1.1.1  Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä

Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) tuli voimaan 1.1.2018. Laki mahdollisti tietojen luovuttamisen kootusti yksilön omaan käyttöön sekä niille viranomaisille, joilla on laissa säädetty oikeus saada tietoja. Laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä ei säädetä tiedonsaantioikeuksista, vaan niistä säädetään eri substanssilaeissa. Lain ja erityisesti niin kutsutun KOSKI-palvelun kehittämistä on ollut tarkoitus jatkaa edelleen muun muassa laajentamalla palvelun tietosisältöä. 

Valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annettu laki sisältää useita eri rekistereitä. Lain 1 luvussa säädetään oppijanumerorekisteristä, jonka rekisterinpitäjänä toimii Opetushallitus. Oppijanumerorekisteriä käytetään henkilön yksilöintiin tallennettaessa, käsiteltäessä ja luovutettaessa laissa tarkoitettuja tietoja. 

Lain 2 luvussa säädetään perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen valtakunnallisesta tietovarannosta. Perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen valtakunnallisesta tietovarantoon tallennetaan perusopetuksen ja toisen asteen koulutuksen opiskelua, suorituksia ja tutkintoja, läsnäoloa sekä opetuksen ja koulutuksen järjestämistä koskevia tietoja, joita henkilö tarvitsee hakeutuessaan koulutukseen, koulutuksen aikana, työelämässä sekä hakiessaan koulutukseen liittyviä etuisuuksia. Tietovarantoon tallennetaan lisäksi tietoja, joita tarvitaan myönnettäessä opetuksen ja koulutuksen rahoitusta. Opetuksen ja koulutuksen järjestäjät toimivat tietovarannon rekisterinpitäjinä ja Opetushallitus teknisenä ylläpitäjänä. Lain 5 §:n mukaan tietovarannon teknisenä ylläpitäjänä toimii Opetushallitus. Opetushallitus vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten. Opetushallitus vastaa myös tietovarannon käytettävyydestä, eheydestä ja muuttumattomuudesta sekä suojaamisesta ja säilyttämisestä. Opetuksen ja koulutuksen järjestäjät toimivat tallennetun tiedon rekisterinpitäjinä järjestelmään tallentamiensa tietojen osalta ja vastaavat niiden sisällöstä ja virheettömyydestä. Rekisterinpitäjän on huolehdittava, että tallennettavat tiedot ovat ajantasaisia. 

Lain 10 §:n mukaan tietovarannosta tietoja voidaan luovuttaa: 1) viranomaiselle, jolla lain säännöksen tai laissa säädetyn tehtävänsä perusteella on oikeus saada tietovarantoon sisältyviä tietoja opetuksen tai koulutuksen järjestäjältä, salassa pidettäviä tietoja kuitenkin vain, jos tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saamiseen laissa erikseen nimenomaisesti säädetään; 2) Koulutusrahastolle siltä osin kuin sillä on lain säännöksen perusteella oikeus saada tietovarantoon sisältyviä tietoja; 3) sille, jolla henkilön 29 §:n 5 momentissa tarkoitetun yksilöidyn suostumuksen perusteella on oikeus saada tietovarantoon sisältyviä tietoja. 

Valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain 3 luvussa säädetään ylioppilastutkintorekisteristä. Lain 13 §:n mukaan ylioppilastutkintorekisteriä pitää ylioppilastutkintolautakunta. Lain 4 luvussa säädetään opiskelijavalintarekisteristä. Opiskelijavalintarekisteriä pitää Opetushallitus lain 18 §:n perusteella. 

Lain 5 luvussa säädetään korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta. Lain 24 §:n mukaan opetus- ja kulttuuriministeriö vastaa tietovarannon teknisenä ylläpitäjänä tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten. Tietovarannon tekninen ylläpitäjä vastaa tietovarannon käytettävyydestä, eheydestä ja muuttumattomuudesta sekä suojaamisesta ja säilyttämisestä. Teknisellä ylläpitäjällä ei ole oikeutta määrätä tietovarannossa säilytettävistä tiedoista eikä luovuttaa niitä, ellei laissa toisin säädetä. Korkeakoulut toimivat tallennetun tiedon rekisterinpitäjinä omien tietojensa osalta ja vastaavat järjestelmään tallentamiensa tietojen sisällöstä ja virheettömyydestä. 

Valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain 6 luvussa säädetään opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelusta. Palvelun kautta henkilö voi katsoa ja käyttää laissa tarkoitettuihin rekistereihin ja tietovarantoihin sisältyviä omia tietojaan. Luovutuspalvelua käytetään myös tietojen luovuttamiseen viranomaisille. Henkilö voi palvelussa lisäksi antaa suostumuksensa rekisterissä tai tietovarannossa olevan tiedon luovuttamiseen palvelun avulla muille tahoille. Palvelun kautta tapahtuvasta tietojen luovutuksesta vastaa Opetushallitus. 

Lain 28 §:n mukaan Opetushallitus ylläpitää opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelua, jolla tässä laissa mainituissa rekistereissä ja tietovarannoissa olevia henkilön tietoja yhdistetään ja tarjotaan keskitetysti hänen itsensä nähtäväksi ja käytettäväksi sekä luovutetaan tietojen saamiseen oikeutetuille. 

Lain 30 §:n mukaan Opetushallitus vastaa palvelun ylläpitäjänä palvelun yleisestä toiminnasta ja teknisen käyttöyhteyden avaamisesta. Opetushallitus vastaa palvelun kautta tapahtuvan tietojen luovutuksen lainmukaisuudesta ja teknisen käyttöyhteyden avaamisen edellytysten tutkimisesta. Opetushallitus vastaa palvelun käytettävyydestä ja suojaamisesta ja kerää lokitietoa palvelun käytöstä. Lokitiedoista muodostuu lokitietorekisteri, jonka rekisterinpitäjänä toimii Opetushallitus. Opetushallitus on velvollinen ilmoittamaan rekisterinpitäjille teknisen käyttöyhteyden avaamisesta. 

1.1.2  Laki ammatillisesta koulutuksesta

Henkilökohtaistaminen ja muut yksilölliset suunnitelmat ennen ammatillisesta koulutuksesta annetun lain voimaan tuloa 

Ennen ammatillisesta koulutuksesta annetun lain (531/2017) voimaan tuloa 1.1.2018 henkilökohtaistamisesta puhuttiin vain ammatillisesta aikuiskoulutuksesta annetun lain mukaisten näyttötutkintojen yhteydessä. Koulutuksen järjestäjän tehtävänä oli vastata näyttötutkintoon ja siihen valmistavaan koulutukseen hakeutumisen, tutkinnon suorittamisen ja tarvittavan ammattitaidon hankkimisen henkilökohtaistamisesta sekä näihin liittyvästä ohjauksesta. Säännös koski näyttötutkintoina suoritettavia ammatillisia perustutkintoja, ammattitutkintoja ja erikoisammattitutkintoja. Henkilökohtaistamisella tarkoitettiin näyttötutkinnon suorittajan ja näyttötutkintoon valmistavassa koulutuksessa olevan opiskelijan valmistavaan koulutukseen osallistumisen, tutkintotilaisuuksien sekä ohjaus-, neuvonta- ja tukitoimien asiakaslähtöistä suunnittelua ja toteutusta. Koulutuksen järjestäjän tuli tehdä henkilökohtaistamisen aikana yhteistyötä hakeutujan tai tutkinnon suorittajan lisäksi myös näyttötutkinnon järjestäjän, työelämän edustajien ja tarvittaessa muiden asiantuntijoiden kanssa. Henkilökohtaistamisessa noudatettiin aina Opetushallituksen määräämiä tutkintojen perusteita. 

Koulutuksen tai näyttötutkinnon järjestäjä laati yhdessä tutkinnon suorittajan kanssa henkilökohtaistamista koskevan asiakirjan, johon koottiin hakeutumiseen, tarvittavan ammattitaidon hankkimiseen ja tutkinnon suorittamiseen liittyvät tiedot. Asetuksella oli säädetty henkilökohtaistamista koskevan asiakirjan vähimmäissisällöstä. 

Osana henkilökohtaistamista selvitettiin näyttötutkinnon suorittajan aiemmin hankittu osaaminen hakeutujan esittämien asiakirjojen ja muun hakeutujan antaman selvitykseen perusteella. Aiemmin hankitun osaamisen perusteella koulutuksen järjestäjä arvioi yhdessä hakeutujan kanssa tälle soveltuvan tutkinnon. Lisäksi koulutuksen järjestäjä arvioi, miltä osin dokumenttien pohjalta voitiin tehdä esitys osaamisen tunnustamiseksi, miltä osin henkilö voitiin ohjata suoraan tutkintotilaisuuteen ja miltä osin hänet ohjattiin tarvittavan ammattitaidon hankkimiseen. 

Ammatillisessa peruskoulutuksessa ei puhuttu henkilökohtaistamisesta, mutta laissa ammatillisesta peruskoulutuksesta säädettiin kuitenkin opiskelijan henkilökohtaisesta opiskelusuunnitelmasta. Koulutuksen järjestäjän tuli laatia yhdessä opiskelijan kanssa opiskelijan yksilöllisiin tavoitteisiin ja valintoihin perustuva henkilökohtainen opiskelusuunnitelma, jota päivitettiin opiskelun aikana. Henkilökohtaiseen opiskelusuunnitelmaan kirjattiin kaikki opiskelun kannalta keskeiset seikat. Henkilökohtaisessa opiskelusuunnitelmassa määriteltiin muun muassa opiskelijan yksilölliset valinnat, opintojen suorittamistavat ja ajoitus, opiskelijan osaamisen tunnistaminen ja tunnustaminen sekä työssäoppimisen paikat ja ammattiosaamisen näytöt. Asiakirjan sisällöstä ei kuitenkaan ollut tarkempia säännöksiä. 

Toisin kuin näyttötutkintojärjestelmässä, aiemmin hankittu osaaminen tunnistettiin ja tunnustetiin vain opiskelijan hakemuksesta. Hakemuksen yhteydessä opiskelijan tuli esittää osaamisen tunnistamisen ja tunnustamisen edellyttämä selvitys. Koulutuksen järjestäjä päätti opetussuunnitelmassaan tarkemmista osaamisen tunnistamisen ja tunnustamisen menettelytavoista. 

Oppisopimuskoulutuksessa opiskelijan oppisopimukseen tuli liittää opiskelijan henkilökohtainen opiskeluohjelma, josta ilmenevät:1) suoritettava tutkinto, noudatettava tutkinnon peruste sekä tutkinnon laajuus tai muun kuin tutkintotavoitteisen koulutuksen tavoitteet, 2) keskeiset työtehtävät, 3) koulutukseen sisältyvä tietopuolinen opetus, 4) tietopuolisten opintojen ajoittuminen koulutusajalle, 5) vastuulliset kouluttajat sekä 6) muut opintojen järjestämisen kannalta tarpeelliset seikat. Opiskeluohjelmassa oli otettava huomioon ja luettava hyväksi opiskelijan aikaisempi koulutus ja työkokemus. Opiskeluohjelman laativat yhdessä opiskelija, työnantaja ja koulutuksen järjestäjä siten, että se oli liitettävissä oppisopimukseen sopimusta hyväksyttäessä. 

Ammatillisessa peruskoulutuksessa pitkäaikaista tai säännöllistä erityistä oppimisen ja opiskelun tukea tarvitsevien opiskelijoiden opetus voitiin antaa erityisopetuksena oppimisvaikeuksien, vamman, sairauden tai muun syyn vuoksi. Erityisopetuksella tarkoitettiin opiskelijan henkilökohtaisiin tavoitteisiin ja valmiuksiin perustuvaa suunnitelmallista pedagogista tukea sekä erityisiä opetus- ja opiskelujärjestelyjä. Koulutuksen järjestäjä päätti opiskelijan opetuksen järjestämisestä erityisopetuksena. Lisäksi koulutuksen järjestäjän tuli laatia erityisopetuksen toteuttamiseksi opiskelijalle henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma, jota päivitettiin tarvittaessa. Suunnitelmasta tuli ilmetä päätös tutkinnon osien ammattitaitovaatimusten tai osaamistavoitteiden taikka osaamisen arvioinnin mukauttamisesta. Lisäksi suunnitelman tuli sisältää opiskelijan henkilökohtainen opiskelusuunnitelma, josta ilmeni, miten tutkinnon osien ammattitaitovaatimuksia tai osaamistavoitteita taikka osaamisen arviointia on mukautettu sekä tiedot erityisopetuksen järjestämiseen liittyvästä pedagogisesta tuesta sekä erityisistä opetus- ja opiskelujärjestelyistä. Opiskelijaa ja tämän huoltajaa tai laillista edustajaa tuli kuulla ennen edellä mainituista asioista päättämistä ja henkilökohtaisen opetuksen järjestämistä koskevan suunnitelman vahvistamista. 

Henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman laadinta ja päivittäminen uudessa ammatillisessa koulutuksessa 

Henkilökohtaistamisesta ja henkilökohtaisesta osaamisen kehittämissuunnitelmasta (HOKS) säädetään ammatillisesta koulutuksesta annetun lain 5 luvussa. Lain 44 §:n mukaan koulutuksen aloittavalle opiskelijalle laaditaan henkilökohtainen osaamisen kehittämissuunnitelma, johon kirjataan yksilölliset osaamisen tunnistamista, tunnustamista, hankkimista, kehittymistä ja osoittamista sekä ohjaus- ja tukitoimia koskevat tiedot. 

Koulutuksen järjestäjä vastaa henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman laatimisesta ja päivittämisestä. Koulutuksen järjestäjän tehtävänä on suunnitella opiskelijan tavoitteiden sekä tunnistetun aiemmin hankitun osaamisen perusteella, suorittaako opiskelija koko tutkinnon vai tutkinnon osan tai osia, ellei tästä ole päätetty lain 43 §:ssä säädetyn mukaisesti. Työvoimakoulutuksessa päätöksen siitä, mitä opiskelija suorittaa ja opiskelee, tekee työvoimahallinto, käytännössä yhdessä koulutuksen järjestäjän kanssa. Henkilökohtaistamista koskevia pykäliä sovelletaan myös, kun opiskelija hankkii osaamista työpaikalla oppisopimuskoulutukseen perustuvassa koulutuksessa tai koulutussopimukseen perustuvassa koulutuksessa. 

Lain 45 §:n mukaan koulutuksen järjestäjä laatii ja päivittää henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman yhdessä opiskelijan kanssa. Suunnitelman laadintaan ja päivittämiseen osallistuu koulutuksen järjestäjän nimeämä opettaja, opinto-ohjaaja tai tarvittaessa muu koulutuksen järjestäjän edustaja. Työnantaja tai muu työpaikan edustaja osallistuu henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman laadintaan ja päivittämiseen, jos koulutus järjestetään oppisopimuskoulutuksena tai koulutussopimukseen perustuvana koulutuksena taikka osaaminen osoitetaan työpaikalla. Jos työvoimakoulutukseen sisältyy työpaikalla tapahtuvaa osaamisen hankkimista, suunnitelman laadintaan voi osallistua myös työ- ja elinkeinoviranomaisen edustaja. Lisäksi koulutuksen järjestäjän kanssa yhteistyössä toimivat tahot osallistuvat henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman laadintaan ja päivittämiseen siltä osin, kun suunnitelman mukainen osaamisen hankkiminen tai osoittaminen taikka ohjaus- ja tukitoimet perustuvat lain 30 §:ssä tarkoitettuun koulutuksen hankkimiseen taikka muuhun koulutuksen järjestäjän yhteistyöhön toisen ammatillisen koulutuksen järjestäjän, lukiokoulutuksen järjestäjän tai muiden toimijoiden kanssa. 

Lain 45 §:n 4 momentin mukaan henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman ja sen muutokset hyväksyvät koulutuksen järjestäjä ja opiskelija sekä edellä mainitut tahot siltä osin, kun ne osallistuvat suunnitelman laadintaan ja päivittämiseen. Alaikäisen opiskelijan huoltajalla tai laillisella edustajalla tulee olla mahdollisuus osallistua opiskelijan henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman laadintaan ja päivittämiseen. 

Ammatillisesta koulutuksesta annetun lain 46 § velvoittaa koulutuksen järjestäjän selvittämään ja tunnistamaan opiskelijan aiemmin hankkiman osaamisen tämän esittämien asiakirjojen ja muun selvityksen perusteella. Lain 47 §:n mukaan koulutuksen järjestäjän tehtävänä on tunnustaa opiskelijan aiemmin hankkima osaaminen, joka vastaa tutkinnon tai koulutuksen perusteiden ammattitaitovaatimuksia tai osaamistavoitteita. Osaamisen tunnistamista ja tunnustamista on kuvattu tarkemmin jäljempänä tässä luvussa. 

Koulutuksen järjestäjän tehtävänä on lain 48 §:n mukaan suunnitella tutkinnon tai koulutuksen perusteissa edellytetyn ammattitaidon tai osaamisen hankkiminen, jos opiskelijalla ei ole osaamisen osoittamiseksi tarvittavaa aiemmin hankittua osaamista. Lisäksi koulutuksen järjestäjän tehtävänä on suunnitella opiskelijan tarvitsemat ohjaus- ja tukitoimet, seurata opiskelijan osaamisen kehittymistä sekä tarvittaessa suunnitella lain 63 §:ssä tarkoitetut opiskeluvalmiuksia tukevat opinnot, lain 64 §:ssä tarkoitettu erityinen tuki ja osaamisen arvioinnin mukauttaminen sekä lain 66 §:ssä tarkoitettu ammattitaitovaatimuksista tai osaamistavoitteista poikkeaminen. Ammattitaidon tai osaamisen hankkiminen suunnitellaan yksilöllisesti tutkinnon tai koulutuksen osittain. Lain 48 §:ssä opiskelijasta säädettyä sovelletaan myös oppisopimuskoulutukseen hakijaan. 

Koulutuksen järjestäjän tehtävänä on myös suunnitella tutkinnon tai koulutuksen perusteissa edellytetyn ammattitaidon tai osaamisen osoittaminen. Tästä säädetään lain 49 §:ssä. Ammattitaidon tai osaamisen osoittaminen suunnitellaan yksilöllisesti tutkinnon tai koulutuksen osittain. 

Henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman sisältö 

Ammatillisesta koulutuksesta annetun valtioneuvoston asetuksen (673/2017) 9 §:n mukaan koulutuksen järjestäjä merkitsee opiskelijan henkilökohtaiseen osaamisen kehittämissuunnitelmaan ainakin seuraavat tiedot: 

1) suoritettava tutkinto tai valmentava koulutus taikka ammatillisesta koulutuksesta annetun lain 8 §:ssä tarkoitettu muu ammatillinen koulutus, noudatettavat tutkinnon tai koulutuksen perusteet, mahdollinen suoritettava osaamisala sekä suoritettavat tutkinnon tai koulutuksen osat; 

2) tiedot niistä tutkinnon osista, yhteisten tutkinnon osien osa-alueista tai muista toimivaltaisen viranomaisen arvioimista ja todentamista opinnoista, jotka koulutuksen järjestäjä on sisällyttänyt osaksi opiskelijan tutkintoa osaamisen tunnustamisen perusteella; 

3) tiedot niistä tutkinnon osista, yhteisten tutkinnon osien osa-alueista tai muista toimivaltaisen viranomaisen arvioimista ja todentamista opinnoista, jotka koulutuksen järjestäjä on toimittanut nimeämilleen osaamisen arvioijille osaamisen tunnustamista varten; 

4) muu kuin 2 ja 3 kohtaan sisältyvä opiskelijan aiemmin hankkima ja osoittama osaaminen, joka liittyy suoritettavaan tutkintoon tai valmentavaan koulutukseen; 

5) mahdollinen ammatillisesta koulutuksesta annetun lain 66 §:n mukainen ammattitaitovaatimuksista tai osaamistavoitteista poikkeaminen; 

6) tutkintokoulutuksen ja muun tarvittavan ammattitaidon hankkimisen tarve; 

7) opiskelijan mahdollisesti tarvitsema ammatillisesta koulutuksesta annetun lain 48 §:ssä tarkoitettu ohjaus ja tuki; 

8) opiskelijalle mahdollisesti tarjottavan ammatillisesta koulutuksesta annetun lain 64 §:ssä tarkoitetun erityisen tuen sisältö; 

9) opiskelijalle tarvittaessa järjestettävät ammatillisesta koulutuksesta annetun lain 63 §:ssä tarkoitetut opiskeluvalmiuksia tukevat opinnot; 

10) näyttöjen ajankohdat ja sisällöt, näyttöympäristöt sekä näytön järjestäjä, jos se on joku muu koulutuksen järjestäjä; 

11) vastaavat tiedot muusta osaamisen osoittamisesta sekä erityistä tukea saavan opiskelijan osalta ammatillisesta koulutuksesta annetun lain 64 §:n 2 momentin mukainen osaamisen arvioinnin mukauttaminen ja yksilöllinen osaamisen arviointi; 

12) ammatillisesta koulutuksesta annetun lain 54 §:ssä tarkoitetut osaamisen arvioijat; sekä 

13) opiskelijalle laadittava urasuunnitelma. 

Jos opiskelija osallistuu tutkintokoulutukseen tai muuhun tarvittavan osaamisen hankkimiseen, henkilökohtaiseen osaamisen kehittämissuunnitelmaan merkitään edellä mainittujen tietojen lisäksi: 

1) tutkintokoulutuksen tai muun tarvittavan osaamisen hankkimisen tavoitteet, sisällöt, opetus ja muut osaamisen hankkimisen tavat ja ajoittuminen; sekä 

2) edellä 8 kohdassa tarkoitetun erityisen tuen tarpeen mukaiset toimenpiteet tutkintokoulutuksen tai muun tarvittavan osaamisen hankkimisen aikana. 

Jos opiskelijan osaamisen hankkiminen järjestetään työpaikalla käytännön työtehtävien yhteydessä oppisopimuskoulutuksena tai koulutussopimukseen perustuvana koulutuksena, henkilökohtaiseen osaamisen kehittämissuunnitelmaan merkitään edellä olevissa luetteloissa mainittujen tietojen lisäksi: 

1) opiskelijan vastuullinen työpaikkaohjaaja ja koulutuksen järjestäjän nimeämä opettaja tai perustellusta syystä muu koulutuksen järjestäjän edustaja; 

2) edellä 1 kohdassa tarkoitetun työpaikkaohjaajan ja opettajan tai muun koulutuksen järjestäjän edustajan lisäksi oppisopimuskoulutusta hankkineen koulutuksen järjestäjän edustaja, jos tutkinto on järjestetty ammatillisesta koulutuksesta annetun lain 27 §:n 1 momentissa tarkoitetun oppisopimuskoulutuksen perusteella; 

3) keskeiset työtehtävät työpaikalla tutkinnon perusteiden ja henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman mukaisen osaamisen hankkimiseksi; 

4) koulutussopimukseen perustuvassa koulutuksessa työpaikalla järjestettävän osaamisen hankkimisen ajoittuminen; sekä 

5) oppisopimuskoulutuksessa osaamisen hankkimisen ajoittuminen koulutuksen järjestäjän osoittamissa muissa oppimisympäristöissä tapahtuvan osaamisen hankkimisen sekä työpaikalla järjestettävän osaamisen hankkimisen osalta. 

Edellä ensimmäisen luettelon 1—7 kohdassa tarkoitetut tiedot tulee olla merkittynä henkilökohtaisessa osaamisen kehittämissuunnitelmassa suunnitelmaa hyväksyttäessä. Jos opiskelijan osaamisen hankkiminen järjestetään työpaikalla käytännön työtehtävien yhteydessä oppisopimukseen tai koulutussopimukseen perustuvana koulutuksena, tulee henkilökohtaisessa osaamisen kehittämissuunnitelmassa olla suunnitelmaa hyväksyttäessä merkittynä lisäksi ensimmäisen luettelon 10 kohdassa sekä viimeisimmän luettelon 1—5 kohdassa tarkoitetut tiedot. Valinnaiset tutkinnon osat voidaan kuitenkin oppisopimuskoulutusta lukuun ottamatta merkitä henkilökohtaiseen osaamisen kehittämissuunnitelmaan myös suunnitelmaa päivitettäessä. 

Aiemmin hankitun osaamisen tunnistaminen ja tunnustaminen 

Ammatillisesta koulutuksesta annetun lain 46 § velvoittaa koulutuksen järjestäjän selvittämään ja tunnistamaan opiskelijan aiemmin hankkiman osaamisen tämän esittämien asiakirjojen ja muun selvityksen perusteella. Lain 47 §:n mukaan koulutuksen järjestäjän tehtävänä on tunnustaa opiskelijan aiemmin hankkima osaaminen, joka vastaa tutkinnon tai koulutuksen perusteiden ammattitaitovaatimuksia tai osaamistavoitteita. Osaamisen tunnustaminen tehdään lain 46 §:ssä tarkoitettujen asiakirjojen ja muun selvityksen perusteella. Valtioneuvoston asetuksella ammatillisesta koulutuksesta säädetään tarkemmin osaamisen tunnustamisen menettelytavoista. 

Aiemmin hankitun osaamisen arvioinnissa sovelletaan, mitä lain 53 §:n 1—3 momentissa säädetään osaamisen arvioinnista, 54 §:ssä osaamisen arvioijista, 55 §:ssä arvioinnin tarkistamisesta ja oikaisusta sekä 56 §:ssä arvosanan korottamisesta. Poiketen siitä, mitä lain 54 §:n 1 momentissa säädetään, osaamisen arvioijina toimii kuitenkin kaksi opettajaa tai muuta koulutuksen järjestäjän edustajaa, jos aiemmin hankittua osaamista arvioidaan ilman näyttöön osallistumista. Jos aiemmin hankittua osaamista tunnustetaan ilman osaamisen arviointia, sovelletaan ainoastaan, mitä lain 56 §:ssä säädetään arvosanan korottamisesta. Opetushallitus voi määrätä osaamisen tunnistamisen ja tunnustamisen mitoituksen periaatteista sekä arvosanojen muuntamisesta. 

Ammatillisesta koulutuksesta annetun valtioneuvoston asetuksen 10 §:n mukaan koulutuksen järjestäjän tulee tunnustaa ne opiskelijan suorittamat voimassa olevien ammatillisen perustutkinnon, ammattitutkinnon tai erikoisammattitutkinnon perusteiden mukaiset tutkinnon osat tai yhteisten tutkinnon osien osa-alueet sekä lukio-opinnot, korkeakouluopinnot tai muut toimivaltaisen viranomaisen arvioimat ja todentamat opinnot, jotka voidaan sisällyttää osaksi suoritettavaa tutkintoa siten kuin tutkinnon muodostumisesta pakollisten tutkinnon osien osalta tutkinnon perusteissa määrätään ja mitä valinnaisten tutkinnon osien osalta tutkinnon perusteissa mahdollistetaan ja henkilökohtaisessa osaamisen kehittämissuunnitelmassa sovitaan. 

Jos opiskelija on suorittanut muita kuin mainitun pykälän 1 momentissa tarkoitettuja tutkintoja, tutkinnon osia tai yhteisten tutkinnon osien osa-alueita taikka niitä sisällöllisesti vastaavia lukio-opintoja, korkeakouluopintoja tai muita toimivaltaisen viranomaisen arvioimia ja todentamia opintoja, koulutuksen järjestäjä toimittaa niistä tiedon ammatillisesta koulutuksesta annetun lain 54 §:ssä tarkoitetuille osaamisen arvioijille osaamisen tunnustamista varten. Arvioijat arvioivat, onko edellä mainittu todennettu osaaminen ajantasaista ja miltä osin se vastaa suoritettavan tutkinnon osia tai yhteisten tutkinnon osien osa-alueita. Niiltä osin kun todennettu osaaminen vastaa suoritettavan tutkinnon osia tai yhteisten tutkinnon osien osa-alueita, arvioijien tulee tunnustaa osaaminen. 

Jos opiskelijalla on ammatillisesta koulutuksesta annetun lain 46 §:ssä tarkoitettujen asiakirjojen tai muiden selvitysten perusteella muuta kuin asetuksen 10 §:n 1 ja 2 momentissa tarkoitettua osaamista, jonka perusteella tutkinto, tutkinnon osa tai yhteisten tutkinnon osien osa-alue on mahdollista suorittaa ilman osaamisen hankkimista, koulutuksen järjestäjän tulee ohjata opiskelija osoittamaan osaamisensa. Osaaminen osoitetaan vain siltä osin, kuin sitä ei ole aiemmin arvioitu ja todennettu. 

1.1.3  Henkilötietolaki

Henkilötietojen käsittelystä säädetään henkilötietolaissa (532/1999). Henkilötietolain 2 §:n 1 momentin mukaan henkilötietoja käsiteltäessä on noudatettava, mitä henkilötietolaissa säädetään, jollei muualla laissa toisin säädetä. 

Henkilötietolain tarkoituksena on toteuttaa yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojaa turvaavia perusoikeuksia henkilötietoja käsiteltäessä sekä edistää hyvän tietojenkäsittelytavan kehittämistä ja noudattamista. Henkilötietolain 3 §:ssä säädetään keskeisistä henkilötietoihin ja niiden käsittelyyn liittyvistä määritelmistä. Sen mukaan henkilötiedolla tarkoitetaan kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi. Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietojen keräämistä, tallettamista, järjestämistä, käyttöä, siirtämistä, luovuttamista, säilyttämistä, muuttamista, yhdistämistä, suojaamista, poistamista, tuhoamista sekä muita henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä. 

Henkilörekisterillä tarkoitetaan henkilötietolaissa sen 3 §:n 3 kohdan mukaan käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuvaa henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla taikka joka on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai muulla näihin verrattavalla tavalla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja ilman kohtuuttomia kustannuksia. Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan yhtä tai useampaa henkilöä, yhteisöä, laitosta tai säätiötä, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä tai jonka tehtäväksi rekisterinpito on lailla säädetty. Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jota henkilötieto koskee. 

Henkilötietolaissa säädetään henkilötietojen käsittelyä koskevista yleisistä periaatteista. Näitä ovat muun muassa huolellisuusvelvoite henkilötietojen käsittelyssä (5 §), henkilötietojen käsittelyn suunnittelun periaate (6 §) sekä käyttötarkoitussidonnaisuuden periaate (7 §). Käsittelyn suunnittelun periaatteen mukaisesti henkilötietojen käsittelyn tulee olla asiallisesti perusteltua rekisterinpitäjän toiminnan kannalta. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä se, mistä henkilötiedot säännönmukaisesti hankitaan ja mihin niitä säännönmukaisesti luovutetaan, on määriteltävä ennen henkilötietojen keräämistä tai muodostamista henkilörekisteriksi. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus tulee määritellä siten, että siitä ilmenee, minkälaisten rekisterinpitäjän tehtävien hoitamiseksi henkilötietoja käsitellään. Käyttötarkoitussidonnaisuuden periaatteen mukaisesti henkilötietoja saa käyttää tai muutoin käsitellä vain tavalla, joka ei ole yhteensopimaton 6 §:ssä tarkoitettujen käsittelyn tarkoitusten kanssa. Lain 8 §:ssä säädetään henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä. Henkilötietoja saa käsitellä ainoastaan jollakin pykälän 1 momentin mukaisella perusteella, esimerkiksi jos käsittelystä säädetään laissa tai jos käsittely johtuu rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tai sen nojalla määrätystä tehtävästä tai velvoitteesta. Oikeudesta saada tieto ja muusta henkilötietojen luovuttamisesta viranomaisen henkilörekisteristä on voimassa, mitä viranomaisten asiakirjojen julkisuudesta säädetään. 

Lain 9 §:n mukaan käsiteltävien henkilötietojen tulee olla määritellyn henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellisia (tarpeellisuusvaatimus). Rekisterinpitäjän on huolehdittava siitä, ettei virheellisiä, epätäydellisiä tai vanhentuneita henkilötietoja käsitellä (virheettömyysvaatimus). 

Arkaluonteisten tietojen käsittely on 11 §:n mukaan lähtökohtaisesti kielletty. Arkaluonteisina tietoina pidetään henkilötietoja, jotka kuvaavat tai on tarkoitettu kuvaamaan 1) rotua tai etnistä alkuperää 2) henkilön yhteiskunnallista, poliittista tai uskonnollista vakaumusta tai ammattiliittoon kuulumista, 3) rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta, 4) henkilön terveydentilaa, sairautta tai vammaisuutta taikka häneen kohdistettuja hoitotoimenpiteitä tai niihin verrattavia toimia, 5) henkilön seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä taikka 6) henkilön sosiaalihuollon tarvetta tai hänen saamiaan sosiaalihuollon palveluja, tukitoimia ja muita sosiaalihuollon etuuksia. Poikkeukset arkaluonteisten tietojen käsittelykiellosta säädetään lain 12 §:ssä. 

Henkilötunnuksen käsittelyn edellytyksistä säädetään 13 §:ssä. Henkilötunnusta saa käsitellä rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella tai, jos käsittelystä säädetään laissa. Lisäksi henkilötunnusta saa käsitellä, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää muun muassa laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi tai rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. 

Henkilötietojen käsittelystä erityisiä tarkoituksia, kuten tutkimus- ja tilastotarkoituksia varten, säädetään erikseen henkilötietolain 4 luvussa. Rekisteröityä on informoitava häntä koskevien tietojen käsittelystä henkilötietolain 24—25 §:n mukaisesti ja hänellä on omia tietojaan koskeva tarkastusoikeus (26—28 §). Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten (30 §). Lain 32 §:n mukaan rekisterinpitäjän on varmistettava tietoturvallisuus, ja 33 §:ssä säädetään tietojenkäsittelijän vaitiolovelvollisuudesta. 

Lain 34 §:n mukaan rekisterinpitäjän kannalta tarpeeton henkilörekisteri on hävitettävä, jollei siihen talletettuja tietoja ole erikseen säädetty tai määrätty säilytettäviksi tai jollei rekisteriä siirretä 35 §:ssä tarkoitetulla tavalla arkistoon. 

1.1.4  Henkilötietojen suojan säädöspohjassa tapahtuvat muutokset

Luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) N:o 679/2016 (jäljempänä tietosuoja-asetus) tuli voimaan 24 päivänä toukokuuta 2016. Tietosuoja-asetus tuli suoraan sovellettavaksi jäsenvaltioissa 25 päivänä toukokuuta 2018. Se kumosi yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 95/46/EY, joka on pantu Suomessa täytäntöön henkilötietolailla. 

Hallituksen esityksessä tietosuojalaiksi (HE 9/2018 vp) on ehdotettu, että henkilötietolaki kumottaisiin ja säädettäisiin uusi henkilötietojen suojaa koskeva yleislaki. Uusi tietosuojalaki täsmentäisi ja täydentäisi tietosuoja-asetusta sen salliman kansallisen liikkumavaran puitteissa. Eduskunta hyväksyi 13 päivänä marraskuuta 2018 hallituksen esityksessä esitetyn uuden tietosuojalain ja siihen liittyvät muut lait hallintovaliokunnan mietinnön mukaisesti muutettuna. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, jäljempänä julkisuuslaki) jäisi tietosuojalakiesityksen perusteella yleislakina voimaan. 

1.2.1  Tietosuoja-asetus

Tietosuoja-asetus ja tietosuojalaki soveltuisivat myös valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetussa laissa tarkoitettuihin rekistereihin sisältyvien henkilötietojen käsittelyyn. Muuttuva säädösympäristö edellyttää siten valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain tarkistamista ja harmonisoimista uuden säädöspohjan kanssa. Tässä osiossa arvioidaan voimassa olevan lain yhteensopivuutta tietosuoja-asetuksen kanssa sekä tietosuoja-asetuksesta johtuvia mahdollisia säännösmuutostarpeita. 

Rekisterinpitäjä 

Henkilötietolain mukaan rekisterinpitäjällä tarkoitetaan yhtä tai useampaa henkilöä, yhteisöä, laitosta tai säätiötä, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä tai jonka tehtäväksi rekisterinpito on lailla säädetty. Henkilötietolaki ja henkilötietodirektiivi tunnustavat mahdollisuuden, että rekisterinpitäjiä voi olla useampia, mutta niissä ei aseteta erityisiä edellytyksiä rekisterinpitäjien keskinäiselle vastuunjaolle tai yhteiselle toiminnalle. 

Tietosuoja-asetus tarkentaa voimassa olevia säännöksiä rekisterinpitäjistä ja niiden velvollisuuksista. Tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 7 alakohdassa määritellään rekisterinpitäjä. Asetuksen mukaan rekisterinpitäjällä tarkoitetaan luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä, viranomaista, virastoa tai muuta elintä, joka yksin tai yhdessä toisten kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot; jos tällaisen käsittelyn tarkoitukset ja keinot määritellään unionin tai jäsenvaltioiden lainsäädännössä, rekisterinpitäjä tai tämän nimittämistä koskevat erityiset kriteerit voidaan vahvistaa unionin oikeuden tai jäsenvaltion lainsäädännön mukaisesti. 

Tietosuoja-asetus tarkentaa rekisterinpitäjän velvollisuuksia. Tarkentuvat velvollisuudet liittyvät esimerkiksi yhteistyöhön valvontaviranomaisen kanssa (31 artikla), toimintaan tietosuojapoikkeusta koskevassa tilanteessa (33 artikla), rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen ja tätä koskeviin menettelyihin (12—22 artiklat) sekä velvollisuuteen osoittaa tietosuoja-asetuksen mukaisten velvoitteiden noudattaminen (24 artiklan 1 kohta). Kaikkia näistä velvoitteista ei voida yksiselitteisesti johtaa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetusta laista, joka sanamuotojen tasolla käsittelee rekisterinpidon käytäntöä ja suoritettavia toimenpiteitä. Erityisesti on huomattava, että tietosuoja-asetus korostaa selkeää vastuunjakoa suhteessa rekisteröidyn oikeuksiin: vastuualueiden selkeä ja läpinäkyvä jakaminen edistää oikeuksien toteutumista. 

Tietosuoja-asetuksen 26 artiklassa säädetään yhteisrekisterinpitäjistä ja vaatimuksista yhteisrekisterinpitäjyydelle. Tietosuoja-asetus edellyttää, että rekisterinpitäjien vastuut suhteessa rekisteröidyn oikeuksiin jaetaan selkeästi ja läpinäkyvästi. Tietosuoja-asetuksen 26 artiklassa säädetään yhteisrekisterinpidosta, kun vähintään kaksi rekisterinpitäjää määrittää yhdessä käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Yhteisrekisterinpitäjät määrittelevät keskinäisellä järjestelyllä läpinäkyvällä tavalla kunkin vastuualueen tietosuoja-asetuksessa vahvistettujen velvoitteiden noudattamiseksi, paitsi jos ja siltä osin, kuin rekisterinpitäjiin sovellettavassa unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä määritellään rekisterinpitäjien vastuualueet. Erityisesti järjestelyssä on määritettävä vastuut rekisteröityjen oikeuksien käytön sekä tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan tietojen toimittamista koskevien velvollisuuksien osalta. 

Tietosuoja-asetuksen 26 artiklan 2 kohdan mukaan rekisterinpitäjien keskinäisestä järjestelystä on käytävä asianmukaisesti ilmi yhteisten rekisterinpitäjien todelliset roolit ja suhteet rekisteröityihin nähden. Järjestelyn keskeisten osien olisi oltava rekisteröidyn saatavilla. Velvollisuudet on tarpeen jakaa selkeästi niin, että vastuunjako edesauttaa oikeuksien toteutumista. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisen ei tulisi olla tulkintakysymys tai vaikeasti kansalaisen selvitettävä asia, vaan vastuullisen rekisterinpitäjän tulee ilmetä laista. Edelleen 26 artiklan 3 kohdassa säädetään siitä, että yhteisrekisterinpitäjien keskinäisen järjestelyn ehdoista riippumatta, rekisteröity voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan suhteessa kuhunkin rekisterinpitäjään ja kutakin rekisterinpitäjää vastaan. 

Tietosuoja-asetuksen johdanto-osan 79 perustelukappaleessa on lisäksi tarkennettu, että rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien suojelu sekä rekisterinpitäjien velvollisuudet ja vastuut esimerkiksi valvontaviranomaisen suorittaman seurannan ja niiden toteuttamien toimenpiteiden yhteydessä edellyttävät, että asetuksessa säädetyt vastuualueet jaetaan selkeästi myös silloin, kun kyse on yhteisrekisterinpitäjistä. 

Toisaalta on tarpeen säätää vastuullisesta toimijasta myös, jotta toimijat voivat tehokkaasti järjestää toimintansa niin, että ei ylläpidetä päällekkäisiä resursseja menettelyjen toteuttamiseksi. Erityisesti yhteisrekisterinpitäjien osalta on tärkeää, että toimijat voivat tosiasiassa ennakoida, miten tietosuoja-asetuksen vastuut, velvoitteet sekä rekisteröidyn oikeudet tullaan niiden välisessä yhteistyössä toteuttamaan. Kuitenkin 26 artiklan 1 kohdan perusteella on katsottava, että tämä rekisteröidyn subjektiivinen oikeus soveltuu vain siltä osin, kuin tehtävänjaosta ei ole säädetty laissa. Samoin oikeuksien käyttäminen suhteessa rekisterinpitäjään, jonka velvollisuudeksi tiettyä asiaa ei ole sovittu tai säädetty, tullee esille vain siinä tapauksessa, että lain tai sopimuksen mukaan vastuullinen rekisterinpitäjä ei toteuta yksilön oikeuksia yksilön pyynnöstä huolimatta. 

Voimassa oleva laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä sisältää sääntelyä eri rekisterin ja tietovarantojen teknisistä ylläpitäjistä ja rekisterinpitäjistä. Nykytilan kuvauksen jaksossa on käsitelty voimassa olevan lain mukaisia vastuita ja niiden jakautumista rekisterinpitäjyydessä. Rekisterinpitäjyyttä käsitellään myös tietosuoja-asetuksen näkökulmasta valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain 5, 18 ja 24 §:ien yksityiskohtaisissa perusteluissa. Tietosuoja-asetuksen voimaan tultua mainitut säännökset eivät terminologisesti ole enää kaikilta osin mahdollisia. Tietosuoja-asetus ei tunne teknistä ylläpitäjää. Mahdolliset roolit henkilötietojen käsittelyssä ovat rekisteripitäjä, yhteisrekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä. Muita käsitteitä ei suositella käytettävän kansallisessa lainsäädännössä. Lakia opinto- ja tutkintorekistereistä on tästä syystä tarpeellista täsmentää. 

Voimassa olevassa laissa on tunnistettavissa kahdenlaisia malleja. Osassa rekistereistä on selkeä rekisterinpitäjä. Osassa rekistereistä vastuut ja velvollisuudet ovat jakautuneet kahdelle eri taholle. Lakiin sisältyvät säännökset oppijanumerorekisterin (3 §) sekä ylioppilastutkintorekisterin (13 §) rekisterinpitäjistä. Mainittuja säännöksiä ei katsota olevan tarpeen muuttaa rekisterinpitäjyyden osalta tietosuoja-asetuksen vuoksi, vaan rekisterinpitäjinä toimisivat jatkossakin Opetushallitus ja ylioppilastutkintolautakunta. Mainitut rekisterinpitäjät vastaisivat tietosuoja-asetuksen rekisterinpitäjille asettamista velvoitteista suoraan tietosuoja-asetuksen nojalla. Sen sijaan perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen tietovarannon, opiskelijavalintarekisterin sekä korkeakoulujen valtakunnallista tietovarannon rekisterinpitäjyyttä koskevia säännöksiä on tarpeen muuttaa, jotta ne vastaisivat tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. 

Tietosuoja-asetus ja rekisteröidyn oikeudet 

Tietosuoja-asetus tarkentaa osin myös rekisteröidylle kuuluvia oikeuksia ja niiden toteuttamiseksi käytettäviä menettelyitä. Tietosuoja-asetukseen sisältyvät oikeudet voidaan toteuttaa tietosuoja-asetuksen nojalla ilman erillistä sääntelyä. Koska tiedon käsittely perustuu kansalliseen lainsäädäntöön, eivät kaikki tietosuoja-asetuksessa säädetyt rekisteröidyn oikeudet tule kuitenkaan sovellettavaksi. Sovellettaviksi eivät tule 14 artikla toimitettavista tiedoista, kun tietoja kerätään muulta kuin rekisteröidyltä, 17 artikla oikeudesta tietojen poistamiseen, 20 artikla oikeudesta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eikä 21 artiklassa säädetty oikeus vastustaa omien henkilötietojen käsittelyä. Näin ollen nämä rekisteröidyn oikeuksia käsittelevät artiklat eivät edellytä muutoksia valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annettuun lakiin. 

Käsittelyn lainmukaisuus 

Laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä säädetyissä rekistereissä tarkoitettu tietojen käsittely on lakisääteistä, sillä käsittelystä säädetään ko. laissa. Jatkossa käsittelyn oikeusperusteet olisi johdettava tietosuoja-asetuksesta. 

Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukaan henkilötietojen käsittely on lainmukaista ainoastaan, jos ja vain siltä osin, kuin vähintään yksi artiklassa säädetyistä edellytyksistä täyttyy. Nyt kyseessä olevassa laissa tarkoitettujen henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohtaan, eli käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. 

Lain valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä tarkoitus on mahdollistaa opiskelu- ja tutkintotietojen käyttö sujuvasti ja turvallisesti jatkuvan oppimisen tukena. Rekisterit ovat olennaisia kansalaisille, kansallisen koulutusjärjestelmän toiminnalle ja muille viranomaisille, jotka tarvitsevat toiminnassaan kyseisiä tietoja. Tietosuoja-asetus tunnistaa yhteiskunnallisen tarpeen tietopalvelutoiminnalle. Viranomaisen tai julkishallinnon tuottaman tietopalvelun tarpeellisuutta on korostettu johdanto-osan 158 perustelukappaleessa. Perustelukappale käsittelee pääasiassa käsittelyä arkistointitarkoituksiin, mutta se tunnistaa, että julkishallinnon toimijalla voi olla jäsenvaltion lainsäädännön nojalla palveluita, joilla on lakisääteinen velvoite hankkia, säilyttää ja välittää tietueita, joilla on pysyvää yleistä etua koskevaa merkitystä. Tällaisesta tietopalvelutoiminnan yhteydessä tehtävästä käsittelystä voidaan säätää kansallisesti ja käsittelyn oikeusperusteena olisi tällöin 6 artiklan 1 kohdan c alakohta. 

Lisäksi on huomattava, että tietosuoja-asetus asettaa tarkemmat edellytykset erityisten henkilötietojen käsittelylle. Tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohdan mukaan sellaisten henkilötietojen käsittely, josta ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys sekä geneettisten tai biometristen tietojen käsittely henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten tai terveyttä koskevien tietojen taikka luonnollisen henkilön seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevien tietojen käsittely, on lähtökohtaisesti kiellettyä. 

Tietosuoja- asetuksen 9 artiklan 2 kohdassa säädetään kuitenkin poikkeuksista tähän pääsääntöön: g alakohdan mukaan käsittely on sallittua, jos se on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä unionin oikeuden tai jäsenvaltion lainsäädännön nojalla, edellyttäen että se on oikeasuhteinen tavoitteeseen nähden, siinä noudatetaan keskeisiltä osin oikeutta henkilötietojen suojaan ja siinä säädetään asianmukaisista ja erityisistä toimenpiteistä rekisteröidyn perusoikeuksien ja etujen suojaamiseksi. 

Tallennettavaan tietoon ei lähtökohtaisesti kuuluisi tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa tarkoitettuja erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Voimassa olevan lain 19 §:n mukaan opiskelijavalintarekisteriin voidaan tallentaa hakijan ilmoituksen mukaisina ammatinvalintaan vaikuttavat terveystiedot. Säännöstä tarkennettaisiin yksityiskohtaisissa perusteluissa jäljemmin kuvatulla tavalla. Tietoihin voisi kuulua erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Käsittely olisi kuitenkin sallittua 9 artiklan 2 kohdan a ja g alakohtien nojalla. 

Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 2 kohdan mukaan jäsenvaltiot voivat pitää voimassa yksityiskohtaisempia säännöksiä asetuksessa vahvistettujen säännösten mukauttamiseksi, kun kyse on 6 artiklan 1 kohdan c tai e alakohdan käsittelyperusteesta. Tätä käsitellään tämän luvun Kansallisen liikkumavaran käyttäminen –jaksossa. 

Edelleen 6 artiklan 3 kohdan mukaan 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan käsittelyperusteen muodostavan lainsäädännön on oltava yleisen edun mukaista ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun päämäärään nähden. Tässä laissa tarkoitettujen tietojen tallentamisen on katsottava olevan yleisen edun mukaista, koska tietojen tallentaminen palvelee ensisijaisesti kansalaisia yksilöinä. Tietojen tallentamisen avulla yksilöiden koulutukseen pääsy ja koulutuksen eteneminen sujuvoituvat. Samoin eri viranomaisten kanssa asiointi nopeutuu, kun esimerkiksi etuuksia koskevat tiedot saadaan sujuvasti, lakiin perustuen, palvelun kautta. Näin ollen yksilön ei tarvitse itse esimerkiksi toimittaa paperisia dokumentteja etuutta myöntävälle taholle, vaan tiedot kulkevat sujuvasti sähköisesti. Yksilön kannalta tietojen tallentamisessa ei ole merkittäviä tietoturvariskejä, ja lisäksi suurin osa rekistereihin tallennettavasta tiedoista on julkista tietoa. Salassa pidettäviä tietoja ei lähtökohtaisesti tallenneta eikä muutoinkaan tietoja, joiden tallentamisesta voisi olla haittaa yksilölle. Jäljempänä kuvatulla tavalla esimerkiksi ammatillisessa koulutuksessa vastuulliselle työpaikkaohjaajalle lain perusteella annettavaksi ehdotettu tieto henkilökohtaisesta osaamisen kehittämissuunnitelmasta olisi pelkistetty. Arkaluontoisista seikoista, esimerkiksi tuen tarpeen sisällöstä, sovittaisiin keskustellen, eikä tietoja siirrettäisi eHOKS-palvelun kautta. Ehdotettavia säännöksiä on pidettävä oikeasuhtaisina tavoiteltuun päämäärään nähden, sillä tietoja tarvitaan joka tapauksessa viranomaisten toiminnassa eikä tietosisältöön lähtökohtaisesti kuuluisi salassa pidettäviä tietoja. 

Tietovarantojen ja rekisterien käyttötarkoitukset ovat voimassa olevien säännösten perusteella moninaisia. Esimerkiksi voimassa olevan 4 §:n mukaan perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon tallennettuja perusopetuslaissa tarkoitettua opetusta, lukiolaissa tarkoitettua koulutusta ja ammatillisesta koulutuksesta annetussa laissa tarkoitettua koulutusta koskevia tietoja käytetään henkilön hakeutuessa koulutukseen, koulutuksen aikana, työelämässä sekä henkilön hakiessa koulutukseen liittyviä etuisuuksia. Säännöksessä viitataan koulutuksen järjestäjien tarvitsemiin tietoihin, kun ne toteuttavat viranomaistehtäväänsä esimerkiksi opiskelijaksi ottamista tehtäessä. Lisäksi tietoja tarvitaan koulutuksen aikana esimerkiksi ammatillisessa koulutuksessa henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman tekemisessä ja opintojen suunnittelussa. Työelämällä taas viitataan jäljempänä käsiteltävään yksilön omasta aloitteesta tapahtuvaan tiedon käyttöön. Tietojen käyttö etuisuuksien hakemisessa perustuisi kyseisen etuuslajin lainsäädännössä säädettyyn tietojensaantioikeuteen. 

Käsittelyperusteesta johtuvia rekisteröidyn oikeuksia käsitellään tämän esityksen 5, 18 sekä 24 §:ien osalta tarkemmin esityksen 5 §:ää koskevissa yksityiskohtaisissa perusteluissa. 

Suostumus 

Tietosuoja-asetuksen mukaan suostumus on annettava selkeästi suostumusta ilmaisevalla toimella, kuten kirjallisella, mukaan lukien sähköisellä, tai suullisella lausumalla, josta käy ilmi rekisteröidyn vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen tahdonilmaisu, jolla hän hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn. Toimi voisi esimerkiksi olla se, että rekisteröity rastittaa ruudun vieraillessaan internetsivustolla, valitsee tietoyhteiskunnan palveluiden teknisiä asetuksia tai esittää minkä tahansa muun lausuman tai toimii tavalla, joka selkeästi osoittaa tässä yhteydessä, että hän hyväksyy henkilötietojensa käsittelyä koskevan ehdotuksen. Suostumusta ei sen vuoksi voida antaa vaikenemalla, valmiiksi rastitetuilla ruuduilla tai jättämällä jokin toimi toteuttamatta. 

Suostumuksen on katettava kaikki käsittelytoimet, jotka toteutetaan samaa tarkoitusta tai samoja tarkoituksia varten. Jos käsittelyllä on useita tarkoituksia, suostumus on annettava kaikkia käsittelytarkoituksia varten. Jos rekisteröidyn on annettava suostumuksensa sähköisen pyynnön perusteella, pyynnön on oltava selkeä ja tiiviisti esitetty eikä se saa tarpeettomasti häiritä sen palvelun käyttöä, jota varten se annetaan. 

Kun tietojenkäsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisterinpitäjän on voitava osoittaa, että rekisteröity on antanut suostumuksensa käsittelytoimiin. Suostumusta ei voida pitää vapaaehtoisesti annettuna, jos rekisteröidyllä ei ole todellista vapaan valinnan mahdollisuutta ja jos hän ei voi myöhemmin kieltäytyä suostumuksen antamisesta tai peruuttaa sitä ilman, että siitä aiheutuu hänelle haittaa. 

Suostumusta on käytetty valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetussa laissa perusteena antaa tietoja laissa säädetyistä tietovarannoista ja rekistereistä esimerkiksi silloin, kun yksilö haluaa omasta aloitteestaan käyttää tutkintotietoja esimerkiksi hakiessaan töitä. Tämän voidaan katsoa olevan tietosuoja-asetuksen soveltamisalan ulkopuolella, sillä 2 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaan asetusta ei sovelleta henkilötietojen käsittelyyn, jonka luonnollinen henkilö suorittaa yksinomaan henkilökohtaisessa toiminnassa. Tällöin tietojen näyttäminen rinnastuisi siihen, että henkilö näyttäisi paperiset tutkintotodistuksena potentiaaliselle työnantajalle tai lähettäisi ne tälle työhakemuksen liitteenä tai antaisi työnvälityspalvelun hyödyntää opintosuoritustietoja. 

Voimassa olevan lain 29 §:ssä on myös tunnistettu mahdollisuus sille, että yksilö voi antaa viranomaiselle oikeuden tietoihin. Näissä tilanteissa on huomioitava lain toimeenpanossa, että suostumuksen on oltava tosiasiallisesti vapaaehtoinen. Tietosuoja-asetuksen mukaan, jotta voidaan varmistaa, että suostumus on annettu vapaaehtoisesti, suostumuksen ei pidä olla pätevä oikeudellinen peruste henkilötietojen käsittelylle sellaisessa erityistilanteessa, jossa rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on selkeä epäsuhta. Tämä koskee erityisesti tilannetta, jossa rekisterinpitäjänä on viranomainen ja jossa on sen vuoksi epätodennäköistä, että suostumus on annettu vapaaehtoisesti kaikissa kyseiseen tilanteeseen liittyvissä olosuhteissa. Kuitenkin, kuten yllä on todettu, tietosuoja-asetuksen johtolauseessa 32 todetaan, että tietoyhteiskunnan palveluiden teknisiä asetuksia valitessa suostumus voisi olla henkilötietojen käsittelyperuste. Näin ollen on katsottava, ettei suostumus suhteessa viranomaiseen ole aina mahdoton käsittelyperuste, vaan vain silloin, kun osapuolten välillä on selkeä epäsuhta. Tällaisen epäsuhdan voisi olettaa olevan käsillä silloin, kun viranomainen tekee rekisteröityä koskevan päätöksen, jonka lopputulos voi riippua henkilötiedoista ja johon voi sisältyä harkintaa. 

Suostumuksen käyttämisestä käsittelyn oikeusperusteena säädetään valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain 10 ja 29 §:ssä. Säännöksiä on tarpeen muuttaa siten, että niissä säädetty suostumus vastaisi tietosuoja-asetuksella säädettyä suostumusta. 

Kansallisen liikkumavaran käyttäminen 

Kun käsittelyperusteena käytetään mainittua 6 artiklan 1 kohdan c tai e alakohtaa, voivat jäsenvaltiot tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 2 kohdan mukaan ottaa käyttöön yksityiskohtaisempia säännöksiä tietosuoja-asetuksen soveltamisen mukauttamiseksi. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi täsmällisempiä tietojenkäsittely- tai muita toimenpiteitä koskevia vaatimuksia, joilla varmistetaan laillinen ja asianmukainen tietojenkäsittely. 

Edelleen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 3 kohdan mukaan käsittelyn oikeusperuste voi sisältää erityisiä säännöksiä, joilla mukautetaan tietosuoja-asetuksen sääntöjen soveltamista koskien tietojenkäsittelyn lainmukaisuuden yleisiä edellytyksiä, käsiteltävien tietojen tyyppiä, asianomaisia rekisteröityjä, tahoja ja tarkoituksia, joihin tietoja voidaan luovuttaa, käyttötarkoitussidonnaisuutta, tietojen säilytysaikoja ja käsittelytoimia ja -menettelyjä. Jäsenvaltion lainsäädännön on täytettävä yleisen edun mukainen tavoite ja oltava oikeasuhteinen sillä tavoiteltuun oikeutettuun päämäärään nähden. 

Laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä käytettäisiin kansallista liikkumavaraa seuraavissa asioissa: 

Oppijanumerorekisterissä käytetään kansallista liikkumavaraa käsiteltävien tietojen tyyppien, asianomaisten rekisteröityjen, luovutustahojen ja -tarkoituksen sekä säilytysajan osalta. Oppijanumerorekisteriin tallennettaisiin oppijanumeron lisäksi henkilön nimi sekä henkilötunnus tai muita yksilöimiseksi välttämättömiä tietoja. Rekisteröidyt tahot ovat yksilöitä, jotka ovat osallistuneet varhaiskasvatukseen, opetukseen, koulutukseen tai toimineet henkilökunnan jäsenenä varhaiskasvatuksessa. Oppijanumerorekisteriin tallennettavat tiedot säilytetään pysyvästi. 

Perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen valtakunnallisen tietovarannon osalta säädetään lain 2 luvussa tietosuoja-asetusta yksityiskohtaisemmin käsiteltävien tietojen tyypeistä, tahoista joille tietoja voidaan luovuttaa, käyttötarkoituksesta, tietojen säilytyksestä sekä eräistä käsittelytoimista ja -menettelyistä. 

Ylioppilastutkintorekisteristä säädetään lain 3 luvussa. Ylioppilastutkintorekisteriä koskevaan lukuun ehdotetaan vain terminologisia muutoksia. Ylioppilastutkintorekisterissä käytettäisiin kansallista liikkumavaraa käsiteltävien tietojen tyypin, luovutustahojen ja -tarkoituksen, käyttötarkoitussidonnaisuuden sekä tietojen säilytysaikojen osalta. 

Opiskelijavalintarekisteristä säädetään lain 4 luvussa. Rekisterissä käytettäisiin kansallista liikkumavaraa käsiteltävien tietojen tyypin, luovutustahojen, käyttötarkoitussidonnaisuuden sekä tietojen säilytysajan osalta. 

Lain 5 luvussa säädetään korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta, jonka osalta kansallista liikkumavaraa käytettäisiin käsiteltävien tietojen tyypin, luovutettavien tietojen ja luovutustahon, käyttötarkoitussidonnaisuuden sekä tietojen säilytysaikojen osalta. 

Käyttötarkoitussidonnaisuus 

Tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan b alakohdassa säädetään käyttötarkoitussidonnaisuudesta. Kohdan mukaan henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, eikä niitä saa käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla. Yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia ei 89 artiklan 1 kohdan mukaisesti pidetä yhteensopimattomina alkuperäisten tarkoitusten kanssa. 

Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 4 kohdan mukaan, jos käsittely tapahtuu muuta kuin sitä tarkoitusta varten, jonka vuoksi tiedot on kerätty, eikä käsittely perustu esim. jäsenvaltion lainsäädäntöön, rekisterinpitäjän on otettava huomioon kohdassa luetellut seikat. Mikäli käyttötarkoitus muuttuu ja käsittely perustuu lakiin, on asiassa tehtävä välttämättömyys- ja oikeasuhtaisuusarviointi. 

Laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä säädetään eri rekistereistä ja eri tahojen velvollisuuksista tallentaa tietoa ko. rekistereihin. Laissa säädetään tietojen käyttötarkoituksista eri rekisterien osalta erikseen. Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon käyttötarkoitusta käsittelevää 23 §:ä on tarpeen täsmentää, jotta se vastaisi tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Tarkennus olisi vain tekninen, sillä tälläkin hetkellä rekisteriä on käytetty ainoastaan säädettyihin tarkoituksiin sekä opetustarkoitukseen. Kun tieto on tallennettu johonkin laissa säädetyistä rekistereistä, tietojen käyttötarkoitus rekistereissä ei muutu, vaan pysyy samana, säädettynä tarkoituksena. Muiden rekisterien ja tietovarantojen osalta säädettyjen käyttötarkoitusten katsotaan olevan riittävän täsmällisiä. 

Lain mukaan rekistereistä voidaan luovuttaa tietoa tahoille, joilla on muussa laissa säädetty oikeus saada tieto tai joilla on laissa säädetyn tehtävän perusteella oikeus saada tieto. Siten 6 artiklan mukainen käsittelyperuste olisi luovuttamisen jälkeenkin se, että käsittely on 1 kohdan c alakohdan mukaan tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Lisäksi yksilö voi omasta aloitteestaan käyttää ja luovuttaa itseään koskevia tietoja ns. KOSKI-palvelussa. Asiaa käsitelty tarkemmin edellä osiossa Suostumus. 

Koska käsittelyperuste ei muutu tallennettuja henkilötietoja käsiteltäessä, ei tässä esityksessä ole katsottu tarpeelliseksi tehdä välttämättömyys- ja oikeasuhtaisuusarviota jäsenvaltion lainsäädännöstä. 

Tietojen minimointi 

Tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan c alakohta koskee tietojen minimointia. Henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen tulee olla asianmukaisia ja olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään. Tallennettavista henkilötiedoista säädetään laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä, eikä muita tietoja kerätä. Henkilötietojen käsittely on siten rajoitettu. Tarkoitukset, joihin tässä laissa tarkoitettuja henkilötietoja käytetään, on yksilöity tässä laissa tai muissa laeissa niiltä osin, kuin toisella viranomaisella tai muulla taholla on oikeus saada tietoja. Tämä ei siten edellytä muutoksia valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annettuun lakiin. 

Säilytyksen rajoittaminen 

Säilytyksen rajoittamisesta säädetään tietosuoja-asetuksen 5 artiklassa. Tältä osin erityislainsäädännössä käytettäisiin tietosuoja-asetuksen 6 artiklassa tarkoitettua kansallista liikkumavaraa. Säännös on linjassa tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan e alakohdan kanssa, jonka mukaan tietoja on säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten. Tätä pidempään tietoja saa säilyttää, jos henkilötietoja käsitellään ainoastaan yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten 89 artiklan 1 kohdan mukaisesti edellyttäen, että asetuksessa vaaditut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet on pantu käytäntöön rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien turvaamiseksi. Tällaisia toimenpiteitä voivat olla esimerkiksi pseudonymisointi, jos mainitut tarkoitukset voidaan täyttää tällä tavoin. 

Oppijanumerorekisteriin tallennettavat tiedot säilytetään lain 3 §:n mukaan pysyvästi. Koska laissa tarkoitetuissa rekistereissä ja tietovarannoissa on runsaasti pysyvästi säilytettäviä tietoja, myös oppijanumerorekisteriin tallennettavat tiedot säilytetään pysyvästi. Lain 11, 16, 22 ja 27 §:ssä säädetään eräiden tietojen pysyvästä säilyttämisestä. 

Oppijanumeroa on tarpeen käyttää oppijan yksilöimiseksi koko oppijan elämän ajan muun muassa jatkuvan oppimisen vuoksi. Henkilön kuolemankin jälkeen rekistereissä oleva tieto on arvokasta esimerkiksi tutkimuksen sekä koulutuksen arvioinnin ja seurannan kannalta. Lain 4 §:n mukaan perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon tallennettuja tietoja voidaan käyttää koulutuksen arvioinnissa, tilastoinnissa ja seurannassa. Tämän vuoksi tutkimuksen lähdeaineistona tai muusta syystä arvokkaat tiedot on säädetty säilytettävän pysyvästi. 

Tietosuoja-asetuksen johdanto-osan 27 kohdan mukaan tietosuoja-asetusta ei sovelleta kuolleita henkilöitä koskeviin tietoihin. Jäsenvaltiot voivat säätää kuolleiden henkilöiden henkilötietojen käsittelyä koskevista säännöistä. Myöskään eduskunnan hyväksymässä hallituksen esityksessä tietosuojalaiksi ei ole ehdotettu säännöksiä kuolleita koskevien tietojen käsittelystä. Näin ollen on katsottava, että laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä voidaan säätää kuolleita henkilöitä koskevien tietojen pysyvästä säilyttämisestä esimerkiksi tutkimustarkoituksiin ja tilastollisiin tarkoituksiin. 

Arkistolaitos on 4.10.2016 tehnyt päätöksen opetustoimen rekisterien ja valtakunnallisten tietojärjestelmien tietojen pysyvästä säilytyksestä ja säilytysmuodosta (AL/18800/07.01.01.03.01/2016). Päätöksellä arkistolaitos määräsi arkistolain (831/1994) 8 ja 11 §:n nojalla oppijanumerorekisterin, oppilas-, opiskelija- ja tutkintotietojen sähköisen tietojärjestelmän sekä opiskelijavalintarekisterin asiakirjatiedot pysyvästi säilytettäviksi yksinomaan sähköisessä muodossa. 

Laissa valtakunnallisesta opinto- ja tutkintorekisteristä on säädetty tietojen pysyvästä säilytyksestä ja määräajan säilytettävien tietojen säilytysajoista edellä mainituissa säännöksissä. Näistä ainoastaan 11 §:ään on tarpeen tehdä lisäys henkilökohtaistamista koskevien tietojen osalta. Esitetty muutos ei poikkea em. päätöksen valmistelussa tehdyn arvonmäärityksen tuloksesta. 

Kansallisarkisto päättää tietojen pysyvästä säilyttämisestä arkistolain (831/1994) 8 §:n nojalla, koska arkistolaitoksen tehtävät on siirretty sille 1.1.2017 alkaen (laki Kansallisarkistosta 1145/2016, 2 §). Arkistolaitoksen päätöksessä (AL/18800/07.01.01.03.01/2016) todetaan, että rekistereiden ja valtakunnallisten tietojärjestelmien tietojen ja asiakirjojen siirrosta ja siirtoajankohdasta pitkäaikaissäilytysjärjestelmään päätetään myöhemmin erikseen. Tietojen käsittely yleisen edun mukaista arkistointitarkoitusta sekä historiallista ja tieteellistä tutkimusta varten ei ole ristiriidassa niiden alkuperäisten käsittelyn perusteiden kanssa. 

1.2.2  Henkilökohtaistaminen käytännössä

Ennen ammatillisesta koulutuksesta annetun lain voimaan tuloa ammatillisten näyttötutkintojen järjestäjät tekivät jo henkilökohtaistamista tai siihen verrattavaa opiskelijan opintojen ja hänen tarvitsemiensa ohjaus- ja tukitoimien yksilöllistä suunnittelua. Osalle nykyisistä koulutuksen järjestäjistä prosessi on kuitenkin erilainen kuin aiemmin. Parhaat lähtökohdat ammatillisesta koulutuksesta annetun lain mukaisen henkilökohtaistamisen toteuttamiseen on niillä koulutuksen järjestäjillä, jotka ovat järjestäneet aiemmin näyttötutkintoja. 

Ammatillisen koulutuksen järjestäjät hyödyntävät HOKSien laadinnassa pääosin käytössään olevia sähköisiä opintohallintojärjestelmiä, tosin pieni osa ammatillisen koulutuksen järjestäjistä laatii HOKSit vielä paperiversioina. Opintohallintojärjestelmiä on markkinoilla useita. Lakimuutoksen vuoksi useat ammatillisen koulutuksen järjestäjät ovat viimeisen vuoden aikana kehittäneet opintohallintojärjestelmien toimittajien kanssa järjestelmiä henkilökohtaistamisen sähköistämiseksi taikka kehittäneet sähköistä henkilökohtaistamista vastaamaan 1.1.2018 voimaan tullutta lainsäädäntöä. Opintohallintojärjestelmien kehitys on edennyt eritahtisesti eri koulutuksen järjestäjillä. 

HOKS-tietojen siirtämisestä koulutuksen järjestäjältä toiselle ei ole säädetty. Jos opiskelija siirtyy koulutuksen järjestäjältä toiselle, opiskelijan opintoja koskevat tiedot ja suunnitelmat eivät siirry koulutuksen järjestäjältä toiselle, jollei opiskelija itse ole aktiivinen tietojen siirtämisessä. Tieto opiskelijan aiemmin hankkimasta osaamisesta liikkuu tällä hetkellä käytännössä paperidokumenttien kautta, esimerkiksi opintorekisteriotteella. Dokumentit eivät aina ole yksiselitteisiä. Koulutuksen järjestäjät kokevat, että opintorekisteriotteet eivät kerro riittävästi osaamisen sisällöstä. Osaamisen sisällön selvittäminen vaatii resursseja opettajilta ja ohjaajilta, jotka henkilökohtaistamista tekevät. Vaikka opiskelija antaisi suostumuksen omien tietojensa siirtämiseksi uudelle koulutuksen järjestäjälle, sähköiset opintohallintojärjestelmät eivät välttämättä ole keskenään yhteentoimivia niin, että tiedon siirron voisi toteuttaa järjestelmien välillä. 

Ammatillisen koulutuksen järjestäjien käytännöt henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman laadinnassa vaihtelevat opintohallintojärjestelmien erojen lisäksi esimerkiksi sen osalta, mitkä tahot henkilökohtaistamisprosessiin osallistuvat. Tietojen siirtämisen vaikeus hankaloittaa ja hidastaa opiskelijan siirtymävaiheita ja voi pahimmillaan pitkittää tarpeettomasti opiskeluaikaa. 

Parasta osaamista -hankkeen keväällä 2018 ilmestyneen Rohkeasti uudistumaan! -selvityksen mukaan ammatillisen koulutuksen opetus- ja ohjaushenkilöstö kaipaa erityisesti tietoa henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman laatimisesta ja HOKS-prosessin ohjaamisesta. Jos henkilökohtaistamisessa tarvittavia tietoja ei ole saatavilla, HOKS-prosessin laadukas toteuttaminen on hankalaa. Koulutuksen järjestäjät toivovat valtakunnallisista määräyksistä ja järjestelmistä tukea prosessien virtaviivaistamiseen ja automatisointiin mahdollisuuksien mukaan. 

2.2.1  Henkilökohtaistamiseen liittyvien tietojen tallentaminen

Esityksen tavoitteena on laajentaa ammatillisen koulutuksen valtakunnallista tietovarantoa henkilökohtaistamiseen liittyvien tietojen tallentamisella. Tietojen tallentamisesta säädettäisiin lain 9 §:ssä. Tämä yhtenäistäisi ammatillisesta koulutuksesta annetun lain (531/2017) mukaista henkilökohtaistamisprosessia sekä henkilökohtaistamiseen liittyviä toimintamalleja ja toimintatapoja sekä yhdenmukaistaisi edelleen henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman sisältöä, mikä parantaisi opiskelijoiden yhdenvertaista kohtelua eri puolilla maata ja eri koulutuksen järjestäjillä. Lisäksi tavoitteena on helpottaa ammatillisen koulutuksen järjestäjien, työelämän ja opiskelijoiden työtä opiskelijoiden yksilöllisten opintopolkujen suunnittelussa, hyväksymisessä, toteuttamisessa, seurannassa ja päivittämisessä. Erityisenä tavoitteena on sujuvoittaa koulutuksen siirtymävaiheita varmistamalla se, että kaikkien opiskelijoiden HOKSissa on samat siirtymävaiheessa tarvittavat tiedot yhdenmukaisessa muodossa riippumatta siitä, missä opiskelija on aloittanut opintonsa. Lisäksi varmistettaisiin tietojen käytettävyys ja liikkuminen eri palvelujen ja eri tahojen välillä henkilötietojen suoja huomioon ottaen. 

Käytännössä esityksen tavoite toteutettaisiin säätämällä koulutuksen järjestäjille velvollisuus tallentaa henkilökohtaisiin osaamisen kehittämissuunnitelmiin liittyvä tieto niiltä osin kuin tässä laissa tietosisällöstä säädettäisiin (jatkossa eHOKS-tietosisältö). Tiedot kerättäisiin ammatillisen koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon, josta säädetään valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain 2 luvussa. Lisäksi kehitetään palvelu ko. tietojen hyödyntämiseksi. Koulutuksen järjestäjillä olisi velvollisuus tallentaa tietovarantoon ajanmukaiset tiedot HOKSeista niitä laadittaessa ja päivitettäessä. 

eHOKS-tietosisällössä keskityttäisiin sellaiseen opiskelijan yksilölliseen opintopolkuun liittyvään tietoon, jota tarvitaan valtakunnallisella tasolla esim. silloin, kun opiskelija siirtyy koulutuksen järjestäjältä toiselle tai jatkaa opintoja opintojen keskeytymisen jälkeen taikka hankkii tai osoittaa osaamista työpaikalla. Kaikkea koulutuksen järjestäjän omissa opintohallintojärjestelmissä HOKSiin kirjaamaa tietoa ei siis toimitettaisi rekisteriin. Tällaista omissa opintohallintojärjestelmissä olevaa tietoa olisi esimerkiksi tieto siitä, missä luokkatilassa tai kenen opettajan opettamana osaamisen hankkiminen tapahtuisi. 

Tarkoitus on, että ammatillisen koulutuksen järjestäjät laatisivat henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman edelleen omissa opintohallintojärjestelmissään. eHOKSin tiedon tuottaisi siis koulutuksen järjestäjä, joka on myös vastuussa siitä, että rekisterissä olevat tiedot ovat oikein ja ajan tasalla. Jos koulutuksen järjestäjällä ei ole sähköistä opintohallintojärjestelmää, siirtymävaiheessa tarvittavat tiedot voitaisiin syöttää suoraan eHOKS-palveluun. 

Opetushallitus vastaisi tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten kuten tälläkin hetkellä. Koulutuksen järjestäjän opintohallintojärjestelmissä tuotetut tiedot siirtyisivät rekisteriin automaattisesti rajapintojen kautta. Opetushallitus vastaisi eHOKS-palvelusta, jolla tietoja voisi katsella ja välittää eteenpäin. Palvelu olisi käytettävissä ammatillisen koulutuksen järjestäjillä, opiskelijoilla sekä koulutuksen järjestäjien kanssa yhteistyötä tekevillä työpaikoilla. 

Koulutuksen järjestäjä pääsisi palvelun kautta katsomaan omien opiskelijoidensa eHOKS-tietoja niiltä osin, kuin tiedot liittyvät koulutuksen järjestäjän järjestämään koulutukseen. Omalla opiskelijalla tarkoitetaan opiskelijaa, joka on koulutuksen järjestäjän opiskelijaksi ottama ja jolla on sitä kautta opiskeluoikeus johonkin koulutuksen järjestäjän järjestämään tutkintoon tai muuhun ammatilliseen koulutukseen. Muutokset HOKSiin tehtäisiin aina koulutuksen järjestäjän omassa opintohallintojärjestelmässä, josta tiedot siirtyvät rajapintojen kautta tietovarantoon. Koulutuksen järjestäjä pääsisi lisäksi katsomaan oman opiskelijan aiempien HOKSien tietoja ammatillisesta koulutuksesta annetun lain nojalla. 

Opiskelija ja alaikäisen opiskelijan huoltaja pääsisivät eHOKS-palvelussa katsomaan opiskelijan eHOKS-tietoja. Jos opiskelija opiskelee samaan aikaan useammalla koulutuksen järjestäjällä, hän näkisi palvelun kautta kaikki omat eHOKS-tietonsa. Lisäksi hän näkisi aiemmat eHOKS-tiedot viiden vuoden ajan opintojen päättymisestä, kunnes tiedot poistettaisiin tietovarannosta. Lisäksi opiskelija voisi antaa esimerkiksi koulutuksen järjestäjälle, jonka koulutukseen hän on hakeutumassa, tai esimerkiksi mahdolliselle oppisopimustyöpaikalle suostumuksen katsella palvelussa aiemmin laadittuja eHOKS-tietosisältöjä. 

Koulutuksen järjestäjien kanssa yhteistyötä tekevien työpaikkojen edustajat pääsisivät katsomaan eHOKS-palvelun kautta kaikkien niiden opiskelijoiden tietoja, jotka joko hankkivat osaamista tai osoittavat osaamistaan eli antavat näyttöjä kyseisessä työpaikassa riippumatta siitä, minkä koulutuksen järjestäjän opiskelijasta on kysymys. Työelämän edustaja näkisi opiskelijaa koskevat eHOKS-tiedot vain siltä osin, kuin ne liittyvät työpaikalla järjestettävään koulutukseen tai näyttöön. Siltä osin, kun opiskelijan eHOKS sisältäisi muuhun kuin työpaikalla tapahtuvaan osaamisen hankkimiseen tai osaamisen osoittamiseen liittyvää tietoa tai tieto ei muutoin olisi olennaista työpaikan toimijalle, työpaikan edustaja ei voisi sitä nähdä ilman opiskelijan suostumusta. 

2.2.2  Muuhun ammatilliseen koulutukseen liittyvien tietojen tallentaminen

Esityksen tavoitteena on laajentaa laissa säädettyä ammatillisen koulutuksen valtakunnallista tietovarantoa lisäksi siten, että se sisältäisi tiedot myös ammatillisesta koulutuksesta annetun lain 8 §:ssä tarkoitetusta muusta ammatillisesta koulutuksesta. Ammatillisena koulutuksena voidaan ammatillisesta koulutuksesta annetun lain 6 §:ssä tarkoitettuun tutkintorakenteeseen kuuluviin tutkintoihin valmistavan tutkintokoulutuksen ja lain 7 §:ssä tarkoitettujen valmentavien koulutusten lisäksi järjestää ammatillista osaamista syventävää tai täydentävää koulutusta, jonka tavoitteena ei ole tutkinnon tai sen osan suorittaminen sekä ammatilliseen tehtävään valmistavaa koulutusta, joka valmistaa ansio- ja liikennelentäjän tehtäviin, lennonjohtajan tehtäviin tai kaupunkiraideliikenteen kuljettajien tehtäviin. Tietojen tallentamisesta säädettäisiin lain 9 §:ssä. 

Tietojen tallentaminen hyödyttäisi yksilöä, kun yksilö näkisi ja voisi näyttää suorittamansa koulutuksen palvelun kautta esimerkiksi työnhaussa tai opintojen suunnittelussa. Tämä tukisi esimerkiksi työllistymistä sekä jatkuvaa oppimista. Lisäksi tietojen tallentaminen palvelisi ammatillisen koulutuksen rahoituksen laskemista ja myöntämistä, kun opiskelijavuosien laskennassa tarvittavat tiedot sekä perusrahoituksen painotusperusteena käytettävät tiedot löytyisivät tietovarannosta eikä tietoja tarvitsisi kerätä erillisellä tietojenkeruulla koulutuksen järjestäjiltä.