Telefonväxeln
1. Syftet med behandlingen av personuppgifter samt den rättsliga grunden för behandlingen
Telefonväxeln vid riksdagens kansli kopplar inkommande samtal till riksdagsledamöterna och deras assistenter samt till anställda vid ämbetsverk i anslutning till riksdagen.
Hantering av samtal i telefonväxeln
Systemet sparar följande uppgifter om inkommande samtal: när samtalet inleddes, vilket nummer samtalet kommer från, vilket nummer samtalet kopplas till och samtalets längd. När någon ber att bli uppringd behandlar telefonväxeln uppgifterna bara den tid som behövs för att kunna förmedla begäran.
Växeln kopplar samtalen till personalen och samtalsuppgifterna lagras i tjänsteleverantören Elisa Abp:s system. Systemet lagrar tekniska uppgifter om samtalen, såsom längd, tidpunkt och telefonnummer (kräver att den som ringt upp tillåter det och att telefonoperatören förmedlar uppgiften). Behandlingen av uppgifterna baserar sig på en systemtjänst och dess tekniska krav. Bestämmelser om tjänsteleverantörens skyldigheter finns i lagen om tjänster inom elektronisk kommunikation (917/2014).
Samtalen till telefonväxeln spelas inte in.
Rättslig grund för behandlingen
- En uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning (74 § i riksdagens arbetsordning (40/2000), 4 § 2 punkten i dataskyddslagen (1050/2018) och artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen).
2. Personuppgifter som behandlas och var uppgifterna kommer från
Följande uppgifter lagras om samtal som kommer till växeln: när samtalet inleddes, vilket nummer samtalet kommer från (kräver att den som ringt upp tillåter det och att telefonoperatören förmedlar uppgiften) och vilket nummer samtalet kopplas till och samtalets längd.
Om riksdagsanställda lagrar systemet titel, rum, avdelning, verksamhetsställe och kontaktkanaler.
Uppgifterna raderas när personen inte längre arbetar i riksdagen. Uppgifterna fås från personalförvaltningen.
3. Personuppgifternas mottagare eller mottagarkategorier
Utsedda tjänstemännen vid riksdagens kansli sköter telefonväxeln och behandlar de uppgifter om samtalen som kommer till telefonväxeln. I vissa situationer (t.ex. hög belastning) sköts telefonväxeln av riksdagens kanslis avtalspartner Elisa.
Till den som begär det lämnas uppgifter ut i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Uppgifter och handlingar är offentliga om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag.
Uppgifter lämnas inte ut för direktmarknadsföring, opinionsundersökningar eller marknadsundersökningar, om det inte föreskrivs särskilt om utlämnande för det ändamålet.
4. Överföring till tredjeländer
Uppgifterna överförs inte till länder utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES), förutom om ett samtal i telefonväxel kopplas till en mobilabonnemang som vid tidpunkten för samtalet anlitar en operatör utanför EU/EES för förmedling av telefonitjänster (grund för behandlingen är artikel 49 i dataskyddsförordningen, undantag i särskilda situationer).
5. Personuppgifternas lagringstid
Uppgifterna lagras i kontakthistoriken för växelns telefonsystem i två år, varefter de raderas automatiskt.
Uppgifter om anställda lagras så länge personen arbetar i riksdagen. När en person inte längre arbetar i riksdagen raderas uppgifterna utan dröjsmål.
6. Automatiserat beslutsfattande och profilering
Registrerade personuppgifter används inte för automatiserat beslutsfattande eller för profilering.
7. Den registrerades rättigheter
Läs mer om den registrerades rättigheter
8. Den personuppgiftsansvariges och dataskyddsombudets kontaktuppgifter
Riksdagens kansli
Riksdagens it-tjänster
Mannerheimvägen 30, 00102 RIKSDAGEN
Tfn +358 9 4321 (växel)
E-post: it-palvelut@riksdagen.fi
Dataskyddsombudet
Mannerheimvägen 30, 00102 RIKSDAGEN
Tfn +358 9 4321 (växel)
E-post: tietosuojavastaava@riksdagen.fi
Riksdagens säkerhetspost är ett säkert sätt att skicka känslig och sekretessbelagd information till riksdagens kansli. Läs anvisningen om hur du skickar säkerhetspost innan du använder tjänsten.