras tjänsternas tillgänglighet vilket ökar jämlikheten mellan kunderna. 

När uppgifterna samlas i ett ämbetsverk med rikstäckande behörighet förbättras möjligheten att utnyttja verkets resurser i hela landet på ett ändamålsenligt och effektivt sätt, och det skapas förutsättningar för ett mera kundorienterat, verkningsfullt och enhetligt genomförande. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata får ett täckande servicenät som säkerställer tillgången på tjänster i olika delar av Finland på ett enhetligt sätt. I fortsättningen kan kunderna sköta ärenden vid vilket som helst av den rikstäckande myndighetens serviceställen. Även detta ökar den regionala jämlikheten mellan kunderna. Befolkningsregistercentralen har för närvarande verksamhet på tre orter. Magistraternas styrnings- och utvecklingsenhet finns i Kuopio. Magistraterna har ett täckande nät av verksamhetsställen på 36 orter över hela landet. Dessutom tillhandahålls magistraternas tjänster vid en del av de totalt 195 samservicekontoren. Enligt samserviceregistret tillhandahålls magistratstjänster vid 47 samservicekontor. Enligt propositionen planeras inga ändringar i nätet av verksamhetsställen för Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata när de nuvarande ämbetsverkens funktioner slås ihop. Att uppgifterna samlas och verksamheten blir rikstäckande har inte till syfte att centralisera kundtjänstuppgifterna till endast ett fysiskt verksamhetsställe, utan det blir lättare än förr att organisera verksamheterna på ett kundcentrerat sätt, t.ex. genom att åtskilja beslutsfattandet från kundtjänstuppgifterna. Digitaliseringen av myndighetens funktioner skapar också förutsättningar för att funktionerna, t.ex. beslutsfattandet, placeras även vid andra verksamhetsställen än de som finns i tillväxtcentra.  

När serviceproduktionen ordnas kundcentrerat med hjälp av rikstäckande serviceprocesser kommer tillhandahållandet av tjänster att förändras. Kunderna kan inleda ärenden vid vilket som helst av serviceställena för Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata och alltid där det är enklast för dem. Det kan vara fråga om ett elektroniskt system eller ett av myndighetens verksamhetsställen eller ett samservicekontor. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata kan också koncentrera behandlingen av vissa typer av ärenden till bestämda verksamhetsställen, vilket effektiviserar och påskyndar behandlingen av ärendet. En stor del av frågorna är sådana att de kan behandlas effektivt vid vilket verksamhetsställe som helst med användning av riksomfattande arbetsköer.  

För kunderna kommer en eventuell koncentration av ärenden eller användningen av riksomfattande arbetsköer att innebära snabbare processer. Om det verksamhetsställe där kunden inleder sitt ärende inte behandlar ärendet på grund av centralisering eller av någon annan orsak, överförs ärendet internt till rätt verksamhetsställe för behandling. Om kunden måste intervjuas personligen, kan det ske vid det verksamhetsställe där kunden sköter sitt ärende antingen via video eller så att personalen vid verksamhetsstället genomför intervjun och kontrollerar den intervjuades identitet. Digitaliseringen kommer att effektivisera produktionen av tjänster för kunderna och frigöra resurser för krävande sakkunnigarbete och för att möta kunder personligen. Lättillgängliga tjänster måste likväl säkerställas också för de kunder som inte är vana vid eller som inte kan använda elektroniska tjänster eller vars ärende måste skötas personligen vid något av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas verksamhetsställen.  

Reformen har positiva effekter på genomförandet av kundernas språkliga rättigheter. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata är en rikstäckande tvåspråkig centralförvaltningsmyndighet. Särskilt i frågor vars skötsel organiseras genom riksomfattande arbetsköer kan ärenden ges till sådana tjänstemän som har de bästa förutsättningarna för att sköta dem på svenska och även på samiska. I en kundservicesituation kan man vid behov bland annat med hjälp av videokonferensutrustning stöda sig på den språkliga kompetens som finns vid myndigheten i olika delar av landet. 

I samband med organisationsreformen har det också beretts en ändring av samiska språklagen (1086/2003) genom vilken samiska språklagens tillämpningsområde utvidgas till hela den riksomfattande Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Förslaget till ändring av samiska språklagen ingår emellertid inte i denna proposition utan utgör en del av en separat regeringsproposition. Vad Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata beträffar kan det dock konstateras att ändringen inte har några betydande konsekvenser för myndighetens verksamhet. 

När ämbetsverkens funktioner slås ihop kan tillgången till tjänster tillfälligt försvagas. Detta är en följd av den nya indelning i enheter som träder i kraft i och med den nya organisation där uppgifterna fördelas mellan de nya enheterna. Dessutom kommer bland annat kontaktadresser, e-postadresser, webbadresser och andra distributionskanaler oundvikligen att ändras. Efter reformen kommer uppgifterna ur kundens synvinkel inte längre att finnas på samma ställen som tidigare, varför tillgängligheten försämras tillfälligt. Denna risk hanteras bland annat så att man i den mån det är möjligt utnyttjar omdirigeringar och satsar på sökegenskaper samt tillräcklig förhandsinformation. 

3.4.2  3.4.2 Könsrelaterade konsekvenser samt konsekvenser för jämställdheten

Enligt uppgifter för 2017 utgjorde kvinnorna 55 procent av Befolkningsregistercentralens personal, 86 procent av magistraternas personal och 77 procent av magistraternas styrnings- och utvecklingsenhets personal. Vid omstruktureringen av funktionerna iakttas lagen om jämställdhet mellan kvinnor och män (609/1986, nedan jämställdhetslagen). Till exempel beaktas förbudet i jämställdhetslagen mot att tillämpa lönevillkor eller andra anställningsvillkor så att en eller flera arbetstagare på grund av sitt kön försätts i en mindre fördelaktig ställning. 

3.4.3  3.4.3 Konsekvenser för informationssamhället

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata får en ny, enhetlig, rikstäckande organisation som möjliggör ett effektivare och verkningsfullare genomförande av hanteringen av informationssäkerheten än tidigare. Organisationsreformen gör det också möjligt att sköta funktioner som hör till befolkningsdatasystemet och underhållet av befolkningsdata inom en och samma organisation, vilket gör informationshanteringen och arbetet med att utveckla systemen klarare och bidrar till ett enhetligt serviceutbud vad gäller informationssamhällstjänster.