1.1
Laki Kansallisarkistosta
1 §. Toimiala. Kansallisarkiston toimialana olisi kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen pysyvän säilymisen ja saatavuuden varmistaminen sekä käytön edistäminen.
Kansallisarkisto olisi yksi yhtenäinen virasto opetus- ja kulttuuriministeriön alaisuudessa, ja sen toimialueena olisi koko maa. Kansallisarkiston toimivaltaa Ahvenanmaalla rajoittaisi kuitenkin nykyiseen tapaan Ahvenanmaan itsehallintolaki (1144/1991).
Arkistolaitos-nimestä sekä maakunta-arkistojen piirihallinnollisesta asemasta luovuttaisiin.
Asiakirjalla tarkoitetaan tässä samaa kuin julkisuuslaissa. Asiakirja on määritelty julkisuuslain 5 §:n 1 momentissa. Määritelmä on laaja ja käytetystä tallennusmuodosta riippumaton. Asiakirjan käsite ei rajoitu vain esimerkiksi asianhallintajärjestelmän aineistoihin, vaan kattaa laajasti myös muiden tietojärjestelmien sisällöt. Asiakirjojen tiedoilla tarkoitetaan tässä erityisesti sähköisiin tietojärjestelmiin sisältyviä tietoja, jotka voivat saada asiakirjallisen ilmenemismuodon.
Tässä laissa tarkoitettu asiakirjallinen kansallinen kulttuuriperintö on osa laajempaa kansallisen kulttuuriperinnön kokonaisuutta. Kansallisen kulttuuriperinnön käsitteen sisältö sekä siihen liittyvät merkitykset ja tulkinnat muuttuvat ajassa. Asiakirjallinen kansallinen kulttuuriperintö käsittää sekä viranomaisaineistoja että yksityisiä aineistoja. Kansallisarkisto olisi määritelmän mukaan olemassa näiden asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen pysyvän säilymisen ja saatavuuden varmistamiseksi sekä käytön edistämiseksi. Säännöksestä ei johtuisi Kansallisarkiston yksinomaista toimivaltaa näiden asiakirjojen tai tietojen osalta. Viranomaisten asiakirjojen osalta kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvat ainakin ne aineistot, jotka olennaisella tavalla valaisevat viranomaisten keskeisiä yhteiskunnallisia tehtäviä, toimivaltaa, toiminnan suunnittelua, johtamista ja päätöksiä sekä niiden täytäntöönpanoa ja vaikutuksia kansalaisiin, eri väestöryhmiin ja ympäristöön samoin kuin kansalaisten ja viranomaisten välistä vuorovaikutusta. Keskeistä lain tarkoituksen kannalta on monimuotoisen ja yhteiskunnallisesti edustavan aineiston säilyminen. Yksityiset arkistot ovat keskeinen osa suomalaista kulttuuriperintöorganisaatioiden kokonaisuutta.
2 §.Tehtävät. Kansallisarkiston keskeiset tehtävät määriteltäisiin tässä pykälässä. Tehtävien asetustasoisesta sääntelystä luovuttaisiin, mutta tarkempia säännöksiä sisältyisi edelleen aineelliseen, viranomaisten arkistointivelvoitteita koskevaan lainsäädäntöön, erityisesti arkistolakiin. Kaikki asiakirjoja koskevat tehtävät koskisivat myös asiakirjoihin sisältyvää tietoa. Viittaus asiakirjojen sisältämään tietoon tarkoittaa tiedon hyödynnettävyyttä erillään sen alkuperäisestä esitysmuodosta.
Voimassa olevaa lainsäädäntöä vastaavasti Kansallisarkiston tehtävänä olisi pykälän 1 kohdan mukaan varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien viranomaisten asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen säilyminen. Kansallisarkisto toteuttaisi tätä tehtäväänsä antamalla viranomaisia velvoittavia yleisiä määräyksiä tai tapauskohtaisia päätöksiä siitä, mitkä asiakirjat ovat pysyvästi säilytettäviä. Tarkkarajaiset määräyksenanto- ja päätöksentekovaltuudet sisältyisivät aineelliseen arkistolainsäädäntöön, tällä hetkellä arkistolain 8 §:n 3 momenttiin. Viranomaisen käsite olisi tässä laaja ja kattaisi kaiken julkisten tehtävien hoidon. Käsite ei varsinaisesti rajoittaisi tehtävien alaa. Rajaus muodostuisi aineellisen arkistolainsäädännön viranomaiskäsitteistä, jotka ratkaisevat asiakirjojen säilyttämisvelvoitteet (esim. arkistolaki ja kirkkolaki (1054/1993).
Vaikka Kansallisarkiston tehtävänä olisi varmistaa pysyvästi säilytettävien viranomaisten asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen säilyminen, varsinainen säilyttämistehtävä olisi nykyiseen tapaan jaettu Kansallisarkiston ja muiden viranomaisten kesken. Säännökset asiakirjojen siirtämisestä ja tallettamisesta Kansallisarkistoon sisältyvät aineelliseen arkistolainsäädäntöön, erityisesti arkistolakiin ja kirkkolakiin.
Pykälän 2 kohdan mukaan Kansallisarkisto toimisi viranomaisten asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen pysyvän säilyttämisen sekä arkistotoimen asiantuntijaviranomaisena. Asiantuntijaviranomaisena Kansallisarkisto seuraisi kansainvälistä kehitystä ja kehittäisi pysyvää säilyttämistä ja arkistotoimea Suomessa. Se ohjaisi ja neuvoisi muita viranomaisia arkistotoimeen ja pysyvään säilyttämiseen liittyvissä asioissa. Arkistotoimen ohjaus koskisi sekä määräaikaista että pysyvää säilyttämistä ja hävittämistä: niiden ehtoja ja vaatimuksia sekä toteuttamista osana tehtävien- ja asianhallintaa. Kansallisarkisto antaisi arkistotoimen ohjausta kunnille ja muille viranomaisille. Aineelliseen arkistolainsäädäntöön voisi sisältyä määräyksenantovaltuuksia tämän tehtävän hoitoon liittyen. Sellaisia ovat esimerkiksi voimaan jäävät arkistolain 11—14 sekä 16 §:n määräyksenantovaltuudet. Asiantuntijana toimiminen tarkoittaisi muun ohella Kansallisarkiston kuulemista lainsäädäntöuudistuksista, jotka vaikuttavat arkistotoimeen tai asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen asiakirjojen elinkaari huomioon ottaen.
Pykälän 3 kohdan mukaan Kansallisarkiston velvollisuutena olisi edistää pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen saatavuutta, käyttöä ja niihin perustuvaa tutkimusta. Käytöllä tarkoitetaan tässä tutkimuksen lisäksi mitä tahansa julkista tai yksityistä käyttöä, myös käyttöä elinkeinotoiminnassa. Säännös korostaisi tiedon avoimuuden ja käytön merkitystä tietojen säilyttämisen perusteena ja olisi linjassa Euroopan unionin julkisen sektorin hallussa olevien tietojen uudelleenkäytöstä antaman sääntelyn ja tavoitteiden kanssa. (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2003/98/EY ja sen muutos 2013/37/EU). Aineelliseen arkistolainsäädäntöön voisi sisältyä määräyksenantovaltuuksia tämän tehtävän hoitoon liittyen. Sellainen on esimerkiksi voimaan jäävä arkistolain 16 §. Kansallisarkistolla olisi nykyiseen tapaan keskeinen rooli tutkimuksen tukipalveluiden tuottajana. Sillä olisi myös mahdollisuus pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen käyttöä edistävään tutkimuspalveluiden tuottamiseen.
Pykälän 4 kohdassa säädettäisiin Kansallisarkiston tehtävistä liittyen yksityisiin asiakirjoihin ja arkistoihin. Kansallisarkiston tehtävänä olisi edistää kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien yksityisten asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen säilymistä, hankkia näitä aineistoja pysyvään säilytykseen sekä osallistua yksityisen arkistotoiminnan kehittämiseen yhteistyössä yksityisen arkistotoiminnan harjoittajien kanssa. Säännös toisi nykytilaa selkeyttävästi esille Kansallisarkiston roolin yksityisten asiakirjojen säilymisen edistäjänä ja säilyttäjänä. Lisäksi se loisi Kansallisarkistolle velvoitteen osallistua yksityisiin arkistoaineistoihin kohdistuvan arkistotoiminnan kehittämiseen yhteistyössä yksityisten arkistotoimijoiden kanssa. Yksityisillä arkistotoimijoilla on keskeinen rooli yksityisten arkistoaineistojen säilyttäjinä ja saatavuuden takaajina. Kansallisarkistolla olisi tätä toimintaa tukeva rooli. Säännöksellä ei tavoiteltaisi Kansallisarkistolle hankittavien yksityisten asiakirjojen määrän kasvattamista. Hankinnat olisivat nykytilaa vastaavasti riippuvaisia Kansallisarkiston harkinnasta ja tähän tehtävään ohjaamiensa varojen määrästä.
Pykälän 5 kohdassa säädettäisiin Kansallisarkiston heraldisista tehtävistä. Kansallisarkisto toimisi asiantuntijana viranomaisten heraldisissa kysymyksissä ja edistäisi heraldista kulttuuria. Kansallisarkiston piirissä toimii jo nykyisin heraldinen lautakunta, josta säädetään arkistolaitoksesta annetussa asetuksessa.
Pykälän 6 kohdassa säädettäisiin myös arkistolaitoksen organisaatio- ja nimitysmuutokseen liittyen, että Kansallisarkisto hoitaa kaikki muussa lainsäädännössä sille, arkistolaitokselle tai maakunta-arkistoille säädetyt tehtävät.
3 §.Toimipaikat. Maakunta-arkistot eivät esityksen mukaan enää olisi itsenäisiä päätöksiä tekeviä piirihallintoviranomaisia. Sen sijaan säädettäisiin siitä, että Kansallisarkistolla on toimipaikkoja, joiden sijainnista säädetään valtioneuvoston asetuksella. Ruotsin- ja saamenkielen asema turvattaisiin toimipaikoista säädettäessä ja palveluja tuotettaessa kielilainsäädännön edellyttämällä tavalla.
4 §.Johtaminen ja ratkaisuvalta. Kansallisarkistoa johtaisi edelleen pääjohtaja. Valtioneuvosto nimittäisi pääjohtajan opetus- ja kulttuuriministeriön esittelystä. Valtioneuvoston asetuksella voitaisiin säätää pääjohtajan arvonimestä ja sijaisen määräämisestä. Pääjohtajan tehtävän kelpoisuusvaatimukset ja määräaikaisuus määräytyisivät valtion virkamieslain perusteella.
Pääjohtajan tehtävänä olisi johtaa, kehittää ja valvoa Kansallisarkiston toimintaa sekä vastata toiminnan tuloksellisuudesta ja tavoitteiden saavuttamisesta opetus- ja kulttuuriministeriölle.
Pääjohtajalla olisi yleistoimivalta Kansallisarkistossa. Pääjohtajan ratkaisuvalta olisi kuitenkin sidottu esittelyyn. Pääjohtaja voisi delegoida päätösvaltaansa ja tehtäviä muille Kansallisarkiston virkamiehille joko työjärjestyksellä, jonka hän vahvistaa, tai erillisillä delegoinneilla.
Pääjohtaja vahvistaisi Kansallisarkiston työjärjestyksen, jossa voitaisiin määrätä sisäisen organisoitumisen, toimivallan ja tehtävien jaon lisäksi esimerkiksi Kansallisarkiston edustamisesta sekä neuvottelukuntien ja lautakunnan palkkioista.
5 §.Neuvottelukunnat ja heraldinen lautakunta. Kansallisarkistossa olisi Kansallisarkiston neuvottelukunta, jonka tehtävänä olisi tukea ja kehittää viraston toimintaa sekä tehdä aloitteita ja edistää yhteistyötä arkistoalalla.
Kansallisarkiston yhteydessä toimisi myös yksityisarkistojen neuvottelukunta, jonka tehtävänä olisi edistää yksityisiin asiakirjoihin ja niihin sisältyviin tietoihin kohdistuvan arkistotoiminnan koordinointia ja yhteistyötä. Esimerkkinä tällaisesta yhteistyöstä olisi aineistojen hankintapolitiikkojen koordinointi ja muut yksityisarkistoalan strategiset asiat. Yksityisarkistojen neuvottelukunnassa keskeinen edustettuna oleva ryhmä olisivat yksityisten arkistojen valtionavusta annetun lain (1006/2006) mukaista pysyväisluonteista valtionavustusta saavat arkistot, mutta myös muut alan toimijat olisivat edustettuina. Neuvottelukunnalla ei olisi itsenäistä päätösvaltaa. Sen toiminnan vaikuttavuus perustuisi yhteistyöhön.
Molemmat neuvottelukunnat nimittäisi ja niiden toimikaudesta päättäisi opetus- ja kulttuuriministeriö.
Kansallisarkistossa olisi nykyiseen tapaan myös heraldinen lautakunta, joka antaisi lausuntoja heraldisista kysymyksistä.
6 §.Voimaantulo. Pykälän 1 momentti sisältäisi tavanomaisen voimaantulosäännöksen.
Pykälän 2 momentti sisältäisi säännökset maakunta-arkistojen oikeuksien ja velvollisuuksien siirtymisestä Kansallisarkistolle. Kansallisarkisto vastaisi tämän lain voimaantulosta alkaen niistä luovutus-, säilytys-, velka-, palvelu- ja hankintasopimuksista sekä muista sitoumuksista, joihin maakunta-arkistot ovat sitoutuneet ennen tämän lain voimaantuloa. Maakunta-arkistojen oikeudet siirtyisivät Kansallisarkistolle tämän lain tullessa voimaan.
Lailla ei olisi vaikutusta arkistolaitoksen antamien määräysten voimassaoloon.
Henkilöstöä koskevaa siirtymäsäännöstä ei tarvita, koska arkistolaitos on jo nyt valtion virkamieslaissa tarkoitettu virasto.
1.2
Arkistolaki
Laki Kansallisarkistosta korvaisi voimassa olevan arkistolain 2 luvun, joka ehdotetaan kumottavaksi. Samalla tulisi kumotuksi arkistolaitoksesta annettu asetus (832/1994).
14 a §. Arkistolain 4 lukuun ehdotetaan lisättäväksi uusi 14 a §. Pykälässä säädettäisiin Kansallisarkiston oikeudesta määrätä sen pysyvään säilytykseen määräämien ja sähköiseen muotoon muutettujen asiakirjojen alkuperäiskappaleiden hävittämisestä. Alkuperäiskappaleella tarkoitettaisiin säännöksessä arkistossa ennen digitointia olevaa arkistokappaletta. Hävittäminen olisi mahdollista, kun se voisi tapahtua vaarantamatta asiakirjan tai siihen sisältyvän tiedon säilymistä, eheyttä ja autenttisuuden toteamista sekä heikentämättä asiakirjan kulttuurihistoriallista arvoa tai oikeudellista todistusvoimaa. Alkuperäisen analogisen aineiston tuhoaminen edellyttäisi siis, että käytössä on asiakirjan säilymisen ja eheyden takaavat sekä käytön mahdollistavat digitointimenetelmät ja pysyvän säilytyksen järjestelmä. Hävittämisen mahdollistavia tarkempia vaatimuksia asetettaessa tulisi aineistotyypeittäin harkita, riittääkö asiakirjan tietojen säilyttäminen, vai tuleeko asiakirja säilyttää myös kuvallisessa sähköisessä muodossa. Kun asiakirjan fyysinen kappale korvattaisiin sähköisellä kappaleella, se ei vaikuttaisi asiakirjan juridiseen asemaan tai merkitykseen. Asiakirjan aitouden ja eheyden takaavalla tavalla sähköiseen muotoon muutettu asiakirja voisi siten olla Suomen lainsäädännössä tarkoitettu alkuperäinen asiakirja. Kansallisarkiston ei kuitenkaan tulisi määrätä tuhottavaksi sellaisia asiakirjoja, joiden osalta alkuperäiskappaleen olemassaololla voi esimerkiksi kansainvälisissä yhteyksissä tai muusta erityisestä syystä olla oikeudellista merkitystä. Koska säilyttäminen vain digitaalisessa muodossa ei saisi johtaa aineiston kulttuurihistoriallisen arvon heikentymiseen, tulisi tuhoaminen kyseeseen kuvallisen materiaalin (alkuperäiset vedokset, negatiivit, diat, kartat, piirustukset yms.) osalta vain poikkeuksellisesti.
Säännös antaisi Kansallisarkistolle säännöksessä asetettujen edellytysten puitteissa oikeuden määrätä siitä, millä ehdoin asiakirjojen alkuperäiskappaleita voitaisiin tuhota. Kansallisarkisto siis määrittäisi sen, minkälainen digitointiprosessi mahdollistaa hävittämisen ja mitä aineistoja hävittämisoikeus koskisi. Käytännössä hävittämiseen oikeuttava digitointi voisi siis tapahtua vain Kansallisarkiston toimesta tai sen hyväksymällä tavalla. Hävittämisoikeudesta päättäminen kuuluu luonnollisesti Kansallisarkiston tehtäviin, koska se arkistolain 8 §:n mukaan määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Kansallisarkisto määrää myös syntysähköisten aineistojen säilyttämisestä, mikä perustuu arkistolain 8 ja 11 ja 12 §:iin.
21 a §. Arkistolain 6 lukuun ehdotetaan lisättäväksi uusi 21 a §, jossa viitattaisiin Kansallisarkistosta annetun lain 2 §:n 6 kohdan säännökseen siitä, että Kansallisarkiston tehtäviin kuuluu hoitaa arkistolaissa Kansallisarkistolle, arkistolaitokselle tai maakunta-arkistolle säädetyt tehtävät. Säännös on tarpeen organisaatiouudistuksesta johtuen.
21 b §. Arkistolain 6 lukuun ehdotetaan lisättäväksi uusi 21 b §. Pykälän 1 momentin mukaan Kansallisarkistolla olisi oikeus julkisuuslain 16 §:n 1 momentin estämättä antaa tieto Kansallisarkistossa säilytettävästä viranomaisen asiakirjasta sähköisesti. Kyseisessä pykälässä säädetään, että tieto on lähtökohtaisesti annettava pyydetyllä tavalla. Muilta osin noudatettaisiin julkisuuslain 16 §:n sääntelyä. Sähköinen antaminen voisi tarkoittaa myös ohjausta käyttämään avoimessa tietoverkossa olevaa tietopalvelua huomioon ottaen hallintolain mukainen viranomaisten palveluperiaate. Päätöstä tehdessään Kansallisarkiston tulisi ottaa huomioon tietopyynnön esittäjän mahdollisuudet saada selville sähköisesti annetun tiedon sisältö.
Pykälän 2 momentin säännöksillä poikettaisiin julkisuuslain 14 §:n 4 momentin mukaisista tietojen antamisen määräajoista. Molemmat määräaikaa koskevat poikkeukset ovat tarpeen Kansallisarkiston keskusarkistoluonteen vuoksi. Arkistotoimintaan liittyy suuri määrä tietopyyntöjä, joista osa on laajoja. Tietopyynnöt eivät ajoitu tasaisesti, vaan niitä tulee suuria määriä kerralla eri tavoin ajankohtaisiksi nousevista asioista. Poikkeukset antamistavasta ja määräajoista ovat mahdollisia, koska pysyvässä säilytyksessä olevien arkistoaineiston käyttötarkoitus poikkeaa usein muiden viranomaisten hallussa olevien aineistojen käyttötarkoituksesta. Määräaikapoikkeuksista huolimatta Kansallisarkiston tietojen antamiseen sovellettaisiin julkisuuslain 14 §:n 4 momentin mukaista vaatimusta asian käsittelyn ja tietojen antamisen viivytyksettömyydestä, mikä estäisi tietopyynnön käsittelyn maksimiaikojen muuttumisen jatkuvaksi käytännöksi. Tietopyynnön viivytyksetön käsittely olisi erityisen tärkeää, kun se liittyisi asiaan, joka on vireillä toisessa viranomaisessa tai koskisi luonnollisen tai oikeushenkilön oikeutta, etua tai velvollisuutta. Myös muihin viranomaistarpeisiin tehtyjen tietopyyntöjen mahdollinen kiireellisyys tulisi ottaa huomioon tietopyyntöjä käsiteltäessä.