1.1  Bakgrund

Utvecklingen inom datakommunikation och mötestjänster samt de temporära lagändringar i associationslagstiftningen som infördes under pandemiförhållanden 2020–2021 i form av lagen om temporär avvikelse från aktiebolagslagen, lagen om bostadsaktiebolag, lagen om andelslag, föreningslagen och vissa andra sammanslutningslagar i syfte att begränsa spridningen av covid-19-epidemin (290/2020) och lagen om temporär avvikelse från aktiebolagslagen, lagen om andelslag, föreningslagen och vissa andra sammanslutningslagar i syfte att begränsa spridningen av covid-19-epidemin (677/2020) gjorde att deltagande på distans samt distansmöten och distansstämmor blev möjliga alternativ till traditionella möten och stämmor. Dessa förfaranden innebar ett användbart alternativ när det gäller att organisera sammanslutningars beslutsfattande och förbättra delägarnas och medlemmarnas möjligheter att delta.  

Vid justitieministeriet verkade under perioden 18.5–31.10.2021 arbetsgruppen Distansstämmor och deltagande på distans i aktiebolag, bostadsaktiebolag och andelslag Beredningsunderlaget till propositionen finns i den offentliga tjänsten på adressen .https://oikeusministerio.fi/sv/projekt?tunnus=OM030:00/2021. Arbetsgruppen utarbetade ett förslag i form av en regeringsproposition med målet att underlätta deltagande på distans och tillåta distansmöten och distansstämmorDistansstämmor och deltagande på distans i aktiebolag, bostadsaktiebolag och andelslag – Arbetsgruppens betänkande https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/163620/OM_2021_37_ML.pdf. Förslaget gällde aktiebolags och bostadsaktiebolags bolagsstämmor samt åtgärder för att underlätta beslutsfattandet i anslutning till andelslagsstämmor och representantskap och deltagandet i beslutsfattandet. Arbetsgruppens betänkande var på remiss 21.11.2021–23.1.2022. Regeringspropositionen (RP 47/2022 rd) Regeringspropositionen finns tillgänglig på adressen https://www.eduskunta.fi/FI/vaski/KasittelytiedotValtiopaivaasia/Sivut/HE_47+2022.aspx överlämnades till riksdagen den 21 april 2022.  

Propositionen hänför sig också till regeringsprogrammet för statsminister Sanna Marins regering. Ett av målen i regeringsprogrammet är att Finland ska vara känt som ett föregångarland där de möjligheter som digitaliseringen och den tekniska utvecklingen medför utvecklas. Ett annat mål som anges i regeringsprogrammet är att utveckla lagstiftningen så att den möjliggör digitalisering, hållbar utveckling och en omfattande försökskultur. Propositionen har också samband med regeringsprogrammets åtgärder beträffande utveckling av demokratin, eftersom propositionen stärker medlemmarnas direkta möjligheter att påverka ekonomisk föreningsverksamhet.  

1.2  Beredning

Förslaget från justitieministeriets arbetsgrupp Distansstämmor och deltagande på distans i aktiebolag, bostadsaktiebolag och andelslag gällde inte alla former av sammanslutningar, eftersom till exempel sparbanker och hypoteksföreningar inte togs med i studien. Finansministeriet ansvarar för regleringen om sparbanker och hypoteksföreningar. Därför har finansministeriet som tjänsteuppdrag utarbetat en proposition som till sitt innehåll i stor utsträckning motsvarar justitieministeriets proposition (RP 47/2022 rd) och som tillåter distansmöten och distansstämmor och deltagande på distans när det gäller sparbanker och hypoteksföreningar. Vid beredningen av propositionen har företrädare för sparbanker och hypoteksföreningar hörts. Det ordnades en offentlig remiss om propositionen den 14–30 mars 2022. Utlåtanden begärdes av sammanlagt 7 myndigheter och sammanslutningar. Närmare information om innehållet i och beaktandet av remissvaren finns i avsnitt 6 Remissvar. Beredningsunderlaget till propositionen finns på statsrådets webbplats. 

4.1  De viktigaste förslagen

I propositionen föreslås det att det till sparbankslagen (1502/2001) och lagen om hypoteksföreningar (936/1978) fogas en bestämmelse som tillåter så kallade hybridmöten och hybridstämmor. Med stöd av bestämmelsen kan styrelsen besluta att medlemmar kan delta i ett möte eller en stämma och utöva sina rättigheter fullt ut genom att använda datakommunikation och ett annat tekniskt hjälpmedel. I praktiken kan deltagarna själva bestämma om de deltar i mötet eller stämman på plats eller via en distansförbindelse. Då har allt fler möjlighet att delta, vilket bidrar till större delaktighet i beslutsfattandet. Eftersom det dock är fråga om disposativa bestämmelser, föreslås att en sparbank eller hypoteksförening ska kunna begränsa eller förbjuda ordnandet av sådana möten eller stämmor i sina stadgar.  

Det föreslås att sparbanker och hypoteksföreningar också ska ha tillåtelse att ordna distansmöten eller distansstämmor som hålls utan mötes- eller stämmoplats. Då ska deltagarna kunna utöva sin beslutanderätt genom datakommunikation och med ett tekniskt hjälpmedel. Detta ger sammanslutningarna flexibilitet och möjlighet att utnyttja de möjligheter som digitaliseringen medför. Eftersom det enligt propositionen dock är fråga om disposativa bestämmelser, kan en sparbank eller hypoteksförening i sina stadgar begränsa ordnandet av sådana möten och stämmor.  

Propositionen tillåter deltagande i möten också per post eller genom datakommunikation och med ett tekniskt hjälpmedel före eller under ett möte. Det föreslås att styrelsen ska besluta om tillhandahållande av en sådan metod för deltagande. Styrelsen ska i dessa fall ha möjlighet att begränsa deltagarnas rättigheter.  

På grund av lagstiftningens teknikneutralitet och den snabba tekniska utvecklingen ställs det genom propositionen inga detaljerade krav på det tekniska sättet att genomföra distansdeltagande. För att sparbankernas principaler och hypoteksföreningarnas medlemmar ska kunna utöva sina rättigheter fullt ut, ska distansförbindelsen, dvs. datakommunikationsförbindelsen och det tekniska hjälpmedlet, dock vara sådana att alla deltagare har samma möjlighet att utöva sina rättigheter som dem som deltar i mötet eller stämman på traditionellt sätt. Distansförbindelsen måste således i princip vara tillgänglig i Finland med en sedvanlig, uppdaterad terminalutrustning, ett operativsystem, en webbläsare, annan programvara och en datakommunikationsförbindelse.  

Denna proposition har samband med den proposition (RP 47/2022 rd) som justitieministeriet har berett om underlättande av deltagande på distans och tillåtande att distansmöten och distansstämmor för olika sammanslutningar. På grund av sambandet mellan propositionerna har bestämmelserna om deltagande på distans och distansmöten, liksom även bakgrunden till dem, behandlats mer detaljerat i justitieministeriets proposition, till stor del också på ett sätt som är tillämpligt på sparbanker och hypoteksföreningar. Eftersom sparbanker och hypoteksföreningar som sammanslutningar har vissa särdrag, är det dock inte motiverat att i lagförslagen i denna proposition till alla delar ta in bestämmelser som är identiska med bestämmelserna i justitieministeriets proposition. Det har inte ansetts nödvändigt att i lagförslagen exempelvis ta in en bestämmelse som motsvarar bestämmelsen om bindande anmälan till ett möte (det föreslagna 5 kap. 7 § 3 mom. i aktiebolagslagen) eller beslut med kvalificerad majoritet (det föreslagna 5 kap. 27 § 5 mom. i aktiebolagslagen), eftersom deltagande på distans för både sparbanker och hypoteksföreningar har börjat utgöra normal mötespraxis redan under den tid som de gällande temporära lagarna varit i kraft. 

4.2  De huvudsakliga konsekvenserna

Vid justitieministeriet har beretts en regeringsproposition med förslag till lagar om ändring av bestämmelserna om bolagsstämmor, andelsstämmor och föreningsmöten i aktiebolagslagen, lagen om bostadsaktiebolag, lagen om andelslag och föreningslagen (RP 47/2022 vp). Ändringarna görs i syfte att underlätta deltagande på distans och tillåta distansmöten och distansstämmor. Avsikten är att i denna proposition göra motsvarande lagändringar i fråga om hypoteksföreningar och sparbanker. I denna proposition har endast konsekvenserna av de lagändringar som gäller sparbanker och hypoteksföreningar bedömts. I justitieministeriets proposition finns mer omfattande och heltäckande bedömningar av vilka konsekvenser deltagande på distans och ordnandet av distansmöten har bland annat med tanke på samhället.  

5.1  Handlingsalternativen och deras konsekvenser

Ett alternativ till de föreslagna bestämmelserna är att bevara nuläget.Om man bevarar nuläget leder det till att de möten och stämmor som baserar sig på deltagande på distans upphör för sparbankernas och hypoteksföreningarnas del i samband med att den temporära lagen upphör att gälla i juni 2022. Om inga lagändringar görs, tillåts inte deltagande på distans eller distansmöten eller distansstämmor för sparbanker och hypoteksföreningar efter att den temporära lagen upphört att gälla. 

Konsekvenserna av detta alternativ bedöms delvis vara beroende av om den föreslagna mötespraxisen möjliggörs för andra kreditinstitut i enlighet med de förslag som justitieministeriets arbetsgrupp lagt fram. Om endast de bestämmelser som föreslagits av arbetsgruppen sätts i kraft, är distansmöten och distansstämmor möjliga endast för kreditinstitut i form av aktiebolag och andelslag. Sparbanker och hypoteksföreningar omfattas då inte av bestämmelserna. Detta är dock inte en ändamålsenlig lösning. I så fall gäller olika bestämmelser för kreditinstitut av olika bolagsform. Detta leder till en ojämn konkurrenssituation, som kan inverka negativt på sparbankernas och hypoteksföreningarnas verksamhet.  

Om de ändringar som möjliggör deltagande på distans inte heller införs för andra kreditinstitut, innebär det att regleringen hålls mer harmoniserad. Då är det däremot inte möjligt att fortsätta tillämpa den praxis som kreditinstituten kunnat tillämpa när de temporära lagarna har gällt. Om bestämmelser om distansmöten och distansstämmor och deltagande på distans inte tas in i lagstiftningen, blir det svårare att delta i möten och stämmor, och då begränsas också antalet personer som deltar i beslutsfattandet. Om mötena och stämmorna kräver fysisk närvaro, är det färre som har möjlighet att delta i dem. Det kan eventuellt leda till att deltagandet minskar och det blir svårare att fatta beslut. En sådan utveckling kan således ha indirekta konsekvenser också för sparbankernas och hypoteksföreningarnas övriga verksamhet. Att fysisk närvaro krävs vid möten och stämmor kan på det hela taget ha negativ inverkan på ibruktagandet av digitala lösningar och på flexibiliteten. Detta främjar inte heller sammanslutningarnas möjligheter att välja de mötesformer som fungerar bäst för dem.  

5.2  Lagstiftning och andra handlingsmodeller i utlandet

I justitieministeriets proposition granskas associationslagstiftningen i utlandet med tanke på distansdeltagande. Propositionen är inriktad på aktiebolag, andelslag, bostadsaktiebolag och föreningar. När det gäller kreditinstitut har många medlemsstater till följd av covid-19-pandemin infört temporär lagstiftning som möjliggjort olika metoder för deltagande på distans. Sparbanker, eller kreditinstitut som liknar sparbanker, finns förutom i Finland bland annat i Sverige, Danmark, Tyskland, Frankrike, Österrike och Spanien. Även aktörer som motsvarar hypoteksföreningar finns i andra europeiska länder. Till exempel fristående hypoteksbanker påminner om hypoteksföreningar, om man ser till deras verksamhet och principer. 

I Sverige är Lagen (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor även tillämplig på de sparbanker som avses i Sparbankslagen (1987:619). Lagen är temporär och gäller till utgången av 2022. Lagen möjliggör distansdeltagande i bankernas styrelsemöten och sparbanksstämmor. Stämman kan genom beslut av styrelsen hållas genom elektronisk uppkoppling, som kompletteras med poströstning före stämman. Sparbanksstämman och ordföranden har till uppgift att besluta om en stämma som hålls med hjälp av ett elektroniskt hjälpmedel eller elektronisk uppkoppling kan genomföras på ett tillförlitligt sätt bland annat när det gäller identifieringen av deltagarna och omröstningens tillförlitlighet. 

I Italien har en temporär lag möjliggjort att vissa kreditinstitut (banche popolari och banche di credito) år 2020 kunnat ordna helt virtuella möten med hjälp av ett tekniskt hjälpmedel. Dessutom har tekniska hjälpmedel kunnat användas för elektronisk omröstning. Möten har också kunnat ordnas genom ombud. I Österrike har sparbankernas (Sparkasse) stämmor med stöd av en temporär lag kunnat ordnas utan fysisk närvaro till exempel i form av en videokonferens i realtid eller genom att protokoll cirkulerat. Lagen gäller till och med den 30 juni 2022. Närmare bestämmelser om deltagande i stämmor och möten får utfärdas genom förordning av justitieministeriet.  

Många medlemsländer i Europeiska unionen har än så länge bara inlett arbetet för mer permanenta lagstiftningsåtgärder när det gäller distansmöten och distansdeltagande. Många europeiska kreditinstitut har dock redan vant sig vid de olika metoder för distansdeltagande som har kunnat tillhandahållas med stöd av undantagslagarna till följd av covid-19-pandemin. I framtiden kan det utfärdas permanent lagstiftning som möjliggör deltagande på distans.  

7.1  Sparbankslagen

15 §. En teknisk ändring föreslås i 1 mom. 6 punkten. Den gällande lagens hänvisningar till 44 § 3 och 4 mom. ändras till hänvisningar till 1–3 mom. i den nya 44 b § i enlighet med den nya lagens systematik. Innehållsmässigt motsvarar bestämmelsen den nuvarande regleringen.  

44 §. Det föreslås att paragrafen ska ändras så att 1 mom. innehållsmässigt motsvarar den gällande paragrafen, förutom i fråga om den precisering som gäller mötesplats. I paragrafen tas det dessutom in nya 2–6 mom. De nuvarande 2–4 mom. i den gällande paragrafen bildar nya 44 a och 44 b §. Ändringarna behövs för att möjliggöra ny mötespraxis och för att förtydliga lagens systematik. Efter dessa ändringar ska den nya 44 § innehålla bestämmelser om principalmöten och de förfaranden som ska iakttas vid dem.  

I 1 mom. föreskrivs att principalerna ska sammanträda till ordinarie möte minst en gång varje år. I momentet ska nämnas att principalerna ska sammanträda på en plats som bestäms i sparbankens stadgar. I dagsläget bestäms mötesplatsen enligt sparbankens stadgar. Med stöd av stadgarna ska mötet vanligen hållas inom bankens verksamhetsområde. Genom den föreslagna ändringen befästs huvudregeln om platsen för principalmötet, som inte tidigare har angetts i sparbankslagen. Det är nödvändigt att föreskriva om denna huvudregel för att de alternativ som står till buds vid ordnande av principalmöte ska framgå så tydligt som möjligt av lagen. Momentet gäller ordnande av principalmöte på en mötesplats, alltså som ett så kallat fysiskt möte. Utgångspunkten för ordnande av traditionella möten enligt momentet anses vara att principalerna alltid har rätt att utöva sina rättigheter fullt ut vid mötet. Därför behöver detta inte nämnas i själva lagtexten.  

Enligt paragrafens nya 2 mom. kan styrelsen besluta om deltagande i ett principalmöte genom datakommunikation och med ett tekniskt hjälpmedel under mötet, om inte ordnande av ett sådant möte begränsas eller förbjuds i bankens stadgar. Bestämmelsen ska möjliggöra så kallade hybridmöten, där en del av principalerna deltar i mötet på mötesplatsen och en del på distans genom datakommunikation och med ett tekniskt hjälpmedel. Sparbankens principal kan oavsett sättet att delta utöva sina rättigheter fullt ut. Till principalens rättigheter hör i praktiken till exempel utövande av yttranderätt och rösträtt enligt 45 § i lagen, liksom även frågerätt. Principaler som deltar på distans ska till exempel ha möjlighet att utöva sin yttranderätt åtminstone muntligt och att rösta på motsvarande sätt som vid de möten som avses i 1 mom. Dessutom ska principalerna ha rätt att utöva även andra rättigheter fullt ut. I bankens stadgar kan det således bestämmas att inga hybridmöten alls ska ordnas eller att ett hybridmöte får ordnas endast i vissa frågor. Å andra sidan kan bankens stadgar inte begränsa principalernas fulla rättigheter vid ett hybridmöte. 

Paragrafens nya 3 mom. gör det möjligt att ordna principalmöte utan mötesplats. Ordnandet av ett sådant möte förutsätter beslut av styrelsen, om ordnande av ett sådant principalmöte inte begränsas eller förbjuds i bankens stadgar. Under mötet utövar principalerna sin beslutanderätt och andra rättigheter fullt ut och i realtid genom datakommunikation och med ett tekniskt hjälpmedel. Då har principalerna rätt att utöva sina rättigheter fullt ut vid mötet på det sätt som föreslås i samband med 2 mom. För att principalerna ska kunna utöva sina rättigheter vid mötet ska alla principaler ha samma möjlighet att utöva sina rättigheter via en distansförbindelse som de principaler som deltar i det fysiska mötet. Momentet begränsar inte bankens möjligheter att erbjuda principalerna en separat möteslokal där de kan delta i mötet via mötessystemet. 

Paragrafens nya 4 mom. möjliggör deltagande i ett principalmöte utöver enligt 1–3 mom., som innebär deltagande i mötet fullt ut, även per post eller genom datakommunikation och med ett tekniskt hjälpmedel före eller under principalmötet. Detta ska vara möjligt genom beslut av styrelsen, om inte tillhandahållande av en sådan metod för deltagande begränsas eller förbjuds i bankens stadgar. För de principaler som tillämpar detta alternativ för deltagande kan utövandet av rättigheterna begränsas på det sätt som styrelsen beslutar, om inte något annat bestäms i bankens stadgar. Bankens styrelse kan till exempel före eller under mötet erbjuda andra alternativ för deltagande som kompletterar utövandet av yttranderätt muntligt. Frågor kan till exempel ställas via chattfunktionen i det program som används för mötet. Besvarandet av skriftliga frågor kan dock begränsas i enlighet med 45 § 4 mom.  

Banken kan också erbjuda deltagarna till exempel en särskild rätt att förhandsrösta, ställa frågor eller lägga fram förslag före mötet. Om möjlighet till förhandsröstning erbjuds, ska styrelsen se till att det beslutsförslag som är föremål för förhandsröstningen läggs fram på principalmötet utan ändringar i enlighet med paragrafens 5 mom. Förhandsröstning begränsar inte principalens rätt att delta i principalmötet eller att vid mötet ändra ståndpunkt i ett ärende som behandlats i samband med en förhandsröstning. Möjligheten att under mötet på distans ändra en röst som avgivits vid förhandsröstning ökar förhandsröstningsalternativets användbarhet ur principalernas synvinkel, eftersom de inte behöver vara beredda på att delta på plats om omständigheterna förändras efter det att förhandsrösten avgavs. I bankens stadgar kan styrelsen förpliktas att erbjuda sådana ytterligare metoder för deltagande som avses i detta moment eller så kan styrelsens rätt att erbjuda sådana begränsas.  

Närmare bestämmelser om kallelse till principalmöten finns i 44 a §. Av kallelsen ska tydligt framgå om de möjligheter att delta på andra sätt enligt 4 mom. i denna paragraf utnyttjas vid mötet och om utnyttjade av dessa möjligheter inte motsvarar ett sådant hybridmöte enligt 2 mom. som innebär rättigheter att delta fullt ut. 

I paragrafens nya 5 mom. anges ytterligare förutsättningar för ordnande av möten enligt 2 och 3 mom. och för ordnande av möjlighet att delta enligt 4 mom. Till dessa förutsättningar hör att kontrollera rätten till inflytande, mötets beslutförhet och riktigheten av rösträkningen på ett sätt som är jämförbart med de förfaranden som iakttas vid en mötesplats enligt 1 mom. I praktiken kan man använda olika metoder för att utreda principalernas identitet, och bland dessa kan man välja den som är lämpligast med tanke på sparbanken och principalerna. Identifiering kan ske till exempel genom stark autentisering, namnupprop, en ljud- eller videoförbindelse, chattfunktionen i det tekniska hjälpmedlet eller via länken och åtkomstkoderna för distansdeltagande. Endast de som har utövat sin rösträtt före mötet eller de som kan utöva sin rösträtt under mötet betraktas som deltagare i mötet. Dessa förutsättningar behövs för att man ska kunna säkerställa principalmötets beslutförhet och trygga ett fungerande beslutsfattande. Beslutsförslag som eventuellt är föremål för förhandsröstning ska läggas fram utan ändringar på principalmötet. Avsikten är att förhindra att man genom att ändra eller låta bli att lägga fram grundförslaget på mötet i praktiken kunde ogiltigförklara förhandsrösterna eller skapa osäkerhet om vad mötet har beslutat i ärendet.  

44 a §. Paragrafen är ny och föreslås innehålla de bestämmelser som ingår i gällande 44 § 2 mom. om sändande av kallelse till principalmötet. Till paragrafen fogas dessutom bestämmelser om innehållet i kallelsen i större detalj. Paragrafens 2 och 3 mom. föreslås innehålla bestämmelser om fortsatta möten. 

Första meningen i paragrafens 1 mom. motsvarar den första meningen i 44 § 2 mom. i den gällande lagen, enligt vilken kallelse till principalmötet ska sändas tidigast fyra veckor och, om inte längre tid fastställs i stadgarna, senast en vecka före mötet. Enligt lagförslaget ska momentet innehålla en ny bestämmelse om att det i kallelsen ska nämnas att det är möjligt att delta i mötet på det sätt som avses i 44 § 2–4 mom., villkoren för ett sådant deltagande, det tekniska genomförandet av deltagandet, eventuella begränsningar i principalernas yttranderätt och vilket förfarande som ska iakttas.  

Om sparbankens styrelse beslutar att till exempel erbjuda principalerna möjlighet att på något annat sätt än muntligt ställa frågor före eller under mötet, och avsikten är att dessa frågor besvaras skriftligt först efter mötet, ska denna begränsning av yttranderätten och detta mötesförfarande enligt momentet nämnas i möteskallelsen. Av stämmokallelsen bör också framgå de tekniska förutsättningarna för användning av distansförbindelsen, såsom de minimikrav som ställs på terminalutrustning, operativsystem, webbläsare och datakommunikationsförbindelse, de åtgärder som behövs för att skapa distansförbindelsen (till exempel erhållande och användning av en länk och åtkomstkoder samt nedladdning av programvara som eventuellt behövs), bruksanvisningar för distansförbindelsen och eventuellt användarstöd före och under stämman. I kallelsen kan det också hänvisas till mer detaljerade anvisningar på bankens webbplats. Anvisningarna kan vid behov kompletteras efter att kallelsen skickats, förutsatt att principalen har tillräckligt med tid att förbereda sig för upprättande av distansförbindelsen och lära sig hur förbindelsen ska användas.  

Paragrafens 2 mom. motsvarar till sitt innehåll den andra, tredje och fjärde meningen i 44 § 2 mom. i den gällande lagen. Momentet reglerar alltså förfarandet i en situation där beslutsfattandet vid ett principalmöte hänskjuts till fortsatt möte. I praktiken har hänskjutning till ett fortsatt möte kunnat ske genom beslut av principalmötet på förslag av ordföranden. Till fortsatt möte har man hänskjutit ärenden som kräver till exempel mer ingående diskussion, ytterligare utredningar eller beslutsfattande vid flera möten.  

Sparbankslagen innehåller dock inga bestämmelser om kortvarigt avbrytande av ett principalmöte till exempel på grund av störningar i mötesarrangemangen. Ett fortsatt möte enligt 2 mom. kan däremot hållas också en längre tid efter att det ursprungliga mötet avbröts. Paragrafens 3 mom. ska innehålla bestämmelser om situationer där en funktionsstörning i datakommunikationen eller i något annat tekniskt hjälpmedel som principalmötet använder för att ordna mötet kan inverka på giltigheten av mötets beslut och det finns anledning att anta att avhjälpande av störningen väsentligt fördröjer mötet. Bestämmelsen gäller inte kortvariga störningar under vilka ordföranden kan avbryta mötet för en kort tid. Det behöver inte skickas något separat meddelande till deltagarna om avbrottet i mötet, utan utgångspunkten är att också distansdeltagarna ska vänta på att förbindelsen börjar fungera på nytt. 

Då kan mötets ordförande besluta att mötet ska avbrytas och fortsätta inom tio vardagar efter den tidpunkt då mötet enligt möteskallelsen inleddes. En förutsättning är att de principaler som vid tidpunkten för avbrytandet hade rätt att delta i mötet i god tid informeras om avbrytandet och tidpunkten för ett eventuellt fortsatt möte samt om den nya tekniska lösning som eventuellt behövs för deltagandet. Det går att förbereda sig på avbrott i ett möte på så sätt att åtminstone de principaler som deltar via distansförbindelse i samband med upprättandet av distansförbindelsen ombeds lämna elektronisk kontaktinformation så att de utan dröjsmål kan informeras ifall mötet avbryts och eventuellt fortsätter senare. Eftersom det inte är fråga om ett egentligt fortsatt möte på det sätt som avses i 2 mom., är det i första hand de principaler som har deltagit i det avbrutna mötet som är berättigade att delta.  

Momentet gör det möjligt att bereda sig på eventuella funktionsstörningar som uppstår i datakommunikationen eller i samband med användningen av tekniska hjälpmedel och som kan inverka på principalmötets beslutförhet och därigenom på beslutens giltighet. Om ordföranden anser eller kan anta att mötets beslutförhet äventyras på grund av en funktionsstörning i datakommunikationen eller i ett tekniskt hjälpmedel, kan behandlingen av ärendet hänskjutas till ett fortsatt möte på det sätt som föreskrivs i 3 mom.  

Enligt 45 § 1 mom. är en förutsättning för att principalmötet ska vara beslutfört att minst en tredjedel av principalerna, minst sex principaler, är närvarande. Kravet ska tolkas som ett villkor som ska uppfyllas åtminstone i samband med behandlingen av alla de ärenden eller beslutsförslag som kräver beslutsfattande. Vid principalmöten på traditionella mötesplatser har det inte förekommit några särskilda problem med konstaterandet av beslutförheten, eftersom beslutförheten i allmänhet har konstaterats i början av mötet, till exempel genom namnupprop. Mötets ordförande ska dock se till att förutsättningarna för mötets beslutförhet uppfylls oberoende av hur principalmötet ordnas. Mötet ska alltså vara beslutfört till exempel också i samband med så kallade hybridmöten och möten utan mötesplats, på ett sätt som motsvarar de möten som hålls på en mötesplats. Om principalmötet inte har varit beslutfört, kan de beslut som fattats vid mötet eventuellt belastas av misstanke om ogiltighet. Brister i mötets beslutförhet kan i vissa situationer också leda till skadeståndsskyldighet. 

Mötets beslutförhet kan naturligtvis förändras under mötets gång också beroende på antalet principaler som kommer till de möten som hålls på en mötesplats. I samband med möten på distans kan funktionsstörningar i datakommunikationen eller i det tekniska hjälpmedel som används för deltagande leda till situationer där beslutförheten prövas mer än normalt under mötets gång. Om det är fråga om ett hybridmöte eller ett principalmöte som ordnas utan mötesplats kan det vara motiverat att säkerställa beslutförheten också under mötets gång. Eftersom konstaterandet av beslutförhet till exempel vid ett så kallat hybridmöte eller vid ett möte som ordnas utan mötesplats till vissa delar skiljer sig från ett fysiskt möte på grund av de tekniska hjälpmedel som används, finns det skäl att också precisera vilka förfaranden som tillämpas när det gäller att säkerställa mötets beslutförhet. 

Beslutförheten vid ett hybridmöte eller ett möte som ordnas utan mötesplats kan konstateras på flera sätt. Ordföranden kan konstatera att mötet är beslutfört till exempel genom att kontrollera deltagarlistan, om det tekniska hjälpmedel som används för att ordna mötet ger en tillförlitlig sammanfattning i realtid av vem som deltar i mötet. Vid konstaterande av beslutförheten kan stöd också fås av ett krav på elektronisk identifiering av deltagarna. Mötets beslutförhet kan också säkerställas genom namnupprop, vilket kan genomföras till exempel via en ljudförbindelse och eventuell kompletterande bildförbindelse, beroende på hur det tekniska hjälpmedel som används fungerar. Alternativt kan namnuppropet genomföras med en skriftlig kommentarsfunktion, till exempel via chatten. Om det under mötets gång eller i samband med att det ska fattas beslut om ett ärende eller om ett beslutsförslag uppstår osäkerhet om huruvida mötet är beslutfört, kan det ordnas ett nytt namnupprop genom beslut av ordföranden eller på förslag av en principal. Om banken erbjuder möjlighet till förhandsröstning före mötet, kan man med hjälp av den tjänst som används för förhandsröstningen också beräkna hur många principaler som förhandsröstat och hur detta inverkar på mötets beslutförhet. De metoder som nämns som exempel ovan kan användas för att konstatera mötets beslutförhet, men beroende på egenskaperna hos det tekniska hjälpmedel som används kan det också finnas andra metoder för att konstatera beslutförhet, och i och med att ny teknik införs kan metoder också förändras väsentligt. De iakttagelser om mötets beslutförhet som gjorts under mötet kan också antecknas i mötesprotokollet. 

Vid konstaterande av principalmötets beslutförhet ska också det föreslagna 44 § 5 mom. beaktas. När det gäller deltagande i hybridmöten som avses i 2 och 3 mom. eller möten som hålls utan mötesplats, och när det gäller den metod för deltagande som avses i 4 mom., betraktas som deltagare i mötet endast de som har utövat sin rösträtt före mötet eller som kan utöva sin rösträtt under mötet. Vid bedömningen av mötets beslutförhet ska således också eventuella förhandsröster beaktas, om bankens styrelse har gjort det möjligt att rösta på förhand före mötet. En principal som har röstat på förhand räknas som deltagare i mötet. För att en jämlik behandling av principalerna ska kunna garanteras och mötets beslutförhet tydligt ska kunna konstateras, ska det beslutsförslag som är föremål för förhandsröstning läggas fram utan ändringar vid principalmötet.  

Förhandsröstning begränsar inte principalens rätt att delta i principalmötet eller att vid mötet ändra den röst som avgivits i samband med förhandsröstningen. Att ändra den röst som har avgivits är inte problematiskt med tanke på mötets beslutförhet, om samma system används vid förhandsröstningen och vid den omröstning som förrättas under mötet.  

När det gäller tekniska detaljer i anslutning till konstaterande av beslutförheten är det bland annat med tanke på den snabba tekniska utvecklingen mer motiverat att utfärda närmare bestämmelser antingen i sparbankens stadgar eller i sådana rekommendationer om deltagande på distans som banken kan utarbeta som en form av självreglering, i stället för att utfärda närmare bestämmelser i sparbankslagen, 

44 b §. Paragrafen är ny och gäller extra principalmöten.  

Paragrafens 1 mom. motsvarar till sitt innehåll 44 § 3 mom. i den gällande lagen, som gäller vem som har rätt att sammankalla till extra principalmöte samt om kallelse till mötet. Momentet preciseras tekniskt genom att länsstyrelsen byts ut mot regionförvaltningsverket så att bestämmelsen motsvarar de gällande förhållandena.  

Paragrafens 2 mom. motsvarar i sak 44 § 4 mom. i den gällande lagen, som innehåller bestämmelser om insättares eller grundfondsandelsägares rätt att få ett önskat ärende upptaget till behandling vid principalmötet.  

45 §. Paragrafens 1–3 mom. ändras inte. Det nya 4 mom. ska innehålla regler för moderering av de frågor som ställs vid ett principalmöte på något annat sätt än muntligt.  

Enligt det föreslagna 45 § 3 mom. har principaler rätt att utöva yttranderätt och rösträtt vid principalmötet. Den gällande sparbankslagen innehåller dock inga egentliga bestämmelser om vilken skyldighet sparbankens ledning har när det gäller att besvara frågor på principalmötet. I nuläget är det dock i praktiken sparbankens ledning som svarar på de frågor som ställs vid mötet. För att underlätta besvarandet av frågor föreslås det att det ska tas in ett nytt 4 mom. om rätten att sammanslå och redigera frågor och andra anföranden som framförs på något annat sätt än muntligt under principalmötet innan de görs synliga för eller kan höras av dem som deltar i principalmötet. Momentet gäller endast sådana anföranden som framförs på något annat sätt än muntligt under mötet och i fråga om vilka framläggandet för eller besvarandet på principalmötet inte har begränsats redan i möteskallelsen i enlighet med 44 § 4 mom. Modereringsrätten gäller till exempel skriftliga kommentarer och frågor som ställts under mötet via chattfunktionen i det program som används. Styrelsen för sparbanken kan i enlighet med 44 § 4 mom. erbjuda principalerna denna möjlighet att delta, om inte något annat bestäms i sparbankens stadgar.  

Det förfarande som avses i momentet ska dock endast vara tillåtet under förutsättning att det behövs för att på ett skäligt sätt begränsa principalmötets längd, att förfarandet gör det lättare att följa mötet, att förfarandet bidrar till att säkerställa att mötet förlöper på ett korrekt sätt och att det inte väsentligt ändrar innehållet i anförandena. Bestämmelserna gäller alltså inte muntliga frågor och anföranden under principalmötet. Beslut om principerna för förfarandet ska fattas i början av principalmötet. De ursprungliga anförandena ska dessutom bevaras i minst ett år efter principalmötet.  

Styrelsen kan ge ett enhetligt svar på sammanslagna och redigerade frågor. Svaret ska läggas fram för de principaler som deltar i mötet innan beslut fattas. Momentet påverkar inte den etablerade möjligheten för principalmötets ordförande att avbryta eller neka ett anförande som till exempel inte gäller det ärende som behandlas. Frågor som inte hänför sig till principalmötet behöver inte heller delges de övriga principalerna och behöver inte besvaras.  

48 §. I 2 mom. görs det en teknisk precisering som innebär att hänvisningen till 44 § ändras till en hänvisning till 44 b §. Utöver detta görs vissa språkliga preciseringar i bestämmelsen.  

7.2  Lagen om hypoteksföreningar

12 §. Till paragrafen fogas nya 2–6 mom. Innehållet i paragrafens nuvarande 1 mom. ska enligt lagförslaget förbli oförändrat, medan det nuvarande 2 mom. kompletteras och blir nytt 7 mom. 

Paragrafens 1 mom., som gäller medlemmars utövande av beslutanderätt vid hypoteksföreningens stämma, kvarstår oförändrat. Enligt momentet utövas beslutanderätten av de medlemmar som är närvarande vid stämman.  

Paragrafens 2 mom. är nytt. Enligt bestämmelsen kan styrelsen tillåta deltagande i hypoteksföreningens stämma också så att medlemmen utövar sina rättigheter fullt ut genom datakommunikation och med ett tekniskt hjälpmedel under stämman, om inte något annat följer av en sådan anmälan om utövande av rösträtt som avses i 7 mom. och om inte ordnandet av en sådan stämma begränsas eller förbjuds i hypoteksföreningens stadgar. Bestämmelsen behövs för att det ska vara möjligt att delta i en stämma på distans i form av en så kallad hybridstämma. Detta sätt att delta kan dock begränsas eller förbjudas i hypoteksföreningens stadgar.  

Utgångspunkten för ordnande av sådana hybridstämmor som avses i momentet anses vara att medlemmen har rätt att utöva sina rättigheter fullt ut vid stämman. Medlemmar som deltar på distans ska till exempel ha möjlighet att utöva sin yttranderätt åtminstone muntligt och rösta på motsvarande sätt som vid den stämma som avses i 1 mom. Dessutom ska medlemmarna ha rätt att utöva även andra rättigheter fullt ut. Momentet innehåller en hänvisning till paragrafens 7 mom., som vid tillämpning dock utgör ett undantag från huvudregeln ovan i fråga om medlemmens utövande av rösträtt. Enligt det nuvarande 2 mom., som blir paragrafens nya 7 mom., ska en medlem som önskar utöva sin rösträtt vid stämma meddela hypoteksföreningen detta högst tre dygn tidigare. En förutsättning är dessutom att hypoteksföreningens stadgar kräver sådan förhandsanmälan. Om hypoteksföreningen inte inom utsatt tid får en anmälan om utövande av rösträtten, kan medlemmen inte utöva sin rösträtt vid hybridstämman. Bestämmelsen påverkar dock inte medlemmens rätt att fullt ut utöva andra rättigheter vid hybridstämman, såsom rätten att delta i stämman eller rätten att ställa frågor och yttra sig. Enligt 5 mom. betraktas en sådan medlem också som deltagare i stämman. Att en medlem som inte är röstberättigad deltar i stämman ska dock inte beaktas i samband med rösträkningen. I hypoteksföreningens stadgar kan det bestämmas att inga hybridstämmor alls ska ordnas eller att en hybridstämma får ordnas endast i vissa frågor. Å andra sidan kan hypoteksföreningens stadgar inte begränsa medlemmarnas fulla rättigheter vid en hybridstämma.  

Enligt det föreslagna 3 mom. kan hypoteksföreningens stämma genom beslut av styrelsen också ordnas på så sätt att medlemmarna utövar sin beslutanderätt enligt 1 mom. fullt ut och i realtid genom datakommunikation och med ett tekniskt hjälpmedel under stämman, om inte något annat följer av en sådan anmälan om utövande av rösträtt som avses i 7 mom. Dessutom förutsätts det att ordnande av en sådan hypoteksföreningsstämma inte begränsas eller förbjuds i hypoteksföreningens stadgar. Momentet möjliggör alltså hypoteksföreningsstämmor som helt och hållet baserar sig på deltagande på distans och som ordnas utan stämmoplats, om sådana stämmor är tillåtna enligt föreningens stadgar.  

I fråga om stämmor som ordnas utan stämmoplats anses utgångsläget vara att en medlem har rätt att utöva sina rättigheter fullt ut vid stämman på det sätt som föreslås ovan i samband med 2 mom. För att medlemmarna ska kunna utöva sina rättigheter vid stämman ska alla medlemmar ha samma möjlighet att utöva sina rättigheter via en distansförbindelse som de medlemmar som deltar i den fysiska hypoteksföreningsstämman. Det nya 3 mom. ska på motsvarande sätt som 2 mom. innehålla en hänvisning till 7 mom., som vid tillämpning utgör ett undantag från huvudregeln om medlemmarnas utövande av rättigheter fullt ut när det gäller rösträtt. När det gäller begränsning av medlemmarnas rösträtt tillämpas de principer som det redogörs för i samband med 2 mom.  

Momentet begränsar inte hypoteksföreningens möjligheter att erbjuda medlemmarna en separat möteslokal där de kan delta i stämman via det mötessystem som används. 

Paragrafens nya 4 mom. ger styrelsen rätt att besluta om möjligheterna till deltagande i en hypoteksföreningsstämma utöver enligt 1–3 mom., som innebär deltagande i stämman fullt ut, även per post eller genom datakommunikation och med ett tekniskt hjälpmedel före eller under stämman. Detta är möjligt om inte tillhandahållande av en sådan metod för deltagande begränsas eller förbjuds i hypoteksföreningens stadgar. Enligt momentet kan de deltagande medlemmarnas utövande av rättigheter begränsas. Styrelsen kan besluta att endast en del av medlemmarnas rättigheter kan utövas med den metod som avses i momentet och att rätten kan utövas endast på det sätt som styrelsen beslutar, om inte något annat bestäms i stadgarna. Hypoteksföreningens styrelse kan till exempel före eller under stämman erbjuda andra alternativ för deltagande som kompletterar utövandet av yttranderätt muntligt. Frågor kan till exempel ställas via chattfunktionen i det program som används vid stämman. Besvarandet av skriftliga frågor kan dock begränsas i enlighet med 12 a §.  

Hypoteksföreningen kan också erbjuda deltagarna till exempel rätt att förhandsrösta, ställa frågor eller lägga fram förslag före stämman. Om möjlighet till förhandsröstning erbjuds, ska styrelsen se till att det beslutsförslag som är föremål för förhandsröstningen läggs fram på hypoteksföreningens stämma utan ändringar i enlighet med paragrafens 5 mom. Förhandsröstning begränsar inte en medlems rätt att delta i hypoteksföreningsstämman eller att vid stämman ändra ståndpunkt i ett ärende som behandlats i samband med förhandsröstning. Möjligheten att under stämman på distans ändra en röst som avgivits vid förhandsröstning ökar förhandsröstningsalternativets användbarhet ur medlemmarnas synvinkel, eftersom de inte behöver vara beredda på att delta på plats om omständigheterna förändras efter det att förhandsrösten avgavs. I hypoteksföreningens stadgar kan styrelsen förpliktas att erbjuda sådana ytterligare metoder för deltagande som avses i detta moment eller så kan styrelsens rätt att erbjuda sådana begränsas. 

Närmare bestämmelser om kallelsen till hypoteksföreningsstämmor finns i 15 § 2 mom. Av kallelsen ska tydligt framgå om de möjligheter att delta på andra sätt som avses i 4 mom. i denna paragraf utnyttjas vid stämman och om utnyttjade av dessa möjligheter inte motsvarar ett sådant hybridmöte enligt 2 mom. som innebär rättigheter att delta fullt ut. 

I paragrafens nya 5 mom. anges ytterligare förutsättningar för ordnande av stämmor enligt 2 och 3 mom. och för ordnande av möjlighet att delta enligt 4 mom. Enligt momentet är en förutsättning att deltaganderätten och riktigheten av rösträkningen kan kontrolleras på samma sätt som i fråga om de förfaranden för stämmor som avses i 1 mom. I praktiken kan man använda olika metoder för att utreda medlemmarnas identitet, och bland dessa kan man välja den som är lämpligast med tanke på hypoteksföreningen och medlemmarna. Identifiering kan ske till exempel genom stark autentisering, namnupprop, en ljud- eller videoförbindelse, chattfunktionen i det tekniska hjälpmedlet eller via länken och åtkomstkoderna för distansdeltagande.  

Som deltagande i stämman betraktas de som deltar i enlighet med paragrafens 2 och 3 mom. samt de som har utövat sin rösträtt före stämman. Som deltagare betraktas därmed enligt bestämmelsen de medlemmar som deltar i en hybridstämma eller en stämma utan stämmoplats, även om de av skäl som följer av 7 mom. inte kan utöva sin rösträtt vid stämman. Att en medlem som inte är röstberättigad deltar i stämman påverkar dock inte rösträkningen, för medlemmens deltagande ska inte beaktas i samband med rösträkningen. Om ett förslag till beslut på hypoteksföreningens stämma är föremål för förhandsröstning ska det läggas fram oförändrat för beslutsfattande på föreningens stämma. Avsikten är att förhindra att man genom att ändra eller låta bli att lägga fram grundförslaget på stämman i praktiken kunde ogiltigförklara förhandsrösterna eller skapa osäkerhet om vad stämman har beslutat i ärendet. De medlemmar som på förhand har utövat sin rösträtt vid hypoteksföreningens stämma ska beaktas vid rösträkningen.  

Med stöd av det nya 6 mom. kan hypoteksföreningsstämmans ordförande besluta att stämman ska avbrytas och fortsätta inom tio vardagar efter den tidpunkt då stämman enligt stämmokallelsen inleddes, om datakommunikationen eller något annat tekniskt hjälpmedel fungerar bristfälligt och detta kan inverka på giltigheten av stämmans beslut. Genom detta moment säkerställs att rättigheterna för de medlemmar som deltar i stämman på distans tillgodoses och att det finns förutsättningar för beslutsfattande på stämman. En förutsättning för att stämman ska kunna avbrytas och fortsätta senare är att de medlemmar som vid tidpunkten för avbrytandet hade rätt att delta i stämman i god tid innan stämman fortsätter informeras om avbrytandet och den möjliga tidpunkten för en fortsatt stämma samt om den nya tekniska lösning som eventuellt behövs för deltagandet.  

Det går att förbereda sig på avbrott i en stämma på så sätt att åtminstone de medlemmar som deltar via distansförbindelse i samband med upprättandet av distansförbindelsen ombeds lämna elektronisk kontaktinformation så att de utan dröjsmål kan informeras ifall stämman avbryts och eventuellt fortsätter senare. Rätt att delta har i första hand de medlemmar som har deltagit i den avbrutna stämman. Bestämmelsen gäller inte kortvariga störningar under vilka ordföranden kan avbryta stämman för en kort tid. Det behöver inte skickas något separat meddelande till deltagarna om avbrottet i stämman, utan utgångspunkten är att också distansdeltagarna ska vänta på att förbindelsen börjar fungera på nytt.  

Paragrafens nuvarande 2 mom., där det föreskrivs att en medlem som önskar utöva sin rösträtt vid en stämma ska meddela hypoteksföreningen detta, blir 7 mom. Enligt bestämmelsen kan det i hypoteksföreningens stadgar bestämmas att en medlem som önskar utöva sin rösträtt vid en stämma ska meddela hypoteksföreningen detta. Tidsfristen för denna anmälan får vara högst tre dygn före stämman. Rösträtt vid en hypoteksföreningsstämma har då inte en medlem som gör en anmälan efter utsatt tid eller som inte gör någon anmälan alls. För tydlighetens skull konstateras att om hypoteksföreningens styrelse har beslutat att erbjuda medlemmarna förhandsröstning som metod för deltagande enligt 4 mom., begränsar momentet inte rätten för den medlem som röstat på förhand att delta i hypoteksföreningens stämma eller att vid stämman ändra ståndpunkt i ett ärende som behandlats i samband med en förhandsröstning. 

12 a §. Enligt 12 § 1 mom. har medlemmar rätt att utöva beslutanderätt vid hypoteksföreningens stämma. Även om lagen inte innehåller något egentligt omnämnande av medlemmars yttranderätt eller frågerätt, anses beslutanderätten också omfatta dessa rättigheter. Den gällande lagen om hypoteksföreningar innehåller inte heller några bestämmelser om ledningens skyldighet att svara på frågor vid en hypoteksföreningsstämma. I nuläget är det dock i praktiken hypoteksföreningens ledning som svarar på de frågor som ställs vid stämman. För att underlätta besvarandet av frågor föreslås det att det ska tas in en ny12 a § om rätten att sammanslå och redigera frågor och andra anföranden med stöd av 16 § 4 mom. som framförs på något annat sätt än muntligt under stämman innan de görs synliga för eller kan höras av dem som deltar i stämman. Momentet gäller endast sådana anföranden som framförs på något annat sätt än muntligt under stämman och i fråga om vilka framläggandet för eller besvarandet på hypoteksföreningsstämman inte har begränsats redan i stämmokallelsen i enlighet med 12 § 4 mom.  

Modereringsrätten gäller till exempel skriftliga kommentarer och frågor som ställts under stämman via chattfunktionen i det program som används. Styrelsen för hypoteksföreningen kan i enlighet med 12 § 4 mom. erbjuda medlemmarna denna möjlighet att delta, om inte något annat bestäms i hypoteksföreningens stadgar. Bestämmelserna gäller alltså inte frågor och anföranden som framförs muntligt vid hypoteksföreningens stämma.  

En förutsättning för ett sådant förfarande är att förfarandet behövs för att på ett skäligt sätt begränsa hypoteksföreningsstämmans längd, att förfarandet gör det lättare att följa stämman, att förfarandet bidrar till att säkerställa att stämman förlöper på ett korrekt sätt och att det inte väsentligt ändrar innehållet i anförandena. Beslut om principerna för ett sådant förfarande ska fattas i början av stämman eller i hypoteksföreningens stadgar. De ursprungliga anförandena som hållits på något annat sätt än muntligt under stämman ska bevaras minst ett år efter föreningens stämma.  

Styrelsen kan ge ett enhetligt svar på sammanslagna och redigerade frågor. Svaret ska läggas fram för de medlemmar som deltar i stämman innan beslut fattas. Paragrafen påverkar inte den etablerade möjligheten för ordföranden att avbryta eller neka ett anförande som till exempel inte gäller det ärende som behandlas. Frågor som inte hänför sig till hypoteksföreningens stämma behöver inte heller delges de övriga medlemmarna och behöver inte besvaras. 

15 §. Till paragrafen ska fogas ett nytt 2 mom., varvid det nuvarande 2 mom. blir 3 mom. utan att innehållet ändras. Paragrafens 1 mom. förblir i sak oförändrat. Det nya 2 mom. ska ange de minimikrav som gäller för kallelsen till hypoteksföreningsstämman. I kallelsen ska det nämnas att det är möjligt att delta i stämman på ett i 12 § 2–4 mom. avsett sätt, villkoren för ett sådant deltagande, det tekniska genomförandet av deltagandet, eventuella i 4 mom. i paragrafen avsedda anknytande begränsningar i medlemmarnas yttranderätt och vilket förfarande som ska iakttas.  

Om hypoteksföreningens styrelse beslutar att till exempel erbjuda medlemmarna möjlighet att på något annat sätt än muntligt ställa frågor före eller under stämman, och avsikten är att dessa frågor besvaras skriftligt först efter stämman, ska denna begränsning av yttranderätten och detta mötesförfarande enligt momentet nämnas i stämmokallelsen. Av stämmokallelsen bör också framgå de tekniska förutsättningarna för användning av distansförbindelsen, såsom de minimikrav som ställs på terminalutrustning, operativsystem, webbläsare och datakommunikationsförbindelse, de åtgärder som behövs för att skapa distansförbindelsen (till exempel erhållande och användning av en länk och åtkomstkoder samt nedladdning av programvara som eventuellt behövs), bruksanvisningar för distansförbindelsen och eventuellt användarstöd före och under stämman. I kallelsen kan det också hänvisas till mer detaljerade anvisningar på hypoteksföreningens webbplats. Anvisningarna kan vid behov kompletteras efter att kallelsen skickats, förutsatt att medlemmarna har tillräckligt med tid att förbereda sig för upprättande av distansförbindelsen och lära sig hur förbindelsen ska användas.