YKSITYISKOHTAISET PERUSTELUT

Puhelinnauhoitteet ovat henkilötietolain mukaan yrittäjän tai yrityksen henkilökuntaan kuuluvan työntekijän henkilötietoja yritystoiminnan muodosta riippumatta. Tietosuojavaltuutetun kannanoton mukaan henkilötietojen tarkastusoikeus koskee myös kahden yrityksen välisiä puhelinkeskusteluja ja yrittäjällä on oikeus tarkastaa tallenteiden sisältö esimerkiksi niissä tilanteissa, joissa osapuolilla on erimielisyyttä keskustelun sisällöstä.

Voimassa olevan henkilötietolain 26 §:n 2 momentin mukaan rekisterinpitäjän on varattava rekisteröidylle tilaisuus tutustua rekisteröityihin tietoihin tai annettava tiedot pyydettäessä kirjallisesti. Hyvin usein tarkastusoikeutta käyttävälle yrittäjälle esitetään, että puhelinnauhoite olisi mahdollista kuunnella vain määrätyssä paikassa ennalta määrättynä ajankohtana. Käytännössä puhelunauhoitteen sisällön tarkastaminen on vaikeaa, jos tarkastus esitetään suoritettavaksi hyvin kaukana yrityksen sijaintipaikasta.

Kirjallista tietojen antamista on puolestaan tulkittu siten, että esimerkiksi äänitallenteesta toimitetaan yrittäjälle kirjallinen transskripti ts. keskustelu "puretaan" rekisterinpitäjän toimesta tallenteelta paperille. Yrittäjä ei voi tällöin kuitenkaan varmistua siitä, että transskripti vastaa käytyä keskustelua.

Tarkastusoikeuden toteuttaminen ei siten ole puhelutallenteiden osalta selkeä ja tehokas, sillä laki ei nimenomaisesti edellytä rekisterinpitäjää toimittamaan tallennetta kuultavaksi, vaikka rekisteröity sitä pyytäisikin. On kummankin osapuolen etu, että mahdollisimman aikaisessa vaiheessa selvitetään, onko puhelinkeskustelun yhteydessä syntynyt sopimus vai ei. Tämä onnistuu helpoiten niin, että yrittäjällä on pyynnöstään oikeus saada myyjän tallentaman puhelinkeskustelun kopio itselleen.

Tämän vuoksi henkilötietolain 28 §:n 2 momenttia ehdotetaan muutettavan siten, että jos henkilötietolain 26 §:ssä tarkoitetut tiedot on tallennettu puhelutallenteelle (ts. jos puhelu on nauhoitettu), rekisteröidylle on annettava pyydettäessä tallenteen kopio. Muutos saattaisi henkilötietolain paremmin nykykehitystä vastaavaksi. Tietoihin olisi luonnollisesti edelleen mahdollista tutustua rekisterinpitäjän luona tai pyytää tiedot kirjallisesti.

Tiedot voitaisiin toimittaa esimerkiksi sähköpostin liitetiedostona, mikä todennäköisesti olisi sekä rekisterinpitäjän että rekisteröidyn kannalta yksinkertaisinta. Tiedot olisi toimitettava ymmärrettävässä muodossa eli sellaisessa tiedostomuodossa, joka olisi toistettavissa tietokoneella ilman hankaluutta (esim. mp3).

Huomattava on, että muutos ei merkitsisi markkinointipuhelun tallentamispakkoa, vaan tallenteen kopion antamisvelvollisuutta niissä tapauksissa, joissa puhelu on tallennettu.