Oikaisuvaatimus ja muutoksenhaku

Hallituksen esityksen tavoitteena on selkeyttää kotikuntalain (201/1994) ja väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain (661/2009, väestötietolaki) oikaisuvaatimuksesta, muutoksenhausta ja väestötietojärjestelmään talletettujen tietojen korjaamisesta annettuja säännöksiä. Muutoksilla pyritään parantamaan rekisteröidyn oikeusturvaa. Samalla rekisterinpitäjän näkökulmasta on nykyistä selkeämpää, milloin tehdään hallintopäätös, johon liitetään oikaisuvaatimusosoitus, milloin on kyse muuttuneiden olosuhteiden vuoksi tehtävästä uudesta merkinnästä ja milloin puolestaan virheellisen tiedon korjaamisesta.  

Hallintovaliokunta toteaa, että hallituksen esityksessä eduskunnalle eräiden hallintoasioiden muutoksenhakusäännösten tarkistamisesta (HE 230/2014 vp) ehdotetut muutokset tulivat voimaan vuoden 2016 alusta. Oikaisuvaatimus on ollut näiden muutosten voimaantulon jälkeen käytössä muutoksenhaun ensivaiheena aiempaa laajemmin. Oikaisuvaatimus soveltuu mainitun hallituksen esityksen perustelujen mukaan hyvin asiaryhmiin, joissa rutiininomaisesti ratkaistaan paljon samankaltaisia asioita ja joissa päätösten perustelut saattavat olla niukat. Oikaisuvaatimus soveltuu hyvin myös asioihin, joissa valitusvaiheessa esitetään usein asiaan vaikuttavaa lisäselvitystä, sekä oikeudellisesti yksinkertaisiin asioihin ja asioihin, joissa on jo vakiintunutta oikeuskäytäntöä. Eduskunnan lakivaliokunta on edellä mainitusta hallituksen esityksestä antamassaan mietinnössä (LaVM 26/2014 vp) korostanut muun muassa sitä, että muutoksenhakujärjestelmän tulisi hallintoasioissa olla mahdollisimman selkeä ja johdonmukainen.  

Hallintolain (434/2003) mukainen oikaisuvaatimusmenettely ehdotetaan otettavaksi käyttöön kotikuntalain ja väestötietolain mukaissa hallintopäätöksissä. Samalla pyritään varmistamaan tehokkaat keinot väestötietojärjestelmässä ilmenevien virheiden korjaamiseksi. Valiokunta pitää tätä tavoitetta kannatettavana. 

Hallintovaliokunta tähdentää, että rekisterihallinnon viranomaiset tekevät runsaasti hallintopäätöksiä, joissa oikeuskäytäntö on vakiintunutta. Valiokunnalle esitetyn selvityksen mukaan hallintopäätöksiä tehdään esimerkiksi väestötietojärjestelmän tietojen luovuttamisesta, turvakielloista ja kotikuntaa koskevan harkinnan osalta rutiininomaisesti ja määrällisesti runsaasti. Oikaisuvaatimusmenettely soveltuu valiokunnan käsityksen mukaan hyvin väestötietolain ja kotikuntalain nojalla tehtäviin hallintopäätöksiin. Hallintovaliokunta puoltaa ehdotettuja muutoksia.  

Rekisterinpitäjän tietojensaantia koskevat säännökset

Väestötietolain 23 §:ssä säädetään niistä tiedoista, joita rekisterinpitäjällä on oikeus saada salassapitosäännösten estämättä muilta viranomaisilta. Viranomaiset ja niiden tietojenantovelvollisuuteen kuuluvat tiedot luetellaan säännöksessä yksityiskohtaisesti. Säännöstä ehdotetaan muutettavaksi siten, että rekisterinpitäjällä on jatkossa oikeus saada pykälässä luetelluilta viranomaisilta niitä tietoja, jotka sillä on väestötietolain 13—17 §:n nojalla oikeus tallettaa väestötietojärjestelmään. Tietoja on ehdotuksen mukaan mahdollista saada vain silloin, kun ne ovat tarpeellisia ja koskevat näiden muiden viranomaisten toimialaa. Lisäedellytykseksi tietojen saannille ehdotetaan sitä, että toisen viranomaisen hallussa olevia tietoja tarvitaan väestötietojärjestelmän tietojen oikeellisuuden varmistamiseksi, ylläpitämiseksi tai muuta käsittelyä varten. Tietojensaantioikeuden ajantasaistaminen ehdotetulla tavalla mahdollistaa viranomaisten välisten rekisterien tehokkaamman käytön tietojen tarkastamiseen sekä yhdenmukaistaa eri viranomaisten rekistereitä. Viranomaisten rekisterien välille voidaan uuden sääntelyn myötä rakentaa tietojen tarkistamista varten automaattisia järjestelmiä nykyistä joustavammin. 

Valiokunta tähdentää, että väestötietojärjestelmä on yhteiskunnan tietohuollon näkökulmasta tarkasteltuna ehkä keskeisin niistä julkishallinnon ylläpitämistä perusrekistereistä, joihin julkisen sektorin ja myös yksityisen sektorin yritysten ja yhteisöjen asiakashallinta ja ratkaisutoiminta perustuu. Väestötietojärjestelmän käytettävyys ja luotettavuuden varmistaminen edellyttävät tehokasta tietojenvaihtoa eri viranomaisten rekistereiden välillä. Valiokunta toteaa, että henkilötietolain (523/1999) säännökset henkilötietojen käytön suunnittelusta (6 §), käyttötarkoitussidonnaisuudesta (7 §) ja tietojen laatua koskevista periaatteista (9 §) on otettava huomioon myös väestötietojärjestelmän tietojen tarpeellisuutta, oikeellisuutta ja luotettavuutta varmistettaessa. Näidenkin säännösten voidaan katsoa edellyttävän tehokkaita takeita tietojen yhdenmukaisuudesta eri viranomaisten rekistereissä. Valiokunta pitää tästäkin syystä tärkeänä, että tietojensaantia muiden viranomaisten rekistereistä edistetään. Valiokunta korostaa, että ehdotetulla muutoksella ei lisätä tietoja luovuttavan tahon velvollisuuksia tallettaa tietoja omiin rekistereihinsä, minkä vuoksi säännöksen muuttamista ehdotetulla tavalla voidaan pitää hallinnollisen taakan purkamisena ja viranomaistyötä vähentävänä.  

Väestötietolain 13—17 §:ssä on säädetty tarkkarajaisesti ja yksityiskohtaisesti niistä tiedoista, joita väestötietojärjestelmään voidaan tallettaa. Nyt ehdotetun säännöksen mukaan tiedonsaantioikeuden edellytyksenä on, että toisen viranomaisen hallussa olevat tiedot ovat sellaisia, joita väestötietolain nojalla voidaan väestötietojärjestelmään tallettaa ja että ne koskevat luovuttavan viranomaisen toimialaa. Valiokunta tähdentää, että väestötietojärjestelmän käyttötarkoitusta, tietosisältöä tai rekisteröitävien tietojen säilytysaikaa ei ehdoteta muutettavaksi. Tietojensaantioikeutta ei näin ollen laajenneta nykyisestä, eikä tietojensaantioikeus koske sellaisia tietoja, joista ei ole säädetty yksityiskohtaisesti lain tasolla. Valiokunta puoltaa ehdotettuja muutoksia tältäkin osin. 

Tietymättömissä olevien merkitseminen väestötietojärjestelmään

Kotikuntalaissa säädetään kotikunnan saamisen edellytyksistä sekä kotikuntaa, siellä olevaa asuinpaikkaa ja väestökirjanpitokuntaa koskevan merkinnän tekemisestä väestötietojärjestelmään. Kotikuntalaissa ei nykyisin ole nimenomaisia säännöksiä kotikuntaa koskevan merkinnän poistamisesta tai merkinnän tekemisestä silloin, kun henkilön oleskelusta Suomessa tai hänelle merkityssä kotikunnassa ei saada tietoja. Tämä koskee tilanteita, joissa henkilö itse ei ole tehnyt laissa säädettyä muutto- tai maastamuuttoilmoitusta. Henkilö voidaan näissä tilanteissa merkitä tietymättömissä olevaksi väestötietojärjestelmään, mutta merkinnästä ei seuraa pitkänkään ajan kuluessa vaikutuksia henkilön kotikuntaa koskevaan merkintään.  

Kotikuntalakiin ehdotetaan säännöstä, jonka nojalla henkilö voidaan merkitä väestötietojärjestelmään ensin tietymättömänä olevaksi ja sitten vailla kotikuntaa olevaksi. Ehdotettu säännös parantaa valiokunnalle esitetyn selvityksen mukaan väestötietojärjestelmän tietojen oikeellisuutta erityisesti ulkomaille muuttaneiden henkilöiden osalta. Kotikuntamerkinnän poistaminen tällaisissa tapauksissa edistää myös tilastojen ajantasaisuutta sekä vähentää osaltaan kuntien velvollisuuksia näiden henkilöiden osalta.  

Väestötietolain menettelysäännökset

Väestötietolain säännöksiä turvakiellon alaisten tietojen käsittelystä ehdotetaan muutettaviksi niin, että nykyisin erityisesti väestötietolain, henkilötietolain, hallintolain ja julkisuuslain säännöksistä muodostuvasta soveltamiskäytännöstä säädetään selvyyden vuoksi väestötietolaissa. Säännösten tarkentaminen on valiokunnalle esitetyn selvityksen perusteella tarpeen erityisesti turvakiellon perusteen selvittämistä ja asianomaisen kuulemista koskien. Väestötietolakiin ehdotetaankin lisättäväksi selventävät säännökset menettelystä turvakiellon alaisten tietojen luovuttamisessa. Muutoksilla pyritään turvakieltoa pyytäneen oikeuksien toteutumisen turvaamiseen. Valiokunta pitää ehdotettuja muutoksia perusteltuina ja puoltaa niiden toteuttamista ehdotetulla tavalla.  

Muuttoilmoitusten puhelinpalvelu

Muuttoilmoituksen voi kotikuntalain mukaan tehdä kirjallisesti, puhelimitse, sähköisen viestinnän avulla tai asiakaskäynnin yhteydessä suullisesti. Muuttoilmoituksia on tehty valiokunnalle esitetyn selvityksen mukaan puhelinpalvelun kautta vähenevässä määrin. Vuonna 2009 sen kautta tehtiin noin 18,7 prosenttia kaikista ilmoituksista. Vuonna 2015 puhelinpalvelun kautta tehtiin enää noin kuusi prosenttia (42 146 kpl) ilmoituksista. Käytetyin menettely muuttoilmoituksen tekemisessä on sähköinen verkkopalvelu, jonka avulla vuonna 2015 tehtiin 480 254 ilmoitusta.  

Rekisterinpitäjän velvollisuudesta tarjota muuttoilmoituspalvelua puhelimitse ehdotetaan luovuttavaksi. Ehdotusta perustellaan puhelimitse tehtyjen ilmoitusten määrän vähentymisellä, parantuneilla digitaalisilla palveluilla ja sillä, että muuttoilmoitus voidaan edelleen tehdä asiakaskäynnin yhteydessä. Valiokunta puoltaa ehdotettua muutosta ja toteaa, että muuttoilmoitusten tekemistä ohjataan muutoksella aiempaa voimakkaammin sähköisiin palveluihin. Valiokunta korostaa kuitenkin, että kaikilla muuttoilmoituksen tekijöillä ei ole mahdollisuutta eikä osaamista sähköisten palvelujen käyttöön. Näin ollen on tärkeää huolehtia myös näiden asiakkaiden palveluista asianmukaisesti.  

Hallituksen esityksen perusteluista ilmenevistä syistä ja saamansa selvityksen perusteella hallintovaliokunta pitää esitystä tarpeellisena ja tarkoituksenmukaisena. Valiokunta puoltaa lakiehdotusten hyväksymistä seuraavin huomautuksin ja muutosehdotuksin.